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采购合同标准化审核与签订流程模板

一、适用场景与价值体现

本模板适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）在日常采购活动中，为规范合同管理、控制法律风险、提升签订效率而使用的标准化流程工具。具体场景包括但不限于：

企业常规原材料/设备采购合同签订；

服务外包类合同（如IT服务、咨询服务）的审核与签署；

新供应商合作前的合同谈判与标准化落地；

年度框架协议的分批执行签订。

通过标准化流程，可统一合同条款逻辑、明确各环节职责、减少审核歧义，同时为合同全生命周期管理（如履行跟踪、纠纷处理）提供基础依据。

二、标准化审核与签订全流程操作指南

采购合同审核与签订需遵循“需求驱动、分级审核、风险可控、效率优先”原则，共分为6个核心步骤，具体操作

步骤1：采购需求确认与合同发起

操作主体：采购部门、需求部门（如生产部、行政部）

关键动作：

需求提报：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》（需注明采购标的、规格型号、数量、预估单价、交付时间、质量标准等核心要素），经部门负责人审批后提交至采购部门。

供应商初步筛选：采购部门根据需求类型（如公开招标、询价、单一来源），通过合格供应商名录或公开渠道筛选潜在供应商，保证供应商具备相应资质（如营业执照、行业许可证、过往合作业绩等）。

合同发起：采购部门根据需求确认结果及供应商信息，在合同管理系统中发起《采购合同审批流程》，同步《采购需求申请表》《供应商资质证明文件》《报价单》等附件。

步骤2：合同文本起草

操作主体：采购部门、法务部门（可选）

关键动作：

模板选择：优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同（标准版）》《框架采购补充协议》），若为特殊业务（如定制化设备），可基于模板补充个性化条款，但不得与模板核心冲突。

条款填充：根据采购需求及供应商谈判结果，填写合同关键条款，包括但不限于：

合同双方信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）；

采购标的（名称、规格型号、品牌、数量、单价及总价，需与报价单一致）；

质量标准（需明确国家标准/行业标准/企业标准，或提供技术附件）；

交付与验收（交付时间、地点、方式、验收流程及标准）；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付条件，需符合财务制度）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标、逾期付款的违约金计算方式及上限）；

争议解决（明确约定诉讼/仲裁管辖地，优先选择企业注册地法院/仲裁机构）；

合同生效条件（如双方签字盖章后生效，或需附条件生效）。

内部预审：起草完成后，采购部门负责人需对合同文本的完整性、与需求的一致性进行初步审核，保证无重大遗漏或明显错误。

步骤3：多部门协同审核

操作主体：法务部门、财务部门、业务部门（需求部门）、分管领导

审核要点及流程：

业务部门审核（必审）：

核对采购标的的技术参数、规格型号、交付时间是否与需求一致；

确认质量验收标准是否明确、可执行；

审核供应商选择方式是否符合公司采购管理制度（如是否履行了询价、招标程序）。

审核意见：“同意”“需修改（注明修改内容）”“不同意（注明理由）”。

财务部门审核（必审）：

审核合同金额的合理性（如单价是否超预算、总价是否符合成本控制要求）；

核对付款方式、付款节点是否与公司财务流程一致（如预付款比例是否超标、发票类型是否合规）；

评估资金支付风险（如大额合同是否分期支付）。

审核意见：“同意”“需调整付款条件”“不同意（超预算/不符合财务制度）”。

法务部门审核（必审）：

审核合同条款的合法性（是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规）；

检查条款是否存在歧义、权利义务是否对等（如违约责任是否双向约定、知识产权归属是否明确）；

评估合同文本的完整性（是否涵盖标的、质量、履行、违约、争议解决等核心要素）。

审核意见：“通过”“需修改条款（注明法律风险点及修改建议）”“不通过（存在重大法律风险）”。

分管领导审批（根据合同金额分级）：

金额≤10万元：由采购分管领导审批；

10万元＜金额≤50万元：由采购分管领导+业务分管领导联合审批；

金额＞50万元：需提交总经理/总经理办公会审批。

审批意见：“批准”“退回修改（注明修改方向）”。

步骤4：外部沟通与合同修订

操作主体：采购部门、供应商

关键动作：

反馈审核意见：采购部门汇总内部各部门审核意见，形成《合同审核意见汇总表》，与供应商就修改条款进行沟通（如法务提出的违约责任补充、财务提出的付款节点调整）。

供应商确认：供应商需在《合同审核意见汇总表》上书面确认修改意见（如盖章或签字扫描件），对于无法达成一致的条款，需由采购部门上报分管领导协调，必要时重新启动供应商筛选流程。

最终文本定稿：根据双方确认意见，修订合同文本，形成《采购合同（最终版）》，保证所有审核意见均已落实，且无新增争议点。

步骤5：合同签署与用印