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公司合同管理规定制度方案

**一、总则**

为规范公司合同管理流程，确保合同履行的合法性与有效性，降低经营风险，提升合同管理效率，特制定本制度方案。本制度适用于公司所有涉及经济利益、权利义务关系的合同签订、履行、变更及归档等环节。

**二、合同管理职责**

（一）**合同管理部门**

1.负责公司合同的整体规划、审核、备案及监督执行。

2.制定合同管理制度，组织培训合同管理人员。

3.定期开展合同风险评估，提出改进建议。

（二）**业务部门**

1.负责合同草案的初步拟定，明确合同标的、权利义务等核心条款。

2.审核合同对方的资质及履约能力。

3.跟踪合同履行情况，及时反馈问题。

（三）**法务部门**（如设立）

1.提供合同法律支持，审核合同法律风险。

2.参与重大合同的谈判与条款设计。

3.跟踪合同履行中的法律问题，提供解决方案。

**三、合同签订流程**

（一）**合同草案拟定**

1.业务部门根据业务需求，撰写合同草案。

2.草案需包含以下核心内容：

-合同双方基本信息

-合同标的及数量

-权利义务条款

-付款方式与时间

-违约责任

-争议解决方式

-合同有效期

（二）**内部审核**

1.业务部门提交草案至合同管理部门。

2.合同管理部门进行初步审核，包括：

-核对条款完整性

-评估履约风险

3.如需法务支持，同步提交法务部门审核。

（三）**外部谈判与签署**

1.根据审核意见修改草案，与对方进行谈判。

2.谈判达成一致后，双方签字盖章。

3.签署完成后，由合同管理部门备案。

（四）**合同归档**

1.合同原件及附件由合同管理部门统一归档。

2.归档资料包括：

-合同正本

-谈判记录

-审核意见

**四、合同履行与变更管理**

（一）**履行监督**

1.业务部门负责跟踪合同执行进度。

2.定期（如每月/每季度）向合同管理部门汇报履行情况。

3.发现问题及时上报，并协调解决。

（二）**合同变更**

1.如需变更合同内容，需提交变更申请。

2.变更申请需经原审核部门重新审核。

3.变更双方签署补充协议，并归档备案。

**五、合同终止与归档**

（一）**合同终止**

1.合同到期自动终止，或双方协商解除。

2.终止后，业务部门整理履约证明材料。

（二）**归档管理**

1.合同管理部门对终止合同进行分类归档。

2.保存期限根据公司规定（如5年或10年）。

3.逾期合同按档案管理规定处理。

**六、风险控制措施**

（一）**履约能力评估**

1.对合作方进行背景调查，包括财务状况、信用记录等。

2.重大合同需提供履约担保（如保证金/抵押）。

（二）**法律风险防范**

1.定期组织合同法律知识培训。

2.对高风险条款（如违约责任）进行重点审核。

（三）**应急处理**

1.设立合同纠纷应急小组，负责重大问题的协调。

2.启动应急预案前需经管理层批准。

**七、附则**

本制度自发布之日起实施，由合同管理部门负责解释。如与实际操作不符，及时修订完善。

**二、合同管理职责**

（一）**合同管理部门**

1.负责公司合同的整体规划、审核、备案及监督执行。具体职责包括：

-建立并维护公司合同管理制度，确保其与公司业务发展相匹配。

-制定合同模板库，统一合同格式及核心条款，提高标准化程度。

-组织合同管理培训，提升各部门合同风险意识。

-定期开展合同履约情况检查，识别潜在风险并上报。

-建立合同管理信息系统，实现合同电子化存储与检索。

2.制定合同管理制度，组织培训合同管理人员。具体措施包括：

-每年至少组织2次合同管理培训，内容涵盖合同法基础、风险识别、案例分析等。

-对新入职员工进行合同基础知识培训，确保其掌握基本操作规范。

-对业务骨干进行高级培训，提升其独立处理复杂合同的能力。

3.定期开展合同风险评估，提出改进建议。具体流程包括：

-每季度对所有在履行的合同进行风险排查，重点检查条款合理性、履约能力等。

-对高风险合同（如金额超过100万元的合同）进行专项评估，制定应对预案。

-将评估结果形成报告，提交管理层决策参考。

（二）**业务部门**

1.负责合同草案的初步拟定，明确合同标的、权利义务等核心条款。具体操作包括：

-收集业务需求，与客户沟通确认合同核心内容。

-按照合同模板填写具体条款，确保信息完整、准确。

-注明合同目的、交付标准、验收流程等关键细节。

2.审核合同对方的资质及履约能力。具体方法包括：

-要求对方提供营业执照、行业资质证明等文件。

-通过第三方征信平台查询对方信用记录。

-联系行业内的合作伙伴，了解其履约口碑。

3.跟踪合同履行情况，及时反馈问题