企业行政常用办公工作审批管理平台.docVIP

企业行政常用办公事务审批管理平台使用指南

一、平台适用场景：覆盖企业日常行政事务全流程

本审批管理平台旨在规范企业行政事务处理流程，提升审批效率与透明度，适用于以下常见场景：

办公物资管理：包括文具、耗材、设备维修等日常物资申领与采购审批；

空间资源调配：会议室、办公位、公共区域使用预订与权限申请；

差旅与出行：国内/国外出差申请、交通住宿预订、用车审批等；

费用报销：办公费、差旅费、招待费、会议费等各项费用支出报销；

行政事务申请：资产领用（如电脑、办公家具）、印章使用、证明开具、访客预约等；

其他审批：如加班申请、假期补休、行政服务外包（如保洁、绿植维护）等。

二、标准化操作流程：从申请到审批的全步骤指南

（一）登录与系统准备

账号登录：通过企业统一身份认证系统登录审批平台，使用工号及初始密码（首次登录需修改密码）；

权限确认：登录后查看“我的权限”模块，确认可发起的审批类型（如“物资申领”“差旅审批”等）及审批节点权限。

（二）发起审批申请

选择审批类型：在“审批中心”“新建申请”，根据事务类型选择对应模板（如“办公物资申领”“会议室预订”）；

填写申请信息：根据模板要求逐项填写必填项（如申请人部门、联系方式、申请事由、明细清单等），保证信息真实、完整；

附件材料：按需支撑文件（如物资报价单、会议通知、行程单、发票扫描件等），附件需清晰、完整，格式支持PDF/JPG/PDF（单个文件不超过10MB）；

选择审批路径：根据公司审批流程设置审批节点（如“部门负责人→行政部→分管领导”），可通过“审批流程图”查看节点顺序及审批人；

提交申请：确认信息无误后“提交”，系统自动发送待办通知至第一审批人。

（三）审批进度跟踪

查看申请状态：在“我的申请”中实时跟踪审批进度，状态包括“待审批”“审批中”“已通过”“已驳回”“已撤回”；

处理审批意见：若审批人提出修改意见，系统会通过站内消息/邮件通知申请人，需根据意见调整申请内容并重新提交；

催办与沟通：若审批超时（如超过2个工作日未处理），可通过平台“催办”功能提醒审批人，或直接联系审批人沟通。

（四）审批完成与执行

结果通知：审批通过后，系统自动发送结果通知至申请人及相关人员；

事务执行：申请人凭审批通过结果执行后续操作（如到行政部领用物资、预订会议室、提交报销材料等）；

归档查询：审批完成的申请自动归档至“历史申请”，可按申请时间、类型、状态等条件查询，便于后续追溯。

三、常用申请表单模板：按需选择规范填写

模板1：办公物资申领表

申请单号

申请人

部门

联系方式

申请日期

物资明细

规格/型号

单位

数量

预估单价（元）

总价（元）

申领理由

审批流程

部门负责人意见：______________签字：______________日期：______行政部审核：______________签字：______________日期：______分管领导审批：______________签字：______________日期：______

附件清单

□物资报价单□库存查询截图□其他：______________

备注

如为重复申领，需注明上次领用日期及剩余数量

模板2：会议室预订申请表

申请单号

申请人

部门

联系方式

申请日期

会议信息

会议名称

会议时间（开始-结束）

地点（会议室名称）

参会人数

会议议程（简述）

所需设备

□投影仪□麦克风□白板□视频会议系统□其他：______________

审批流程

部门负责人意见：______________签字：______________日期：______行政部（场地协调）：______________签字：______________日期：______

附件清单

□会议通知□重要客户名单（如涉及外部人员）

备注

如需取消预订，需提前4小时通过平台撤回

模板3：差旅审批单

申请单号

申请人

部门

联系方式

申请日期

差旅信息

出差事由

出差地点

出发时间

返回时间

天数

交通方式（□飞机/□高铁/□汽车/□自驾）

费用预算

交通费（元）：______住宿费（元）：______伙食补助（元）：______其他（元）：______合计：______

审批流程

部门负责人：______________签字：______________日期：______行政部（差旅标准审核）：______________签字：______________日期：______分管领导：______________签字：______________日期：______

附件清单

□会议邀请函/客户对接函□行程单□住宿标准说明（如需）

备注

自驾需注明往返公里数，报销时提供加油票等凭证

模板4：费用报销申请表

申请单号

报销人

部门

联系方式