2025年会务接待工作手册.pdfVIP

士不可以不弘毅，任重而道远。仁以为己任，不亦重乎?死而后已，不亦远乎?——《论语》

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第一章接待工作

接待工作是展示****风貌、显示管理水平的主要工作之一，也

是完成各项业务工作的重要组成部分。接待工作一般都具有较严格

的计划性，但有时也会有突发和易变的特点，这就要求接待部门的

工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。

同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司的有关规定。

一、接待工作基本要素

接待工作主要应注意5W要素：What（什么事）、When（什

么时间）、Who（什么人）、How（怎样做）和Where（什么地方）。

1、What（事由）

首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础，因为随后

一切工作都必须依此而进行，通常包括以下几种：商务谈判、业务

往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。

2、When（时间）

这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我单位逗留

时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。

3、Who（人员）

人员是指来宾的基本组成情况，包括人数、姓名、身份（职务、

级别等）、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。

同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，一

般应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出

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人人好公，则天下太平；人人营私，则天下大乱。——刘鹗

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面接待的最高领导。

4、How（方式）

方式则是指接待所采用的形式，这主要由接待的事由来决定。

不同的事由将决定接待地点的选取和布置。

5、Where（地点）

地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人

数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。例如：举行大会或

典礼，当级别较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，

供双方领导在会前小憩和见面。所选用会谈场所的座位数宜略多于

双方总出席的人数，达到既能融洽交流又相对宽松的效果。另外，

就近原则也是要考虑的因素，使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近

或顺路，可以节约时间和精力。

二、准备

接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工

作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充；确

定接待规格；制定接待计划等方面。

（一）确认来访信息

来宾信息的收集，是做好接待准备工作的基础。在接到接待任

务后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：

1、来访客人情况：包括来访人数；主要成员姓名、身份（职务、

级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯）、

随行联系人及联系方式等。

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天行健，君子以自强不息。地势坤，君子以厚德载物。——《周易》

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2、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交

通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。

此外，还应告知来宾我方接待人员的姓名、联系方式等信息，

便于双方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息，

如人名、电话