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办公室文书写作规范与公文范例集

引言：办公室文书的价值与挑战

在现代办公环境中，文书写作是一项基础性、关键性的工作技能。它不仅是信息传递、工作协调、决策支持的重要载体，更是机关、企事业单位内外沟通的“语言”和“桥梁”。一份规范、精准、得体的文书，能够有效提升工作效率，清晰传递意图，维护单位形象；反之，一份粗糙、混乱、失当的文书，则可能导致误解、延误工作，甚至造成不必要的损失。因此，掌握办公室文书写作的基本规范，熟悉常用公文的撰写方法，对于每一位职场人士，尤其是从事行政管理、综合协调工作的人员而言，至关重要。本集旨在梳理办公室文书写作的通用规范，并结合实例，为大家提供一套相对完整、实用的操作指引，以期助力提升文书工作的质量与水平。

一、办公室文书写作通用规范

（一）基本原则

1.准确规范：这是文书写作的生命线。内容必须真实可靠，数据准确无误，观点明确清晰。遣词造句要符合汉语语法规范，避免歧义。使用规范的简化字，标点符号使用正确。涉及政策、法规、专业术语时，务必精准无误。

2.简明扼要：行文力求简洁，避免空话、套话、废话。在准确表达意思的前提下，尽量压缩文字篇幅，突出核心信息。结构要清晰，逻辑要严密，让读者能够快速抓住重点。

3.平实得体：语言风格应庄重、平实、客观，避免使用夸张、抒情等文学性手法。根据行文目的、对象和场合，选择恰当的语气和表达方式。上行文要谦逊尊重，平行文要友好协商，下行文要明确有力。

4.完整有序：文书的要素要齐全，如标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章等，需根据不同文种的要求完整呈现。内容组织要有条理，层次分明，逻辑顺畅。

（二）格式要求

1.页面设置：一般采用A4纸张，纵向排版。页边距通常为上、下、左、右各留一定空间（具体可参照单位内部规定或国家标准）。

2.字体字号：标题一般用二号小标宋体字；正文用三号仿宋体字；一级标题用三号黑体字，二级标题用三号楷体字，三级标题用三号仿宋加粗。具体字号字体如有单位标准，应从其规定。

3.行距与段落：正文一般采用固定行距或多倍行距（如28磅或1.5倍行距）。段落首行缩进2字符。

4.标题：标题应准确概括文书的主要内容，力求简洁明了。通常由“发文机关+事由+文种”三部分组成，有时可根据情况省略发文机关。

5.主送机关：指文书的主要受理机关，应使用全称或规范化简称、统称。顶格写在正文之前，回行时仍顶格。

6.正文：这是文书的核心部分，应围绕主题，层次分明地阐述内容。开头部分通常说明发文缘由或依据，主体部分详细说明事项或阐述观点，结尾部分提出希望、要求或作出结论。

7.附件：如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称和件数。附件本身应另起一页排版。

8.发文机关署名与成文日期：发文机关署名应使用全称或规范化简称。成文日期通常以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的日期为准。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称。

9.印章：正式印发的公文，都应加盖发文机关印章，做到上不压正文，下压成文日期。

（三）行文规则

1.行文关系：根据隶属关系和职权范围确定行文方向和行文规则。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

2.主送与抄送：主送机关应根据公文内容及发文目的确定，除普发性公文外，一份公文通常只主送一个主要受理机关。抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应根据实际需要审慎确定，避免滥抄滥送。

3.“一文一事”：请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。其他文种如报告，也应力求内容集中。

二、常用公文写作规范与范例

（一）通知

定义与适用范围：通知是运用最为广泛的下行文，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。

写作特点与基本结构：

*标题：通常为“发文机关+关于+事由+的通知”。

*主送机关：根据通知内容确定，可多个。

*正文：一般包括发文缘由（为什么发此通知）、通知事项（具体做什么、怎么做、有何要求）、执行要求（何时执行、注意事项等）。内容简单的通知，可开门见山，直接写明事项。

*落款：发文机关和成文日期。

范例：

关于召开年度工作部署会议的通知

各部门、各直属单位：

为全面总结上一年度工作，分析当前形势，明确新一年度工作目标和任务，经研究决定，召开年度工作部署会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：X月X日（星期X）上午X时。

二、会议地点：单位X楼会议室。

三、参会人员：各部门、各直属单位主要负责人。

四、会议内容：

1.总结上一年度工作完成情况；

2.分析当前面临的