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行政事务管理标准化流程模板
一、适用范围与应用价值
二、核心事务标准化操作流程
（一）会议组织管理流程
会前筹备阶段
发起申请：由会议需求部门（如市场部、人力资源部）填写《会议申请表》（详见模板一），明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备及材料（如投影仪、麦克风、会议资料打印等）。
审批流转：部门负责人审核会议必要性及资源需求，提交至行政专员；行政专员协调会议室及设备资源，如遇冲突需与需求部门协商调整，最终报分管领导审批（涉及跨部门或大型会议需提前3个工作日申请）。
会前准备：行政专员提前1个工作日布置会场（调试设备、摆放席卡、准备茶水等），并通知参会人员会议时间及地点；需求部门需提前半天提交会议材料电子版，由行政专员打印装订（如需）。
会中服务阶段
签到管理：参会人员入场时签到，行政专员*核对参会名单，记录迟到、缺席情况。
设备保障：安排专人负责会议期间设备运行，及时处理突发故障（如设备断电、声音异常等）。
会议记录：指定专人（如部门文员或行政专员）记录会议要点、决议事项及责任分工，形成会议初稿。
会后总结阶段
纪要整理：会议结束后2个工作日内，会议记录人整理正式会议纪要，经会议主持人及部门负责人审核确认后，发送至参会人员及相关部门。
决议跟踪：行政专员建立《会议决议跟踪表》（详见模板二），明确各项决议的负责人、完成时限及进展，定期（每周）向分管领导汇报落实情况。
资料归档：会议纪要、签到表、相关材料等纸质版由行政专员*整理归档，电子版存储至指定服务器，保存期限不少于3年。
（二）办公物资采购与管理流程
需求申请
各部门根据实际需求填写《办公物资采购申请表》（详见模板三），注明物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途及紧急程度（区分常规采购与紧急采购，紧急采购需标注“特急”）。
审批与采购
常规采购：部门负责人审核需求合理性，提交至行政专员；行政专员汇总各部门需求，编制《月度采购计划》，报财务负责人及分管领导*审批后，通过合格供应商（如长期合作办公用品供应商）进行采购，保证单价不高于市场均价。
紧急采购：部门负责人审批后，直接联系行政专员，由行政专员*协调供应商紧急供货，事后补填《采购申请表》并履行审批手续。
验收入库
物资到货后，由行政专员、需求部门代表共同验收，核对物资名称、数量、质量及规格，填写《物资验收单》（详见模板四），双方签字确认后入库。
行政专员*更新《物资台账》（详见模板五），实时记录入库、领用、库存信息，保证账实相符。
领用与核销
部门领用物资时，填写《物资领用登记表》（详见模板六），经部门负责人签字后，由行政专员发放。
月末行政专员汇总领用数据，与财务部门核对，核销部门费用，保证物资消耗与预算匹配。
（三）印章使用管理流程
用印申请
申请人*填写《印章使用申请表》（详见模板七），注明用印单位/部门、用印事由、文件名称、份数、拟用印时间，并附需用印文件电子版或纸质版。
审批核查
常规用印：部门负责人审核用印事由及文件内容，提交至行政负责人；行政负责人*核查文件合规性（如合同需附法务审核意见、函件需加盖部门公章等），审批通过后登记用印。
重要用印（如合同、协议、对外公文等）：需经分管领导审批，必要时需报总经理或单位主要负责人*审批。
用印与登记
行政专员*核对审批手续及文件内容无误后，在指定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》（详见模板八）中记录用印日期、申请人、文件名称、份数、审批人等信息。
严禁在空白纸张、空白合同或未经审批的文件上用印，用印文件需留存一份（纸质版或电子版）归档。
三、标准化流程配套表单模板
模板一：会议申请表
申请部门
申请人*
申请日期
会议主题
会议时间
年月日时分至时分
会议地点
参会人员
（部门及职务，如：市场部经理、销售部专员等）
会议议程
1.2.3.
所需设备
□投影仪□麦克风□白板□其他：________
材料准备
□打印资料份数□PPT演示□其他：________
部门负责人*意见
签字：________日期：________
行政专员*意见
分管领导*审批
签字：________日期：________
模板二：会议决议跟踪表
会议名称
会议日期
年月日
决议事项
责任部门/人*
完成时限
进展情况
□未开始□进行中□已完成
□未开始□进行中□已完成
更新日期
年月日
跟踪人*
模板三：办公物资采购申请表
申请部门
申请人*
申请日期
物资名称
规格型号
需求数量
预估单价
用途说明
紧急程度
□常规□紧急（请注明：________小时内需到货）
部门负责人*意见
签字：________日期：________
行政专员*审核
财务负责人*审批
签字：________日期：________
分管领导*
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