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企业采购流程规范与供应商管理工具

一、工具概述与适用范围

本工具旨在为企业建立标准化、可追溯的采购流程及供应商管理体系，适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门及相关岗位，涵盖从采购需求提报到供应商全生命周期管理的核心环节。通过规范操作流程、明确职责分工、强化过程管控，帮助企业实现降本增效、防范采购风险、提升供应商合作质量的目标。

二、采购全流程操作详解

（一）采购需求提报与审批

操作目标：保证采购需求真实、必要，符合企业生产经营计划，从源头控制不合理采购。

操作步骤：

需求发起

需求部门（如生产部、行政部、研发部等）根据实际业务需求，填写《采购申请表》（模板见第三章），明确物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额等信息。

需求部门负责人（*主管）对需求的合理性、必要性进行初审，签字确认后提交至采购部。

采购部审核

采购专员（*专员）接收申请后，重点审核：

需求是否与现有库存匹配（避免重复采购）；

预算是否在部门年度预算范围内；

规格参数是否明确（避免模糊描述导致采购偏差）。

对不符合要求的申请，退回需求部门补充说明；对符合要求的，提交至财务部复核预算。

财务与高层审批

财务部（*经理）审核预算合规性、成本合理性，重点评估采购支出对现金流的影响。

根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤5000元：采购部经理（*经理）审批；

5000元＜金额≤5万元：分管副总（*总）审批；

金额＞5万元：总经理（*总）审批。

审批通过后，采购部正式启动采购流程。

（二）供应商选择与确定

操作目标：通过多维度评估，筛选出资质合规、性价比高、服务优质的供应商，保证采购来源稳定可靠。

操作步骤：

供应商寻源

根据采购需求类型（如标准物料、定制化服务、大宗原材料等），选择合适的寻源方式：

公开招标：适用于金额较大（≥10万元）、通用性强的采购项目，通过企业官网或第三方招标平台发布招标公告。

询价比价：适用于金额较小（＜10万元）、规格明确的采购项目，向3家及以上合格供应商发出询价单，收集报价及产品参数。

定向邀请：适用于战略合作供应商、独家供应商或定制化项目，邀请指定供应商参与谈判。

供应商资质审核

采购部要求候选供应商提供以下资料（加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据行业要求）；

近三年类似项目业绩证明（合同复印件）；

企业法定代表人身份证明、授权委托书（如委托他人办理）。

采购专员（*专员）核验资料真实性，通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用记录，排除存在严重违法失信记录的供应商。

现场考察（必要时）

对金额较大、技术复杂或长期合作的供应商，由采购部、需求部门、质量部组成考察小组（*组长为采购部经理），实地考察：

生产/经营规模、设备配置、产能；

质量控制体系（如检测流程、不合格品处理机制）；

仓储物流条件、供货稳定性；

企业信誉及员工管理情况。

填写《供应商现场考察表》，形成考察结论报告。

确定供应商与谈判

综合评估报价、资质、业绩、考察结果等，筛选出1-3家候选供应商，提交采购部审议。

与最终候选供应商进行商务谈判，明确价格、付款方式、交付周期、违约责任等条款，达成一致后签订《合作意向书》。

（三）采购合同签订与执行

操作目标：通过书面合同明确双方权利义务，规避法律风险，保障采购顺利执行。

操作步骤：

合同拟定

采购专员（*专员）根据谈判结果，使用《采购合同模板》（模板见第三章）拟定合同，重点条款包括：

标的物名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准（需注明执行国家标准/行业标准/企业标准，或提供技术附件）；

交付时间、地点、方式；

验收标准及流程；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标等的赔偿标准）；

争议解决方式（协商/仲裁/诉讼）。

合同评审与审批

采购部经理（*经理）审核合同条款完整性、合规性；

法务部（*法务）审核法律风险，重点排查歧义条款、违约责任是否明确；

财务部（*经理）审核付款条款与预算、财务制度的一致性；

审批通过后，由双方法定代表人或授权代表签字，加盖合同专用章。

合同执行与跟踪

采购专员（*专员）将合同复印件分发给需求部门、仓库、财务部，同步供应商联系方式及交付计划；

定期跟踪供应商生产/备货进度，对可能延期的情况提前预警，协调解决；

物料/服务送达后，通知需求部门及仓库准备验收。

（四）物料/服务验收与入库

操作目标：保证采购物品符合合同约定，数量准确、质量合格，避免不合格品流入生产/使用环节。

操作步骤：

到货核对

仓库管理员（*管理员）对照《采购合同》《送货单》，核对：

物料名称、规格型号、批次号是否与合同