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企业行政管理标准手册

前言

为规范企业内部行政管理流程，明确各环节责任分工，提升行政工作效率，保障企业日常运营有序开展，特制定本手册。本手册适用于企业全体员工及各部门，涵盖办公环境、会议、办公用品、档案、印章、车辆、差旅、固定资产、接待及突发事件管理等十大核心模块，旨在为行政工作提供标准化操作指引。

一、办公环境管理

（一）场景应用

适用于企业日常办公区域（含工位、会议室、走廊、茶水间、前台等）的环境卫生、设施维护及安全管理，保证办公环境整洁、安全、舒适，营造高效工作氛围。

（二）操作指引

日常环境维护

（1）各部门员工负责本部门工位的日常整理，保持桌面整洁、物品摆放有序，下班前关闭电脑、照明及用电设备电源。

（2）保洁人员每日17:00-18:30对公共区域（走廊、茶水间、卫生间等）进行清洁，保证地面无杂物、垃圾及时清运；每周五进行一次深度清洁（如玻璃擦拭、设备除尘等）。

（3）行政部每周一9:00组织办公环境检查，各部门配合检查，对不合格项（如工位杂乱、公共区域脏乱）限期24小时内整改。

设施故障报修

（1）员工发觉办公设施（如空调、灯具、打印机、门锁等）故障时，通过企业OA系统“设施报修”模块提交申请，注明故障位置、问题描述及紧急程度。

（2）行政部接单后，紧急故障（如空调停机、水管漏水）2小时内响应，4小时内修复；一般故障24小时内修复，并将处理进度同步至报修人。

（3）修复完成后，报修人确认签字，行政部记录存档。

（三）表单模板

办公环境检查表

检查区域

检查项目（地面/桌面/设施/安全通道）

检查结果（合格/不合格）

整改要求

整改责任人

整改时限

销售部

地面无杂物、桌面文件整齐

合格

无

-

-

会议室A

空调制冷效果差、垃圾桶未清空

不合格

清空垃圾、检修空调

张*

2024–

茶水间

微波炉内残留食物、台面水渍

不合格

清洁微波炉、擦拭台面

李*

2024–

（四）关键提示

严禁在办公区域吸烟、使用明火或违规电器（如电炉、热得快），保证用电安全；

消防通道、安全出口须保持畅通，禁止堆放杂物；

季节性检查（如夏季空调滤网清洗、冬季供暖设备检修）需提前3天通知相关部门配合。

二、会议管理

（一）场景应用

适用于企业内部各类会议（包括部门例会、项目推进会、高层决策会、外部对接会等）的申请、组织、召开及后续跟进，保证会议高效、有序，目标达成。

（二）操作指引

会议申请与审批

（1）发起人需提前2个工作日通过OA系统提交《会议申请审批表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备及预计时长。

（2）部门负责人审核会议必要性，行政部协调场地及设备（如投影仪、麦克风、视频会议系统），审批通过后向参会人员发送会议通知（含会议/二维码）。

会议召开与记录

（1）参会人员提前5分钟到场，签到就座；主持人按议程主持会议，控制各环节时长，避免超时。

（2）行政部或指定人员负责会议记录，记录会议决议、待办事项（含责任人、完成时限），会后2个工作日内整理形成《会议纪要》，经主持人审核后分发至参会人员及相关部门。

会议跟进与归档

（1）各责任人需严格按照《会议纪要》要求落实待办事项，行政部每周跟踪进度，未完成事项需说明原因。

（2）会议资料（如PPT、纪要、签到表）由行政部统一归档，电子资料保存至企业共享服务器“会议档案”文件夹，纸质资料保存期限不少于3年。

（三）表单模板

会议申请审批表

会议主题

项目季度推进会

会议时间

2024–14:00-16:00

会议地点

301会议室

参会人员

总经理、销售部经理、项目组全体

会议议程

1.项目进度汇报（30分钟）2.问题讨论（60分钟）3.下一步计划（30分钟）

所需设备

投影仪、麦克风、白板

申请部门

项目部

申请人

王*

部门负责人

李*（签字）

行政部审核

赵*（签字）

（四）关键提示

机密性会议需提前签订《必威体育官网网址协议》，严禁携带手机、录音设备进入会场；

会议室使用遵循“先申请先使用”原则，如需取消会议，须提前1个工作日通知行政部；

外部参会人员需由对接人员在前台接待，引导至会议室，并做好身份登记。

三、办公用品管理

（一）场景应用

适用于企业日常办公用品（含文具、耗材、清洁用品等）的采购、申领、发放、盘点及库存管理，保证供应及时、成本可控，避免浪费。

（二）操作指引

需求统计与采购

（1）每月25日前，各部门通过OA系统提交《办公用品需求计划表》，注明物品名称、规格、数量及用途。

（2）行政部汇总各部门需求，编制《月度采购计划》，经财务部审核、总经理*审批后，由采购专员统一采购（优先选择定点供应商，保证质量与价格优势）。

入库与领用

（1）物品到货后，行政部核对采购清单与实物，验收合格后登记《办公用品入库台账》（含名称、规格、数量、入库日期、供应商），并粘贴标签分类存放