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财务管理费用报销流程通用模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的日常费用报销管理，旨在规范费用报销流程、提高财务处理效率、保证费用支出的合规性与合理性。典型应用场景包括但不限于：

日常行政费用报销：如办公用品采购、通讯费、物业费、快递费等常规办公支出。

业务招待费用报销：包括客户接待、商务洽谈中发生的餐饮费、礼品费等。

差旅费用报销：员工因公出差产生的交通费、住宿费、伙食补助、市内交通费等。

市场推广费用报销：如展会参展费、广告宣传费、物料制作费等市场活动支出。

其他专项费用报销：如培训费、维修费、运输费等符合企业规定的零星费用。

通过标准化流程管理，保证费用报销“有据可依、有章可循”，同时满足财务审计、税务合规及内部管控需求。

二、费用报销全流程操作指南

（一）事前申请：大额及特殊费用的提前规划

操作说明：

适用范围：单笔费用预算超过5000元（具体金额可根据企业规模调整）、涉及第三方合作（如供应商服务、场地租赁）、或需要预付款项的费用（如展会订金、酒店预订），均需在费用发生前提交《事前审批单》。

申请流程：

员工填写《事前审批单》，注明费用用途、预算金额、预计发生时间、收款方信息及必要的事由说明（如“行业峰会参展费，需提前支付订金10000元”）。

部门负责人审核费用合理性，确认是否符合部门年度预算。

金额超过部门审批权限的，需逐级上报至分管领导或总经理审批。

审批通过后，方可开展费用支出；若未通过，需重新调整预算或申请方案。

注意事项：事前审批需至少提前3个工作日提交，紧急事项需同时通过OA系统或邮件同步说明情况，避免影响业务正常推进。

（二）材料准备：保证报销依据完整合规

操作说明：

费用报销需提供真实、合法、完整的原始凭证，具体材料要求

费用类型

必备材料

补充说明

日常行政费用

增值税发票（或合规收据）、费用明细清单（如采购清单）、付款凭证（如转账记录）

发票需注明“办公用品”等具体名称，不得笼统填写“材料费”

业务招待费用

增值税发票、招待对象信息（单位名称/姓名）、招待事由说明（如“洽谈项目合作”）

招待需附用餐清单（人数、菜品），礼品费需注明接收方及用途

差旅费用

交通票据（飞机票/火车票/汽车票）、住宿发票、行程单（注明出差地点、天数、事由）

伙食补助及市内交通费按企业标准发放（如伙补200元/天，市内交通100元/天），无需发票

市场推广费用

合同/协议、发票、活动成果证明（如照片、签到表、媒体报道）

合同需注明费用明细、付款节点，与发票金额一致

材料整理要求：

发票需保持原样，不得涂改、折叠，电子发票需打印并加盖“已报销”章，避免重复使用。

多张发票需分类粘贴在《费用报销附件清单》上，每张发票背面注明费用发生事由及经办人。

涉及外文的发票或单据，需提供加盖翻译公司公章的中文翻译件。

（三）报销单据填写：规范信息录入，避免遗漏错误

操作说明：

员工需使用企业统一制定的《费用报销单》填写报销信息，保证以下字段准确完整：

基础信息：报销部门、报销日期、报销人姓名、员工编号、费用归属项目（如“市场部-推广活动”）。

费用明细：按费用类型分项填写（如“交通费”“住宿费”），注明每笔费用的发生日期、金额、发票号码及简要事由（如“3月5日北京-上海高铁票，出差参会”）。

金额汇总：填写报销总金额（大小写一致）、本次报销冲抵的预借款金额（如有）、实付金额。

审批签字：报销人签字栏需手写签名，不得盖章。

填写示例（以差旅费报销为例）：

报销部门：销售部

报销人：*三

费用明细：

交通费：2024年3月5日，北京-上海高铁G102次，票价553元，发票号5678；

住宿费：2024年3月5日-7日，上海酒店，3晚，单价380元/晚，合计1140元，发票

伙食补助：3天×200元/天=600元（无需发票）；

市内交通费：3天×100元/天=300元（无需发票）。

合计金额：2593元（大写：贰仟伍佰玖拾叁元整）。

（四）报销流程提交与流转：明确节点，限时办结

操作说明：

报销流程需通过企业OA系统或线下纸质单据逐级审批，具体流程及时限

流程节点

责任主体

操作说明

办理时限

提交报销单

报销人

将填写完整的《费用报销单》及附件提交至部门负责人，同时在OA系统发起审批流程

费用发生后5个工作日内

部门审核

部门负责人

审核费用真实性、合理性及是否符合部门预算，确认无误后签字转交财务部

收到后2个工作日内

财务复核

财务部

检查发票合规性、金额准确性、附件完整性，核对报销标准（如差旅住宿上限）

收到后3个工作日内

领导审批

分管领导/总经理

根据金额权限审批（如5000元以下由分管领导审批，5000元以上由总经理审批）

收到后1个工作日内

付款处理

财务部

审批通过后，安排