财务报销标准操作流程手册模板.docVIP

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财务报销标准操作流程手册模板

一、前言

为规范公司财务报销管理,明确报销流程及标准,提高报销效率,保证费用支出的合理性、合规性,特制定本手册。本手册适用于公司全体员工的日常费用报销、差旅费报销、业务招待费等各类费用报销场景,旨在统一操作标准,减少流程争议,保障财务工作有序开展。

二、适用范围与使用场景

(一)适用人员

公司全体正式员工、试用期员工及外部合作人员(需提前向财务部备案)。

(二)适用业务场景

日常费用报销:包括办公用品采购、通讯费、交通费、快递费、小额业务招待等日常办公支出。

差旅费报销:员工因公出差产生的交通费、住宿费、伙食补助、市内交通费等。

专项费用报销:如会议费、培训费、固定资产采购(单笔金额5000元以下)等需提前审批的费用。

其他特殊情况:如客户回访、紧急采购等非日常场景的费用,需提前向部门负责人及财务部沟通确认。

三、财务报销标准操作流程

(一)第一步:报销申请与单据准备

确认报销类型及标准

员工需根据费用类型对照公司《费用报销标准表》(详见附件1)确认报销范围及限额,例如:

差旅费:住宿费标准为一线城市500元/晚、二线城市400元/晚、三线城市300元/晚;

交通费:市内出差优先选择公共交通,特殊情况需说明并经部门负责人审批;

业务招待费:需提前填写《招待费申请单》(详见附件2),明确招待对象、事由、预算及审批人。

整理原始凭证

原始凭证需真实、合法、完整,抬头为公司全称“有限公司”,不得涂改、伪造;

发票需注明税号,电子发票需打印并加盖“已报销”章,避免重复报销;

差旅费报销需附出差审批单(详见附件3)、行程单、住宿发票等;

日常费用报销需附采购清单、验收单(如办公用品需部门签字确认)。

填写报销单

登录公司财务系统或使用纸质《费用报销单》(详见附件4),按项目逐笔填写,注明费用归属部门、成本中心;

报销金额需大小写一致,小写前加“¥”,大写金额后不加“整”;

摘要栏需简明说明费用事由(如“项目办公用品采购”“地区出差交通费”),避免模糊填写(如“办公费”“杂费”)。

(二)第二步:部门初审与签字

部门负责人审核

员工将填写完整的报销单及原始凭证提交至部门负责人,部门负责人需审核:

报销事由是否与部门业务相关,是否符合预算;

原始凭证是否齐全、合规,金额是否准确;

报销标准是否超标(如超标准需注明原因并签字确认)。

成本中心确认

涉及项目费用的报销,需提交项目负责人签字确认,明确费用归属项目名称及编码。

(三)第三步:财务部审核

合规性检查

财务部收到报销单后,在2个工作日内完成审核,重点检查:

发票真伪(通过国家税务总局平台查验电子发票);

报销单填写是否规范(大小写、摘要、审批签字是否完整);

费用是否符合报销标准,超标准费用是否有合理说明及审批;

差旅费、招待费等是否提前完成审批流程。

退回修改

若审核不通过,财务部需注明退回原因(如“发票税号错误”“未附出差审批单”),并通知员工在1个工作日内补充或修改。

(四)第四步:分级审批

根据报销金额划分审批权限,具体标准

报销金额

审批人

5000元(含)以下

部门负责人+财务部经理

5001-20000元

部门负责人+财务部经理+分管副总

20001元以上

部门负责人+财务部经理+分管副总+总经理

审批人需在1-3个工作日内完成审批,逾期未审批视为默认通过。

(五)第五步:报销支付与账务处理

付款安排

审批通过后,财务部将报销信息录入财务系统,按以下时间安排支付:

日常费用报销:每月10日、20日、30日集中支付(遇节假日顺延);

差旅费报销:审批通过后3个工作日内完成支付;

专项费用报销:按合同约定或审批意见支付。

支付方式

员工可选择银行转账(需提供本人银行卡号)或现金报销(仅限5000元以下);

外部合作人员报销需提供收款收据及身份证复印件。

账务归档

财务部每月对报销单据进行分类、编号、装订,保存期限不少于5年,以备审计或查询。

四、相关表格模板及填写说明

附件1:《费用报销标准表》

费用类型

报销项目

标准(单位:元/天)

备注

差旅费

住宿费(一线城市)

500

凭发票实报,超标部分自理

住宿费(二线城市)

400

伙食补助

150

无发票按标准发放,有发票需计入餐费

市内交通费

100

凭打车发票报销,超标需说明

日常费用

办公用品采购

按预算执行

需附采购清单及验收单

通讯费

部门经理300元/月,员工200元/月

凭话费发票报销

业务招待费

餐费

按审批预算执行

需提前申请,附招待名单

附件2:《招待费申请单》

申请部门

申请人

申请日期

招待对象

招待事由

预算金额

时间

部门负责人意见

签字

财务部意见

签字

总经理审批

签字

附件3:《出差审批单》

员工姓名

部门

职位

出差地点

出差事由

出发日期

返回日期

预计费用

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