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小企业合同管理制度（2025）

一、总则

为加强小企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护企业合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。本制度适用于企业及下属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同。

二、合同管理部门及职责

企业设立合同管理部门（可与法务部门或综合管理部门合署办公），负责合同的全面管理工作。合同管理部门的主要职责包括：

1.制定和完善企业合同管理制度，并监督制度的执行。

2.组织合同法律知识培训，提高员工的合同法律意识。

3.参与重大合同的谈判、起草和审核工作。

4.对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行跟踪和监督。

5.建立合同档案，妥善保管合同相关资料。

6.处理合同纠纷，代表企业参与诉讼、仲裁等活动。

三、合同签订前的准备

1.市场调研与项目评估

在签订合同前，业务部门应进行充分的市场调研和项目评估，了解合作方的市场信誉、经营状况、财务实力等情况。对于重大合同项目，还应组织相关部门和专业人员进行可行性分析和风险评估，形成书面报告，报企业领导审批。

2.合作方资信审查

业务部门负责收集合作方的相关资料，包括营业执照、税务登记证、资质证书、业绩证明等，并对其进行初步审查。合同管理部门对业务部门提交的合作方资料进行进一步审核，必要时可通过工商行政管理部门、银行、行业协会等渠道进行调查核实。对于资信状况不佳、存在不良记录的合作方，应谨慎与其签订合同，或要求其提供担保。

3.合同文本的拟定

合同文本一般由业务部门根据业务需求和合作意向拟定。对于常用的合同类型，企业可制定标准合同文本，供业务部门参考使用。合同文本应符合法律法规的规定，条款内容应明确、具体、完整，避免出现模糊不清、歧义或漏洞。合同文本应包括以下主要条款：

当事人的名称或者姓名和住所。

标的。

数量。

质量。

价款或者报酬。

履行期限、地点和方式。

违约责任。

解决争议的方法。

四、合同的审批与签订

1.合同审批流程

业务部门拟定合同文本后，应填写《合同审批表》，连同合同文本及相关资料一并提交给合同管理部门进行审核。合同管理部门对合同的合法性、合规性、可行性等进行审核，并提出审核意见。对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，合同管理部门应组织企业法律顾问或外部律师进行会审。审核通过后，合同管理部门将《合同审批表》和合同文本提交给企业领导审批。企业领导根据合同的重要程度和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。

2.合同签订权限

企业法定代表人或其授权代表有权签订合同。未经授权，任何部门和个人不得擅自签订合同。授权代表应在授权范围内签订合同，并严格遵守授权期限和条件。授权代表签订合同后，应及时将合同副本提交给合同管理部门备案。

3.合同签订形式

合同一般应采用书面形式签订。书面形式包括合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。在签订合同过程中，应确保合同文本的真实性、完整性和有效性。合同文本应由双方当事人签字或盖章，并注明签订日期。

五、合同的履行

1.合同履行责任

合同签订后，业务部门作为合同履行的责任部门，应按照合同约定全面履行自己的义务。业务部门应指定专人负责合同的跟踪和执行，及时掌握合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，确保合同的顺利履行。

2.合同履行中的变更与解除

在合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要变更或解除合同的，业务部门应及时与对方协商，并签订书面变更或解除协议。变更或解除合同的协议应按照合同签订的审批流程进行审批。未经对方同意，任何一方不得擅自变更或解除合同。如因不可抗力、对方违约等原因导致合同无法履行的，业务部门应及时采取措施减少损失，并按照法律法规的规定和合同约定处理相关事宜。

3.合同履行中的证据保存

业务部门在合同履行过程中，应注意收集和保存与合同履行相关的证据，如发票、收据、送货单、验收单、往来函件等。这些证据将作为解决合同纠纷的重要依据。合同管理部门应指导业务部门做好证据保存工作，并定期对证据资料进行整理和归档。

六、合同的结算与归档

1.合同结算

合同履行完毕后，业务部门应按照合同约定及时办理结算手续。结算时，应提供完整的结算资料，包括合同、发票、验收报告等。财务部门对结算资料进行审核，审核无误后办理付款或收款手续。对于分期付款的合同，业务部门应按照合同约定的付款时间和金额及时催收或支付款项。

2.合同归档

合同履行完毕或终止后，业务部门应在规定的时间内将合同原件及相关资料提交给合同管理部门归档。合同管理部门应对合同资料进行整理、分类