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团队沟通协作工具使用手册

前言

本手册旨在帮助团队高效掌握沟通协作工具的核心功能，规范协作流程，提升团队整体工作效率。手册适用于各类项目团队、部门协作小组及临时任务组，所有成员可根据手册指引快速上手工具，保证信息传递准确、任务推进有序、协作过程透明。

工具概述

本工具是一款集成即时沟通、任务管理、文件共享、日程同步于一体的团队协作平台，支持多端同步（Web/桌面端/移动端），核心目标为解决团队信息分散、沟通低效、任务跟进困难等问题，助力团队实现“信息同步-任务落地-结果复盘”的全流程闭环管理。

核心功能操作指南

一、创建与配置团队

功能说明：创建专属团队空间，邀请成员加入，设置基础权限，为协作奠定基础。

操作步骤：

登录系统：输入账号密码进入工具首页，若首次使用需先注册个人账号（绑定手机号，验证身份信息）。

进入团队中心：左侧导航栏“团队管理”，选择“创建团队”。

填写团队信息：输入团队名称（如“项目组”）、团队简介（可选，简要说明团队目标），选择团队图标（支持自定义图片或选择默认图标）。

设置初始权限：根据团队类型选择权限模板（“项目型”默认任务分配权归团队负责人，“部门型”默认成员可创建任务），或自定义权限规则（如“仅管理员可邀请成员”“成员可编辑文件”）。

邀请成员加入：“邀请成员”，输入成员姓名*的工号/邮箱（需为已注册平台账号），设置成员角色（管理员/普通成员/访客，管理员可管理团队信息，普通成员可参与协作，访客仅可查看部分内容）。

完成创建：确认信息无误后“创建”，系统将自动向被邀请成员发送通知，成员接受邀请后即可加入团队。

二、发起沟通与信息同步

功能说明：通过即时消息、群聊、会议等方式实现实时沟通，保证信息传递及时、准确。

操作步骤：

发起单聊/群聊：

单聊：在“通讯录”中选择对应成员*，“发起聊天”，输入消息内容（支持文字、表情、文件、语音消息，语音时长不超过60秒）。

群聊：在已有群组中“+”新建群聊，选择团队成员*（可勾选多个），输入群聊名称（如“需求讨论组”），“确定”。

创建会议：

“日程”-“新建会议”，填写会议主题（如“产品原型评审”）、时间（支持选择具体时段，可设置重复会议）、时长、地点（线上会议可会议，线下会议可填写会议室地址）。

邀请参会人员*，填写会议议程（可选），会议相关资料（如原型图、文档），“创建并发送通知”，成员将在消息中心收到会议提醒。

共享屏幕/白板协作：

在群聊或会议界面，“+”-“共享屏幕”，选择共享范围（桌面/指定窗口/浏览器标签页），对方可实时查看操作内容。

“白板”，选择空白白板或模板（如思维导图、流程图），邀请协作者*共同绘制、标注，内容自动保存并同步至所有成员。

三、任务管理与进度跟踪

功能说明：创建任务、分配责任人、设置截止日期，实时跟踪任务状态，保证项目按计划推进。

操作步骤：

创建任务：

在“任务”模块“新建任务”，输入任务名称（如“完成用户调研问卷设计”）、任务描述（详细说明需求、交付标准），选择所属项目/分类（如“项目-需求阶段”）。

设置优先级（高/中/低，默认为“中”），选择截止日期（支持设置提醒时间，如“截止前1天提醒”）。

分配任务与关联依赖：

在“责任人”下拉菜单中选择成员*，若需多人协作，可添加“协办人”（协办人可查看任务进度并协助完成，但不承担主要责任）。

若任务存在依赖关系（如“需求文档确认后开始原型设计”），“依赖任务”选择关联任务，系统将自动根据前置任务状态更新当前任务的可开始时间。

更新任务状态：

责任人*完成任务后，任务详情页的“标记完成”，并填写完成说明（可选），交付物（如问卷设计稿）。

管理员可在“任务列表”查看所有任务状态（未开始/进行中/已完成/已逾期），支持按“负责人”“优先级”“截止日期”筛选，快速定位滞后任务。

四、文件共享与版本管理

功能说明：集中存储团队文件，支持多人协作编辑，自动记录版本变更，避免文件混乱或丢失。

操作步骤：

文件：

在“文件”模块“文件”，选择本地文件（支持单个或批量，单个文件不超过100MB），选择存储目录（如“项目资料-需求文档”），填写文件描述（可选）。

成功后，文件将显示在目录列表中，支持设置文件权限（“仅可查看”/“可编辑”/“可”）。

协同编辑文件：

对于支持在线编辑的文件类型（如Word、Excel、PPT），文件名右侧的“在线编辑”，系统将自动打开在线协作工具，成员*可同时编辑内容，修改内容实时同步。

编辑过程中可“评论”特定成员*提出修改意见，对方收到通知后可直接回复并调整内容。

版本管理：

文件每次保存后将自动新版本，版本号按“V1.0、V1.1……”递增，可在“版本历史”中查看各版本的修改时间、修改人*及修改说明。

若需恢复历史版本，选择对应版本“恢复当前版本”，系统将覆