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行业通用行政办公流程规范
一、引言
为规范企业行政办公行为，统一工作标准，提高行政事务处理效率，降低沟通成本，保证各项工作有序开展，特制定本规范。本规范适用于企业各部门日常行政事务管理，涵盖会议组织、文件流转、费用报销、办公用品管理、差旅安排等核心场景，各部门及员工应严格遵照执行。
二、会议管理规范
（一）适用范围与情境
本规范适用于企业各类会议的组织、召开及后续跟进工作，包括但不限于：部门例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会、外部接待会等。
（二）标准化操作流程
会议发起与申请
发起人根据工作需要填写《会议申请表》，明确会议名称、目的、时间（建议时长不超过2小时）、地点、参会人员（含外部嘉宾需注明单位及职务）、议题、所需设备及材料（如投影仪、白板、PPT等）。
提前3个工作日将《会议申请表》提交至部门负责人*审核，涉及跨部门会议需提前5个工作日发起并同步抄送相关部门。
会议统筹与通知
行政专员*收到审批通过的《会议申请表》后，1个工作日内完成会议室预订（优先使用企业自有会议室，外部场地需提前7天申请）、设备调试及材料准备（如打印会议议程、签到表等）。
会议召开前1个工作日，通过企业通讯工具（如钉钉、企业）向参会人员发送正式通知，包含会议时间、地点、议程、需提前准备的资料及联系人信息。
会议召开与记录
参会人员提前10分钟到达会场，签到入场；会议发起人负责主持会议，控制会议节奏，保证议题聚焦。
行政专员*或指定记录人全程记录会议内容，重点记录决议事项、责任人及完成时限（可同步使用录音设备辅助，但需提前告知参会人员）。
会议纪要与归档
会议结束后2个工作日内，记录人整理形成《会议纪要》，经会议发起人及部门负责人*审核无误后，分发至参会人员及相关执行部门。
行政专员*负责将《会议申请表》《会议纪要》及会议记录材料整理归档（电子版存于共享服务器，纸质版按年度装订），保存期限不少于3年。
（三）配套工具表单
表1：会议申请表
会议名称
会议时间
地点
参会人员（含部门）
会议议题
所需设备
材料准备
申请人及联系方式
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————————–
部门负责人审核意见
签字：
日期：
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行政部统筹意见
签字：
日期：
（四）关键执行要点
会议需提前明确目标，避免无议题、无决议的“空会议”；
临时紧急会议（如突发问题处理会）可简化申请流程，但需提前4小时通知行政部及参会人员；
会议纪要需明确“做什么、谁来做、何时完成”，杜绝模糊表述；
参会人员需准时出席，特殊情况需提前1天向部门负责人*请假并抄送会议发起人。
三、文件处理规范
（一）适用范围与情境
本规范适用于企业各类文件（含制度、通知、报告、函件、合同等）的起草、审核、印发、归档全流程管理，保证文件内容准确、流转高效、可追溯。
（二）标准化操作流程
文件起草与初审
起草人根据工作需求撰写文件，内容需逻辑清晰、数据准确、格式规范（标题为二号黑体，为三号仿宋，行距28磅），并附必要的附件（如数据报表、政策依据等）。
起草完成后，提交至部门负责人*进行初审，重点审核文件必要性、内容完整性及与现行制度的合规性。
部门间会签（如需）
涉及多部门职责的文件（如跨部门协作方案、薪酬调整通知等），需经相关部门负责人*会签，会签时限不超过2个工作日。
会签过程中存在意见分歧的，由起草人组织协调，达成一致后方可进入下一环节。
领导审批与定稿
初审通过后的文件，按审批权限提交至对应层级领导审批（如部门级文件由分管领导审批，公司级制度由总经理*审批）。
审批通过后，起草人根据审批意见修改定稿；审批未通过的，退回起草人重新修订，修订时限不超过3个工作日。
印发与传达
定稿文件由行政部*统一编号（编号规则：年份-部门简称-序号，如“2024-行-001”），并加盖企业公章（电子文件需加盖电子公章）。
涉及全员知晓的文件（如规章制度、放假通知），通过企业公告栏、内部通讯工具发布；部门级文件由各部门负责人*传达至相关员工。
归档与管理
行政部*在文件印发后5个工作日内，将电子版文件存入“企业文件管理系统”（按“年度-部门-文件类型”分类），纸质版文件按时间顺序整理归档。
文件归档后，员工因工作需要借阅的，需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人审批后，行政部方可提供借阅（涉密文件需经总经理*审批）。
（三）配套工具表单
表2：文件审批表
文件名称
文件编号
起草部门
起草人及联系方式
文件主要内容摘要
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部门负责人审核意见
签字：
日期：
相关部门会签意见
签字：
日期：
领导审批意见
签字：
日期：
（四）关键执行要点
文件内容需符合国家法律法规及企业内部制度，避免使用模糊
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