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人事档案管理系统自动记录模板（含奖惩记录功能）
一、应用场景概述
二、操作流程详解
步骤1：系统登录与权限确认
使用分配的HR管理员账号登录人事档案管理系统，确认当前账号具备“档案录入”与“奖惩记录管理”权限（权限不足需联系系统管理员开通）。
进入“人事档案管理”模块，选择“自动记录模板”功能入口。
步骤2：模板选择与新建档案
在模板库中选择“人事档案自动记录模板（含奖惩记录）”，“新建档案”按钮。
若员工已存在基础档案，系统自动调取现有信息；若为新员工，需先创建基础档案（步骤3）。
步骤3：基础信息录入
员工基本信息：准确填写以下字段（带*为必填项）：
工号*（按企业规则编码，如“YG+年份+序号”）
姓名（用代替，如“*某某”）
性别*
出生日期*
证件号码号*（系统自动加密存储，仅授权可见）
部门*（选择所属部门，如“市场部”“技术研发中心”）
岗位*（选择当前岗位，如“市场专员”“初级工程师”）
入职日期*
劳动合同期限*（起始日期-终止日期）
联系方式（内部系统号，如企业短号，避免泄露私人信息）
信息校验：系统自动校验证件号码号格式、入职日期逻辑性（如入职日期晚于出生日期），异常提示“信息有误，请核对”。
步骤4：奖惩信息记录
新增记录：“添加奖惩记录”按钮，填写以下内容：
记录类型*（选择“奖励/表彰”“肯定性评价”“改进建议”，避免使用敏感词汇）
发生日期*
具体事由*（简洁描述，如“在项目中表现突出，提前完成客户需求对接”“主动优化部门工作流程，提升效率15%”）
依据文件*（关联审批文件编号，如“表彰通知〔2023〕号”“改进建议反馈单〔2023〕号”）
审批人（选择审批流程中的最终负责人，如“部门经理”“*HR总监”）
记录录入日期（系统自动，可手动修改）
备注（补充说明，如“该奖励为季度优秀员工评选结果”）
批量导入：若需批量录入历史奖惩记录，可“批量导入”按钮，标准Excel模板（含字段：员工工号、记录类型、发生日期、事由、依据文件、审批人），填写后系统，系统自动匹配员工信息并校验格式。
步骤5：数据审核与提交
录入完成后，“保存草稿”可暂存信息；“提交审核”进入审批流程。
审批流程默认为“部门负责人→HR部门→档案管理员”，流程节点可在系统后台自定义。
审核通过后，系统自动更新员工档案，状态显示“已归档”；审核不通过时，系统返回修改意见，HR专员根据意见调整后重新提交。
步骤6：档案归档与查询
归档后的档案可在“员工档案查询”模块中通过工号、姓名、部门等条件检索，支持按奖惩类型、发生日期筛选。
系统自动档案变更日志，记录每次奖惩信息的录入人、时间、修改内容，保证操作可追溯。
三、模板结构设计
人事档案自动记录模板（含奖惩记录）
模块
字段名称
字段说明
是否必填
基础信息区
工号
企业唯一员工工号
是
姓名*
员工姓名（用*代替）
是
性别
男/女/其他
否
出生日期
格式：YYYY-MM-DD
是
证件号码号
18位证件号码号（系统加密存储）
是
部门
所属部门
是
岗位
当前岗位
是
入职日期
格式：YYYY-MM-DD
是
劳动合同期限
起始日期-终止日期（格式：YYYY-MM-DD）
是
联系方式
内部系统号（如企业短号）
否
奖惩记录区
记录序号
系统自动（1,2,3…）
是
记录类型
选项：奖励/表彰、肯定性评价、改进建议
是
发生日期
格式：YYYY-MM-DD
是
具体事由
简洁描述奖惩或改进事件（100字内）
是
依据文件编号
关联审批文件的全称及编号
是
审批人*
审批流程负责人姓名（用*代替）
是
记录录入日期
格式：YYYY-MM-DD（默认系统当前日期）
否
备注
补充说明（如适用范围、特殊情况说明）
否
四、使用要点提示
信息准确性：员工基础信息需与劳动合同、入职材料一致，奖惩事由需客观描述，避免主观评价，保证依据文件编号真实可查。
及时性要求：奖惩信息发生后，需在3个工作日内完成系统录入，保证档案信息与实际业务同步。
权限管理：严格执行“专人专岗”原则，HR专员负责信息录入，部门负责人负责审批，普通员工仅可查询本人档案，禁止越权操作。
数据备份：系统每周自动备份档案数据，HR专员需每月手动导出关键档案进行本地备份，防止数据丢失。
记录完整性：奖惩记录必须附有依据文件编号（如表彰通知、改进建议单等），保证每条记录均有支撑材料，经得起核查。
定期核查：每季度末，HR部门需组织档案信息核查，比对系统记录与纸质材料、实际业务情况，保证档案与员工状态一致（如岗位变动、合同续签等）。
隐私保护：严禁导出员工证件号码号、联系方式等敏感信息至外部环境，档案查询需经员工本人或其直属上级书面授权。
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