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会计信息系统操作规范手册

一、引言

1.1手册目的

本手册旨在规范会计信息系统（以下简称“系统”）的操作流程，确保会计数据的准确性、完整性、安全性及合规性。通过明确各岗位人员在系统使用中的职责与操作规范，提升会计工作效率，降低操作风险，为企业经营决策提供可靠的会计信息支持。

1.2适用范围

本手册适用于企业内所有使用会计信息系统进行会计核算、财务管理及相关业务处理的部门与人员。无论其操作权限高低或操作频率如何，均须严格遵守本手册规定。

1.3制定依据

本手册依据国家颁布的《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《会计电算化工作规范》及公司内部相关财务管理制度、信息安全管理规定等文件制定。

二、通用操作原则与安全规范

2.1操作权限管理

系统用户的操作权限由财务部门负责人根据岗位职责及内控要求统一申请、分配与调整。用户应妥善保管本人账号信息，严禁转借、泄露或交由他人代为操作。因账号保管不当造成的一切后果，由账号持有人承担。用户如遗忘密码或发现账号异常，应立即向系统管理员或财务部门负责人报告并申请处理。

2.2数据录入与处理基本要求

数据录入应遵循“真实、准确、完整、及时”的原则。录入前需对原始凭证的合法性、合规性及完整性进行审核。录入过程中，应仔细核对各项数据，确保与原始凭证一致。涉及金额、日期、科目代码等关键信息的录入，需进行二次复核。系统处理生成的数据，未经授权不得擅自修改、删除或调整。

2.3系统安全与必威体育官网网址

用户应严格遵守公司信息安全管理规定，严禁在系统中安装未经授权的软件，或访问与工作无关的网站。离开工作岗位时，应及时锁定计算机或退出系统，防止数据被非授权访问。对于系统内涉及的公司商业秘密、财务数据等敏感信息，负有必威体育官网网址义务，严禁私自拷贝、传播或向外部泄露。

2.4操作日志与痕迹管理

系统将自动记录用户的关键操作行为，形成操作日志。用户应规范操作，确保所有操作均可追溯。操作日志是系统审计与问题排查的重要依据，任何人不得擅自篡改或删除。

2.5异常情况处理

在系统使用过程中，如遇到系统故障、数据错误、病毒提示或其他异常情况，应立即停止相关操作，保护好现场数据，并及时向系统管理员或财务部门负责人报告，不得擅自进行非常规处理。

三、核心业务操作规范

3.1系统登录与退出

用户应使用本人账号及密码登录系统。首次登录或密码重置后，应立即修改初始密码，并设置符合复杂度要求的密码（建议包含大小写字母、数字及特殊符号）。登录后，应仔细核对系统提示信息及个人操作权限。完成工作或离开岗位前，务必执行正常的退出流程，确保安全退出系统。

3.2基础信息维护

基础信息（如会计科目、客户档案、供应商档案、部门档案、人员档案等）的新增、修改与停用，应由指定岗位人员（如档案管理员）根据相关审批手续统一操作。操作人员在维护基础信息时，应确保信息的准确性、规范性和一致性，并遵循“一事一议、逐级审批”的原则。非授权人员不得擅自修改基础信息。

3.3凭证处理

3.3.1凭证录入

会计人员应根据审核无误的原始凭证，在系统中及时录入记账凭证。录入时，应准确选择凭证类型（收款、付款、转账）、日期（一般应与原始凭证日期一致或在合理范围内）、附件数量。摘要信息应力求准确、简明，能够清晰反映经济业务的实质内容。会计科目应根据业务性质及核算要求准确选择，确保借贷平衡。金额录入应仔细核对，借贷方金额必须一致。涉及外币业务的，应正确选择币种及汇率。

3.3.2凭证审核

记账凭证录入完成后，应提交给具有相应审核权限的人员进行审核。审核人员应依据会计准则、制度及原始凭证，对凭证的合法性、合规性、完整性及准确性进行全面检查，重点关注科目运用、金额计算、附件完整性等。审核无误后，执行审核通过操作；如发现问题，应退回制单人员并注明原因，待修改后重新提交审核。已审核通过的凭证，非经取消审核流程，不得直接修改。

3.3.3凭证记账与修改

经审核无误的凭证，由指定人员（或系统定时任务）执行记账操作。记账后，系统将自动更新相关账簿数据。对于已记账的错误凭证，应根据错误类型及发现时间，按照会计制度规定的方法进行更正，如红字冲销法、补充登记法等，严禁直接删除或无痕修改已记账凭证。

3.4期初余额与期末处理

3.4.1期初余额录入与核对

在新系统启用或年度期初建账时，需准确录入各会计科目的期初余额。录入完成后，必须进行总账与明细账、明细账与辅助账之间的核对，确保期初数据的一致性与准确性，并经财务负责人审核确认后方可启用。

3.4.2期末结账

期末结账工作应在所有当期经济业务处理完毕、相关凭证均已审核记账后进行。结账前，需完成各项对账工作（如账证核对、账账核对、账实核对）、计提与摊销各项费用、结转损益类科目等。结账操作应由指定人员执行，结账后系统将生成相关的结账报告。