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人事部门员工档案管理标准

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司人事部门员工档案管理工作，确保档案材料的真实、完整、安全与有效利用，维护员工合法权益，依据国家相关劳动人事法律法规及公司内部管理制度，特制定本标准。

（二）适用范围

本标准适用于公司及所属各单位人事部门对全体在职、离职、退休员工档案的建立、收集、整理、保管、利用、流转及销毁等管理工作。

（三）基本原则

员工档案管理遵循以下原则：

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工个人情况及在公司的工作经历。

2.完整性原则：档案材料应齐全完整，确保员工职业生涯主要阶段的重要信息无遗漏。

3.必威体育官网网址性原则：严格遵守档案必威体育官网网址规定，未经授权不得擅自查阅、复制、摘抄、传播档案内容。

4.规范性原则：档案管理流程、材料归档、库房管理等均需符合本标准及相关操作规程。

5.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息的安全，防止丢失、损坏、篡改。

二、管理职责

（一）人事部门职责

人事部门是员工档案管理的归口管理部门，主要职责包括：

1.贯彻执行国家及公司有关档案管理的法规政策和制度标准。

2.负责本标准的制定、修订、解释与监督执行。

3.统筹规划员工档案管理工作，配置必要的档案管理设施与资源。

4.指导和督促各相关岗位人员按规定开展档案管理工作。

5.组织档案管理人员的业务培训与学习交流。

（二）档案管理员职责

档案管理员（可由人事部门指定专人担任）具体负责员工档案的日常管理工作，主要职责包括：

1.负责员工档案的接收、建立、整理、编号、登记与入库。

2.负责档案材料的收集、鉴别、分类、排序、编目、装订与归档。

3.负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境符合要求。

4.严格执行档案查阅、借阅制度，办理相关手续，监督档案使用过程。

5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作。

6.负责档案材料的定期核对与清点，发现问题及时报告并处理。

7.按规定办理员工档案的转出、接收及离职档案的处理。

8.保守档案秘密，维护档案信息的严肃性和安全性。

三、员工档案的构成与分类

（一）档案构成

员工档案材料主要包括但不限于以下类别：

1.履历材料：个人履历表等。

2.身份与户籍材料：身份证明复印件、户籍证明等。

3.学历与专业技术职务材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书复印件等。

4.入职与劳动关系材料：入职登记表、劳动合同书、岗位聘用协议、必威体育官网网址协议、竞业限制协议等。

5.考核与奖惩材料：各类考核登记表、考核鉴定、奖励审批表、奖励决定、处分决定、解除处分决定等。

6.薪酬福利材料：薪酬调整审批表、社会保险缴纳凭证、公积金缴纳凭证等（根据管理需要选择性归档）。

7.培训与发展材料：重要培训记录、培训结业证书复印件、职业发展规划相关记录等。

8.离职材料：离职申请书、解除/终止劳动合同证明书、离职交接清单等。

9.其他有参考价值的材料：如员工重要个人声明、紧急联系人信息等。

（二）档案分类

员工档案一般按员工在职状态分为：

1.在职员工档案：存放于公司档案库房，由档案管理员统一管理。

2.离职员工档案：员工离职后，其档案按规定整理后单独存放，保存至规定年限。

3.退休员工档案：按国家及公司规定办理移交或妥善保管。

四、档案材料的收集与归档

（一）材料收集

1.入职阶段：档案管理员应在员工入职后一个月内，收集齐员工入职所需的各类基础材料，如入职登记表、身份证明、学历学位证明、离职证明等。

2.在职阶段：各相关负责人（如招聘专员、薪酬绩效专员、培训专员、部门负责人等）应在员工发生相关变动（如晋升、调岗、奖惩、培训结业等）后的规定时限内，将形成的材料整理后提交给档案管理员。员工个人提供的需归档的材料（如更新的学历证明、职称证书等），应由本人提交给档案管理员。

3.离职阶段：人事专员在办理员工离职手续时，应收集齐离职相关材料，并及时移交给档案管理员归档。

（二）材料归档要求

1.及时性：档案材料应在相关事项发生或材料形成后的一周内完成归档。

2.真实性：归档材料必须是办理完毕的正式材料，复印件须由提供者注明“与原件相符”并签字或加盖相关部门印章。档案管理员对材料的真实性有疑义时，有权要求相关人员进行核实。

3.规范性：归档材料应符合规定的格式要求，手续齐全，内容清晰。手写材料应使用蓝黑或碳素墨水书写，字迹工整。

4.完整性：确保归档材料的项目填写完整，无遗漏关键信息。

5.必威体育官网网址性：在材料收集、传递过程中，相关人员应注意保护员工隐私，防止信息泄露。

五、档案的日常管理

（一）档案