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行政文件归档与管理制度手册

一、制度适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构在行政管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质及电子文件的归档与管理，涵盖但不限于以下场景：

上级单位来文、公司内部发文（通知、通报、报告等）；

重要会议材料（会议纪要、会议方案、发言稿等）；

规章制度类文件（管理办法、实施细则、操作指引等）；

合同协议类文件（业务合同、合作协议、补充协议等）；

人事管理类文件（员工入职材料、劳动合同、考核记录等）；

资产管理类文件（固定资产登记表、采购合同、验收单等）；

审计检查类文件（审计报告、整改通知、复查材料等）；

其他具有查考、凭证、参考价值的行政文件。

二、行政文件归档分类标准

为便于系统化管理，行政文件采用“年度-机构-问题”三级分类法，具体分类标准

大类（一级）

中类（二级）

小类（三级）

示例说明

综合管理

上级来文

按发文单位+文号

国务院文件（国发〔2024〕X号）

公司发文

按文件类型+文号

公司通知（发〔2024〕X号）

会议材料

按会议名称+日期

2024年度第一次董事会会议纪要

人事管理

员工档案

按入职时间+员工编号

2024年入职员工档案（员工编号001）

劳动关系

按合同类型+签订日期

劳动合同（2024年1月签订）

财务资产

资产管理

按资产类别+编号

固定资产登记表（设备编号005）

合同协议

按业务类型+合同编号

采购合同（采字〔2024〕X号）

审计监督

审计报告

按审计类型+年份

年度财务审计报告（2024年度）

整改材料

按问题编号+整改期限

整改验收单（问题编号2024-001）

三、行政文件归档操作流程

（一）文件形成与收集

责任主体：文件形成部门为收集第一责任人，部门指定专人（如*专员）负责本部门文件的日常收集。

收集要求：

文件办理完毕后3个工作日内，形成部门需对文件进行初步整理，检查文件是否完整（如、附件、审批单、签批页等要素齐全）；

电子文件需同步收集原始格式（如Word、PDF等），并保证可读性，避免使用加密或过期格式；

涉密文件需单独标记“密级”及“必威体育官网网址期限”，按公司必威体育官网网址管理规定单独收集。

（二）文件整理与排序

去除冗余：去除文件中无保存价值的草稿、重复件（如未经签批的修改稿），但需保留最终定稿及重要修改过程的痕迹文件（如需体现审批流程的修改稿）。

排序规则：

纸质文件：按“文号顺序→时间顺序→逻辑关联”排序，无文号文件按成文日期排序；

电子文件：按“年度-机构-问题”分类建立文件夹，文件夹命名格式为“2024-综合管理-上级来文”，文件名包含“文号+题名+日期”（如“国发〔2024〕X号-关于工作的通知）。

编页与装订：

纸质文件超过2页需在左上角用棉线装订，去除金属夹（回形针、钉书钉等），每页标注页码（单页文件不编页）；

电子文件需合并为单个PDF文件（如需保留可编辑版本，可另存一份原始格式并标注“原始版”）。

（三）文件价值鉴定与保管期限确定

鉴定标准：根据文件的法律价值、凭证价值、参考价值确定保管期限，具体

永久保管：公司发展规划、章程、重要会议决议、年度财务报告、重大合同协议等；

长期保管（10-30年）：规章制度、人事档案、审计报告、资产权属文件等；

短期保管（5-10年）：日常通知、会议纪要、一般业务往来函件等。

鉴定流程：由文件形成部门提出初步意见，报档案管理员审核，必要时会同法务部、综合管理部*共同鉴定，填写《行政文件价值鉴定表》（见附件1）。

（四）文件编目与登记

编目要素：每份文件需编制唯一“档号”，格式为“年度-机构代码-问题代码-流水号”（如“2024-ZH-FL-001”，其中“ZH”为综合管理部代码，“FL”为分类代码“发文”）。

登记要求：

纸质文件：填写《行政文件归档目录》（见附件2），包含档号、题名、责任者（发文部门/单位）、成文日期、页数、保管期限、存放位置等信息；

电子文件：在档案管理系统中录入上述信息，并电子文件，同时标注“电子档号”与纸质档号一致。

（五）文件移交与接收

移交时间：各部门需于次年6月30日前完成上一年度文件的归档移交。

移交流程：

移交部门填写《行政文件移交清单》（见附件3），一式两份，列明移交文件档号、题名、数量、移交人、移交日期等信息；

档案管理员*核对文件数量、完整性、编目准确性，确认无误后双方在移交清单上签字，各执一份；

涉密文件需在《涉密文件移交清单》中单独列明，由档案管理员*与移交人共同签字确认。

（六）文件入库与上架

入库要求：

纸质文件移交后，档案管理员*需按“年度-机构-问题”顺序装入档案盒，档案盒正面标注“年度-机构-问题-起止档号”（如“2024-综合管理-上级来文-国发〔2024〕001-005”），侧面标注盒内文件题名；

电子文件需存储于公司指定服务