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多场景采购合同审核标准化流程模板

一、适用范围与典型场景

本流程模板适用于各类企业、事业单位及社会组织在采购活动中涉及的合同审核环节，覆盖以下典型场景：

常规物资采购：如办公设备、原材料、耗材等标准货物的采购；

工程项目采购：如基建施工、装修改造、设备安装等工程类项目；

服务外包采购：如IT服务、咨询服务、保洁服务、劳务外包等服务类采购；

跨境采购：涉及进口货物或国际服务的采购（需额外关注关税、外汇、国际条款等）；

紧急采购：因突发需求需快速完成的采购（需简化部分流程但保证核心审核无遗漏）。

二、标准化操作流程

（一）合同接收与初步登记

接收与登记主体：由采购部指定专人（如*专员）负责接收合同文本，同步在《采购合同台账》中登记基本信息，包括合同编号、合同名称、提交部门、提交人、提交日期、合同金额、预计签署日期等。

材料完整性检查：确认合同文本是否包含以下核心材料，缺失需立即补充：

合同正本（或扫描件，需加盖对方单位公章骑缝章）；

采购需求文件（如采购申请单、招标文件、中标通知书、报价单等）；

对方单位资质证明（营业执照副本、相关经营许可证、法定代表人身份证明等，首次合作需提供）；

特殊行业需提供行业资质（如食品采购需提供食品经营许可证、特种设备采购需提供生产许可证等）。

编号规则：合同编号统一采用“年份-采购部门-采购类型-流水号”格式（如2024-采-物资-001），保证唯一可追溯。

（二）形式合规性审查

由法务部或指定合规专员（如*主管）负责，重点审查合同形式是否符合法律及公司制度要求，审查要点包括：

主体资格：

对方单位名称与营业执照、公章是否一致，避免使用简称或别名；

若为分支机构，需确认其总部的授权委托书及分支机构营业执照；

自然人签约需核查身份证原件及联系方式。

签署形式：

合同是否为书面形式，电子合同需符合《电子签名法》要求（可靠的电子签名）；

多页合同是否加盖骑缝章，关键条款（如金额、违约责任）是否有对方单位公章及法定代表人签字（或授权代表人签字，需提供授权委托书）。

附件完整性：

附件（如技术参数、服务标准、验收流程）是否与合同引用一致，附件内容是否完整、清晰；

招标/采购结果文件（如中标通知书）是否作为附件纳入合同，与合同条款是否冲突。

版本与修改：

确认合同版本为最终定稿版本，避免使用初稿或修改未确认的版本；

若有修改痕迹，需由双方在修改处盖章或签字确认。

（三）核心条款内容审核

由采购部牵头，联合财务部、法务部、业务需求部门（如使用部门、技术部）共同审核，按采购类型侧重不同条款：

1.通用条款（所有采购类型必审）

标的描述：明确货物/服务的名称、规格、型号、品牌、产地、技术参数（需附详细清单），避免模糊表述（如“同类优质产品”）；

数量与质量：数量单位（吨、台、套等）准确，质量标准需注明国家标准（GB）、行业标准或双方约定的具体标准（如“符合ISO9001:2015”），验收方法需明确（如“到货后7个工作日内由技术部验收，出具验收报告”）；

价格与费用：

单价、总价、币种（跨境需明确）是否与采购订单/中标文件一致，价格是否包含税费、运费、保险费、安装费等所有费用；

价格调整机制（如原材料波动时如何调价）需明确触发条件及计算方式；

交付与验收：

交付时间（具体日期或期限，如“合同签订后30日内”）、地点（指定仓库或项目现场）、方式（送货上门、现场安装等）；

验收标准、流程、责任部门及验收时限，明确“验收合格”的定义（如“通过第三方检测报告”或“试运行无故障”）；

付款方式：

付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）及比例，预付款一般不超过合同总额的30%（特殊项目需审批），质保金一般为5%-10%，质保期明确（如“12个月”）；

付款账户信息需与对方单位公章一致，避免个人账户；

违约责任：

双方违约情形明确（如逾期交货、质量不达标、逾期付款），违约金计算方式合理（如“按逾期金额日万分之五”），上限不超过合同总额的20%；

约定争议解决方式（优先选择公司所在地法院诉讼，或明确仲裁机构及规则）；

必威体育官网网址条款：明保证密范围（如技术信息、价格条款）、必威体育官网网址期限（一般至合同终止后3-5年）及违约责任。

2.特定类型条款补充审核

工程项目采购：增加工期延误责任、安全施工要求、工程变更流程、质保期维修责任等条款，需附施工图纸及技术规范；

服务外包采购：明确服务范围、服务标准（如“响应时间不超过2小时”）、人员资质要求（如“项目经理需具备PMP认证”）、服务成果交付形式（如“月度报告、年度总结”）；

跨境采购：增加关税、增值税、运费、保险费承担方，汇率波动风险承担（如“以付款当日中国银行外汇牌价为准”），进出口报关责任，适用法律（如“适用中国法律”或“适用联合国国际货物销售合同公约CISG”）。

（四）专项风险审查