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产品采购询价与比价流程模板

一、适用场景与启动条件

本模板适用于企业各类产品采购前的询价与比价环节，涵盖常规物资采购、生产设备采购、办公用品采购、服务类采购等场景。当满足以下任一条件时，需启动本流程：

新品类首次采购，需通过询价收集市场信息；

常规采购单笔金额超过预设阈值（如人民币5000元，具体阈值可根据企业规模调整）；

原有供应商报价异常（如涨幅超过10%或市场行情发生重大变化）；

企业制度要求必须进行多供应商比价的采购项目。

二、流程操作步骤详解

（一）采购需求确认与提报

目标：明确采购需求细节，保证后续询价与比价依据清晰。

操作说明：

需求部门发起：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》（模板见第三部分），详细列明产品名称、规格型号、技术参数、质量标准、需求数量、交付时间、预算金额、用途说明等关键信息，经部门负责人*审批后提交至采购部。

采购部审核：采购专员*核对需求的合理性（如规格是否清晰、数量是否匹配生产计划、预算是否符合公司规定），对模糊信息（如技术参数不明确）与需求部门沟通补充，确认无误后进入下一环节。

（二）供应商信息收集与筛选

目标：获取合格供应商名单，保证询价对象具备供货能力。

操作说明：

供应商来源：通过企业合格供应商库、行业展会、公开招标平台、同行推荐等渠道收集供应商信息，优先选择过往合作良好或资质齐全的供应商。

资质初审：采购专员*对供应商进行基础资质审核，包括营业执照（经营范围需覆盖采购品类）、相关行业资质（如ISO认证、医疗器械经营许可证等，根据品类调整）、生产能力/供货能力证明（如生产线照片、库存情况说明），剔除不符合要求的供应商。

建立询价清单：筛选出3-5家合格供应商（若合格供应商不足3家，需扩大有哪些信誉好的足球投注网站范围或说明原因），形成《询价供应商清单》。

（三）询价文件编制与发放

目标：向供应商传递统一询价要求，保证报价信息可比性。

操作说明：

编制询价单：采购专员*根据《采购需求申请表》内容，编制《产品询价单》（模板见第三部分），包含以下核心内容：

采购产品明细（名称、规格、数量、技术参数）；

报价要求（报价包含税费、运费、安装费等一切费用，报价货币单位，报价有效期）；

交付要求（交付时间、地点、运输方式）；

付款条件（如预付款比例、账期）；

质量承诺（验收标准、质保期限）；

供应商需提供的附加资料（如产品样品检测报告、授权书等）。

发放询价单：通过邮件、采购平台或专人送达方式向《询价供应商清单》中的供应商发放《询价单》，明确回复截止时间（一般不少于3个工作日，紧急采购可适当缩短），并要求供应商在截止时间前反馈报价。

（四）报价收集与整理

目标：规范收集供应商报价，为后续比价提供基础数据。

操作说明：

接收报价：采购专员*在截止时间前收集供应商报价，对逾期未回复的供应商进行电话跟进，若仍无法回复则记录在案（可作为后续比价参考，但不作为最终决策依据）。

报价整理：将收到的报价信息录入《报价信息汇总表》（模板见第三部分），包括供应商名称、产品报价、分项费用（如单价、总价、运费、税费）、交付周期、付款条件等，保证信息完整、准确。

（五）比价分析与评估

目标：通过多维度对比，选择性价比最优的供应商。

操作说明：

设定比价维度：根据采购品类特点，设定综合评估指标（示例）：

价格权重（如50%）：对比各供应商总价及单价，计算平均价，低于平均价得满分，高于平均价按比例扣分；

质量权重（如20%）：供应商质量认证、过往质量投诉率、样品检测报告等；

交付权重（如15%）：承诺交付时间、运输方式、应急交付能力；

服务权重（如15%）：售后响应速度、质保期限、技术支持能力。

编制比价报告：采购专员*使用《比价分析表》（模板见第三部分），对各供应商按上述维度打分，计算综合得分，形成《比价分析报告》，明确推荐供应商（综合得分最高者）及备选供应商（得分次之者）。

（六）审批与决策

目标：保证采购决策符合企业制度，规避风险。

操作说明：

提交审批：采购专员将《采购需求申请表》《询价单》《报价信息汇总表》《比价分析报告》等材料提交至采购部经理审核，再根据采购金额分级审批（如金额1万元以下由采购部经理审批，1-5万元由分管副总审批，5万元以上由总经理审批）。

审批反馈：审批人对材料完整性、比价合理性进行审核，若需修改（如要求供应商补充报价、调整比价维度），采购专员*需及时落实并重新提交审批；审批通过后，确定最终供应商。

（七）订单下达与执行跟进

目标：锁定采购结果，保证供应商按约定履约。

操作说明：

下达订单：采购专员*根据审批结果，向最终供应商下达《采购订单》（模板见第三部分），明确产品信息、价格、数量、交付时间、付款方式等条款，要求供应商签字确认后回传。

履约跟进：采购专员*定期跟进订单进度，如生产安排、发货状态，协