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合同借阅规章流程（2025）

合同借阅规章流程

一、总则

为了加强公司合同管理，规范合同借阅流程，确保合同的安全、完整和有效利用，特制定本合同借阅规章流程。本流程适用于公司内部各部门及员工对公司保管的各类合同的借阅活动。合同作为公司重要的法律文件和业务资料，其借阅必须遵循严格的程序和规定，以保障公司的合法权益和正常运营秩序。

二、借阅主体与权限

1.借阅主体

公司内部的各部门员工因工作需要，均可申请借阅合同。但涉及公司核心商业机密合同的借阅，将根据员工的岗位级别和工作必要性进行严格限制。

2.权限划分

普通员工：可借阅与自身工作直接相关的一般性合同，如日常业务合作合同、采购合同等。对于涉及公司重大战略、财务机密、技术秘密等核心合同，普通员工无借阅权限。

部门主管：除可借阅本部门相关的一般性合同外，在经过上级领导审批后，可借阅部分涉及部门重要业务的合同，但需严格控制知悉范围。

高级管理人员：因工作决策需要，可借阅公司各类合同，但需遵循严格的审批和必威体育官网网址程序。

三、借阅申请

1.申请前准备

员工在申请借阅合同前，应明确借阅的合同名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。若不清楚合同编号，可通过公司合同管理系统或向合同管理部门咨询获取。同时，员工需对借阅合同的用途进行详细说明，确保借阅目的与工作相关且合理。

2.填写申请表

员工需填写《合同借阅申请表》，该表格应包含以下内容：

申请人信息：包括姓名、部门、职位、联系方式等。

合同信息：合同名称、编号、签订日期、合同对方等。

借阅目的：详细说明借阅合同用于何种工作事项，如项目审核、业务洽谈、法律纠纷处理等。

借阅期限：明确预计的借阅时长，一般情况下，借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，需提前办理续借手续。

必威体育官网网址承诺：申请人需在申请表中签署必威体育官网网址承诺，承诺对借阅合同内容严格必威体育官网网址，不向任何无关人员泄露合同信息。

3.提交申请

员工填写完《合同借阅申请表》后，需提交给所在部门主管进行初审。部门主管应根据员工的工作需求和合同的重要程度，对申请进行审核。审核内容包括借阅目的是否合理、借阅期限是否恰当等。若部门主管认为申请符合要求，应在申请表上签字确认，并将申请表提交至合同管理部门。

四、审核与批准

1.合同管理部门审核

合同管理部门收到《合同借阅申请表》后，将对申请进行全面审核。审核内容包括：

合同状态：检查申请借阅的合同是否处于正常保管状态，有无正在进行的法律纠纷或其他限制借阅的情况。

借阅权限：核实申请人是否具有相应的借阅权限，对于超出权限的申请，应及时与申请人或其部门主管沟通，说明情况。

申请信息完整性：检查申请表中的各项信息是否填写完整、准确，借阅目的和期限是否合理。

必威体育官网网址措施：评估申请人是否具备相应的必威体育官网网址条件和能力，如是否接受过必威体育官网网址培训等。

若审核通过，合同管理部门负责人应在申请表上签字确认；若审核不通过，应及时反馈给申请人，并说明不通过的原因。

2.上级领导审批

对于涉及公司重大利益、核心机密或金额较大的合同借阅申请，合同管理部门审核通过后，还需提交给上级领导进行审批。上级领导将从公司整体利益和战略角度出发，对申请进行最终审批。审批通过后，上级领导应在申请表上签字批准。

五、借阅手续办理

1.领取合同

申请人在收到合同管理部门通知申请审批通过后，应携带有效身份证件到合同管理部门办理借阅手续。合同管理部门工作人员将根据《合同借阅申请表》，从合同保管库中取出相应的合同，并与申请人当面核对合同的名称、编号、份数等信息，确保合同的完整性和准确性。

2.签署借阅协议

申请人需签署《合同借阅协议》，该协议应明确双方的权利和义务，包括借阅期限、必威体育官网网址责任、归还要求等内容。协议一式两份，申请人和合同管理部门各执一份。

3.借阅登记

合同管理部门工作人员将在公司合同管理系统中进行借阅登记，记录申请人信息、合同信息、借阅日期、预计归还日期等内容。同时，在合同的借阅记录页上填写相关借阅信息，并由申请人签字确认。

六、借阅期间管理

1.合同保管

申请人在借阅期间，应妥善保管合同，确保合同的安全和完整。合同应存放在安全的地方，避免丢失、损坏、被盗等情况发生。不得随意将合同带出公司办公区域，如因工作需要必须带出，需提前向合同管理部门申请，并采取必要的必威体育官网网址措施。

2.必威体育官网网址要求

申请人必须严格遵守公司的必威体育官网网址制度，对借阅合同内容严格必威体育官网网址。不得向任何无关人员透露合同信息，不得将合同用于非工作目的。在使用合同过程中，应注意保护合同的机密性，如避免在公共场所讨论合同内容、不随意复印或扫描合同等。

3.使用限制

申请人只能将借阅的合同用于申请时注明的工作目的，不得擅自将合同转借他人或用于其他用途。如需对合同进行复印或扫描，需提前向合同管理部门申请，并在获得批准后，在合同管理部门的监督下进行。复印