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2025年合同、档案管理制度(3篇)

合同管理制度

一、总则

为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门、分支机构签订的各类合同。

二、合同管理部门及职责

公司设立合同管理小组，由法务部、财务部、业务部门负责人组成，组长由法务部经理担任。合同管理小组负责合同管理制度的制定与修订，对重大合同进行审核，监督合同的履行等。法务部负责合同的合法性审查，起草、审核合同文本，处理合同纠纷等法律事务；财务部负责对合同涉及的资金、税务等财务事项进行审核和监督；业务部门负责合同的前期洽谈、起草、执行和跟进，及时反馈合同履行中的问题。

三、合同的签订

1.合同签订的准备

业务部门在签订合同前，应对合同对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力等进行全面调查。调查内容包括但不限于对方的营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况等。调查可以通过实地考察、查询工商档案、向相关部门咨询等方式进行。业务部门应根据调查结果形成书面报告，经部门负责人审核后，作为是否签订合同的重要依据。

2.合同文本的起草

合同文本原则上由业务部门负责起草。起草合同应使用公司统一的合同模板，如无适用模板，应参照相关法律法规和行业惯例进行起草。合同文本应明确双方的权利和义务，条款内容应具体、明确、完整，避免使用模糊、歧义的语言。合同应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。

3.合同的审核

业务部门起草好合同文本后，应先进行内部审核，审核内容包括合同的商务条款、技术条款、风险评估等。审核通过后，将合同文本及相关资料提交给法务部和财务部进行审核。法务部主要审核合同的合法性、条款的完备性、法律风险的防范等；财务部主要审核合同的资金安排、财务风险、税务处理等。审核部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并提出书面审核意见。业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改，直至审核通过。

4.合同的签订

经审核通过的合同，由业务部门报公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司合同专用章。签订合同应使用黑色或蓝色钢笔、签字笔，签字应清晰可辨。合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给法务部、财务部等相关部门备案。

四、合同的履行

1.合同履行的跟踪

业务部门是合同履行的责任部门，应指定专人负责合同的跟踪和执行。在合同履行过程中，应及时了解对方的履行情况，如发现对方有违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向合同管理小组报告。业务部门应建立合同履行台账，记录合同的履行进度、付款情况、交付情况等信息，定期对合同履行情况进行检查和分析。

2.合同变更与解除

在合同履行过程中，如需变更或解除合同，业务部门应与对方协商一致，并签订书面变更或解除协议。变更或解除协议应按照合同签订的程序进行审核和签订。如因不可抗力、对方违约等原因导致合同无法履行，业务部门应及时收集相关证据，并按照法律规定和合同约定的程序通知对方解除合同。

3.合同纠纷的处理

发生合同纠纷时，业务部门应及时收集和整理相关证据，包括合同文本、往来函件、付款凭证、交付凭证等，并向法务部报告。法务部应根据纠纷的具体情况，制定处理方案，采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。在处理合同纠纷过程中，业务部门应积极配合法务部的工作，提供必要的协助和支持。

五、合同的归档与保管

1.合同的归档

合同签订后，业务部门应在[X]个工作日内将合同原件及相关资料（包括合同审批表、审核意见、补充协议等）移交公司档案室归档。档案室应按照合同的类别、签订时间、对方当事人等进行分类整理，并建立合同档案目录。

2.合同的保管

公司档案室应设置专门的合同保管区域，配备必要的保管设备，确保合同档案的安全。合同档案的保管期限按照国家有关规定和公司的实际情况确定，一般不少于[X]年。对于涉及公司商业秘密的合同，应采取必威体育官网网址措施，严格限制查阅和复制。

3.合同的查阅与复制

公司内部各部门因工作需要查阅或复制合同档案的，应填写《合同查阅/复制申请表》，经部门负责人批准后，到档案室办理查阅或复制手续。查阅或复制合同档案时，应遵守档案室的相关规定，不得损坏、涂改、丢失合同档案。

六、监督与考核

1.合同管理的监督

合同管理小组应定期对公司合同管理情况进行检查和监督，检查内容包括合同签订的程序是否合规、合同履行情况是否良好、合同档案管理是否规范等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。

2.合同管理的考核

公司将合同管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，对合同管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励；对因合同管理不