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企业会议纪要编写规范及范例

一、引言

会议纪要作为会议成果的书面载体，是传递会议精神、明确工作责任、跟踪任务进展的重要工具。规范的会议纪要能够保证会议决议的有效落地，为后续工作提供清晰指引。本指南旨在明确企业会议纪要的编写规范、操作流程及标准模板，帮助各层级人员高效完成纪要撰写工作。

二、会议纪要的适用场景与价值定位

（一）适用场景

企业内部各类正式会议均需形成会议纪要，常见场景包括：

例会：如周例会、月度工作会、季度总结会等，用于同步工作进展、部署阶段性任务；

专题会议：如项目评审会、需求讨论会、问题解决会等，聚焦特定议题形成决策或方案；

决策会议：如战略研讨会、预算审批会、人事任免会等，记录关键决策过程及结果；

跨部门协调会：如资源对接会、流程优化会等，明确部门间协作分工与责任边界。

（二）价值定位

责任追溯：清晰记录决议事项及行动项，避免职责模糊；

信息同步：帮助未参会人员快速知晓会议核心内容；

进度跟踪：为后续任务督办、绩效考核提供依据；

知识沉淀：积累会议成果，为企业决策复盘提供历史资料。

三、会议纪要编写全流程操作指南

（一）会前准备：明确要素，夯实基础

获取会议基本信息

提前向会议组织者确认会议主题、时间、地点、主持人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议议程及预期目标；

若涉及议题背景材料，提前熟悉内容，明确需重点记录的关键信息（如数据、方案对比、争议点等）。

准备记录工具

电子记录：优先使用电脑或平板电脑，提前创建纪要文档框架（含会议基本信息、议题、决议、行动项等模块），便于实时编辑；

纸质记录：备好专用笔记本，提前标注议程序号，预留“决议事项”“行动项”等专项记录区域。

明确记录重点

根据会议类型预判记录侧重点：例会重点关注“任务进展/问题/下一步计划”，决策会重点关注“方案对比/决策依据/最终结论”，专题会重点关注“问题分析/解决方案/责任分工”。

（二）会中记录：抓取关键，客观准确

记录会议基本信息

首先完整记录会议名称（需体现会议主题，如“2024年Q3销售目标分解研讨会”）、时间（精确到上下午，如“2024年7月15日14:00-16:30”）、地点（线上会议需注明平台及会议号，如“腾讯会议会议号：123-456-789”）、主持人（经理）、记录人（助理）、参会人员（按部门/职务列出，如“销售部：总监、主管；市场部：经理”）、缺席人员及原因（如“研发部主管：因项目评审冲突请假”）。

按议程记录讨论要点

逐项记录会议议程，每个议题下需包含：

讨论背景：简要说明议题缘起（如“针对Q2销售未达标问题，需调整Q3策略”）；

核心观点：记录参会人员的主要发言（避免逐字记录，提炼关键结论，用“经理提出：‘需加强渠道下沉，重点开发三线城市客户’”“主管建议：‘将线上推广预算增加20%’”等客观表述）；

争议点：记录未达成一致的分歧（如“关于预算分配，市场部主张侧重线上，销售部主张侧重线下，未最终确定”）。

突出决议事项与行动项

决议事项：对会议达成的明确结论需单独标注（如“决议：Q3销售目标调整为5000万元，渠道下沉与线上推广同步推进”）；

行动项：采用“任务+负责人+截止时间”三要素记录（如“行动项1：市场部经理负责制定线上推广方案，7月25日前提交；行动项2：销售部主管负责梳理三线城市客户清单，7月20日前完成”）。

记录关键数据与附件

涉及数据、图表、方案名称等内容需准确记录（如“历史数据显示，三线城市客户占比仅15%，但同比增长30%”“附件：《Q3销售目标分解表（草案）》”）；

会议中提及的文件、报告等，需在纪要末尾“附件清单”中列明。

（三）会后整理：核对补充，规范定稿

整理初稿

会议结束后2小时内完成初稿整理，保证逻辑清晰（按议程顺序）、内容完整（无遗漏关键决议/行动项）、语言简洁（避免口语化表达，如“我觉得”改为“与会人员认为”）。

核对信息准确性

重点核对参会人员名单、决议内容、行动项负责人及截止时间等关键信息，必要时与主持人或相关参会人员确认（如“*经理，关于行动项3的截止时间，会议中明确是8月10日吗？”）。

审核与分发

初稿完成后提交主持人审核（重大会议需抄送参会人员确认），根据反馈修改后形成正式版本；

正式纪需在会议结束24小时内分发至参会人员、抄送相关领导及存档部门，并注明“会议纪要正式版，请查收执行”。

四、会议纪要标准模板与填写说明

（一）会议纪要标准模板

会议名称

会议时间

年月日时分-时分

会议地点

（线上/线下，线上需注明平台及会议号）

主持人

记录人

参会人员

（按部门/职务列出，多人可另页）

缺席人员

（姓名及原因）

抄送人员

会议议程

讨论记录（含背景、核心观点、争议点）

决议事项

行动项

议题1：（如：Q3销售目标分解方案讨论）

1.背景：Q2销售完