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企业采购申请与审批标准化操作手册

一、适用范围与操作场景

本手册适用于企业各部门因生产经营需要进行的各类采购活动，包括但不限于办公用品采购、生产设备采购、服务类采购（如维修、咨询）等。具体场景包括：

部门日常运营所需物料补充（如文具、耗材）；

新项目开展所需设备、材料采购；

固定资产更新（如电脑、machinery）；

应急维修服务采购（如设备突发故障需立即处理）。

二、采购申请与审批全流程操作说明

（一）采购申请发起

操作主体：需求部门经办人（*）

操作步骤：

（1）登录企业采购管理系统（或填写《采购申请单》纸质版），进入“采购申请”模块；

（2）填写基础信息：包括申请人姓名（）、所属部门、申请日期、联系电话（）、采购事由（需详细说明用途，如“为项目采购A型号设备5台，用于项目研发测试”）；

（3）填写采购明细：逐项列明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、总价（总价=预估单价×数量），并相关附件（如技术规格书、比价记录、项目立项批文等）；

（4）选择采购类型：勾选“常规采购”“紧急采购”或“招投标采购”；

（5）提交申请：确认信息无误后，“提交”，系统自动流转至下一审批节点（部门负责人）。

时限要求：常规采购需至少提前3个工作日发起；紧急采购需在需求发生后1小时内发起，并在申请备注中标注“紧急”。

（二）部门负责人审核

操作主体：需求部门负责人（*）

审核要点：

（1）采购必要性：确认所申请物品/服务是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如内部调配、租用等）；

（2）预算匹配性：核对采购总金额是否在部门年度预算额度内，超预算需说明理由并附预算调整申请；

（3）规格合理性：审核技术参数是否满足实际需求，避免过度采购（如高端配置超出工作需要）。

操作步骤：

（1）在系统中接收审批任务，查看申请详情及附件；

（2）审核通过：“同意”，流转至采购部；

（3）审核不通过：“驳回”，填写驳回理由（如“规格过高，建议降为B型号”“预算不足，需先申请预算调整”），系统自动退回至申请人，申请人修改后重新提交。

时限要求：常规采购需在1个工作日内完成审核；紧急采购需在4小时内完成。

（三）采购部审核

操作主体：采购专员（）、采购部经理（）

审核要点：

（1）资料完整性：检查申请信息是否填写完整（如规格、数量、预估单价），附件是否齐全（如技术文件、比价记录）；

（2）合规性：确认采购类型与金额是否对应审批流程，是否存在规避招投标行为（如达到招投标金额未申请招投标）；

（3）市场调研：对常规采购，需进行至少3家供应商比价（紧急采购可简化为2家），填写《比价表》，作为审核附件；

（4）库存匹配：查询企业库存系统，确认所需物品是否有库存，优先领用库存物资。

操作步骤：

（1）采购专员初审：核对资料完整性、合规性，进行市场调研并形成《比价表》，提交至采购部经理；

（2）采购部经理复审：审核比价结果是否合理（如价格是否显著高于市场均价），确认采购方式（如直接采购、招投标、询价采购），“同意”流转至财务部；若价格异常或需调整采购策略，填写意见后退回需求部门或采购专员。

时限要求：常规采购需在2个工作日内完成；紧急采购需在1个工作日内完成。

（四）财务部审核

操作主体：财务主管（）、财务经理（）

审核要点：

（1）预算控制：确认采购总金额是否纳入年度预算，未纳入预算的需检查是否有预算调整审批单；

（2）资金安排：核对当前部门可用资金是否充足，若资金紧张需协调资金计划；

（3）成本合理性：审核预估单价是否在合理成本范围内（参考历史采购价、市场均价），避免虚高报价。

操作步骤：

（1）财务主管初审：核对预算与金额匹配度，检查成本合理性，提交至财务经理；

（2）财务经理复审：确认资金安排可行后，“同意”流转至对应审批领导；若预算不足或成本异常，填写意见退回采购部。

时限要求：常规采购需在1个工作日内完成；紧急采购需在4小时内完成。

（五）领导审批

操作主体：根据采购金额分级审批

金额[1万元，5万元）：分管副总（*）审批；

金额[5万元，20万元）：总经理（*）审批；

金额≥20万元）：总经理办公会集体审批。

审批要点：

（1）重大采购：审核采购对企业战略、成本控制的影响，评估供应商合作风险；

（2）预算外采购：确认特殊预算调整的合理性（如市场突发涨价、新增紧急项目）。

操作步骤：

（1）审批领导在系统中查看审批流程及附件，重点审核采购必要性、预算合规性、成本合理性；

（2）审批通过：“同意”，系统《采购审批单》，自动流转至采购部执行；

（3）审批不通过：“驳回”，填写驳回理由（如“预算未获批，建议推迟”“需补充供应商资质文件”），退回至上一环节。

时限要求：

分管副总：常规采购1个工作日，紧急采购4小时；

总经理：常规采购2个工作