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第六章档案治理及必威体育官网网址制度

第一条：总那么

本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、文书、各种文书档案及其他专门档案〔人事档案由人才交流中心代管〕。公司对档案实行集中治理。

第二条：档案治理架构

公司档案治理由办公室主管，并设有综合档案室。

综合档案室由办公室档案治理员负责治理，各部门设兼职档案治理员。

综合档案室负责公司全部重要档案原件的治理。各部门由兼职档案管员负责档案的收集、整理和移交工作。

第三条：档案分类：

文书类档案

政府部门各类文件

公司对外、对内各类正式发文

公文

工程文件

工程技术类

开发档案

预算合同档案

工程档案

财务类档案

合同类档案

公司各类证照

第四条：回档工作流程

档案工作分为八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。

各部门以工程工程为单位，按档案分类要求，在第一时刻将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室回档。

各部门按要求建立档案，做好档案登记名目，经部门负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如部门确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。

第五条：回档要求

回档文件必须完整洁全。

回档文件必须按分类整理、编目。〔登记名目见附表1〕

档案编目

文书类档案：年度+〔工程〕部门+案卷号

如：2004/市场/001

工程类档案：年度+工程工程+档案分类+案卷号

如：2004/回龙瞧/工程/001

财务类档案：会计年度设置

合同类档案：部门〔工程〕+合同类型+年份+案卷号

回档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的件、复印件均不能回档。

音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。

照片、底片要求清楚完整，并附有讲明文字材料，包括事件、时刻、人物、背景、摄影者五要素。

录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目〔内容〕、制作日期、制作人、盘数、序号等。

第六条：档案借阅、移交

公司档案室档案原那么上不外借其他单位，如确需外借，需经公司主管副总批准。

借阅档案、证照一律办理借阅手续〔档案借阅单见附表3〕。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。

各部门只能借阅本部门形成档案，假设跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准。

公司档案治理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。〔附表4〕

第七条：保管和必威体育官网网址制度

存放档案的档案柜排放整洁；采纳统一的档案盒，且要求标识明确。

档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

档案的必威体育官网网址严格执行档案必威体育官网网址制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。

节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。

第八条：附那么

工程档案、财务档案治理制度细那么由部门另行制定。

附表1

档案名目

档案编号

文号

文件标题

责任人

页数

日期

备注

借阅档案登记薄

序号

日期

单位

〔部门〕

案卷或文件题名

用途

批准人

借阅人签字

回还日期

备注

附表4

档案移交接收登记簿

档案名目号

档案名称

所属年度

移交(接收)日期

移交(接收)缘故

档案数量

页数

本数

备注

移交人(签字):接收人(签字)