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合同结算及货款核销流程说明

——规范操作与风险控制指南

一、引言

合同结算与货款核销是企业财务管理的核心环节，直接关系到资金周转效率、财务数据准确性及经营风险控制。规范的流程不仅能确保交易双方权利义务的履行，更能为企业提供清晰的财务脉络，支持战略决策。本文将从实务角度出发，系统梳理合同结算与货款核销的全流程要点，为企业日常操作提供参考。

二、合同结算流程

合同结算以合同条款为依据，以实际履约为前提，需经过多部门协同确认，确保合规性与准确性。

（一）合同条款的梳理与确认

结算启动前，业务部门需与财务部门共同核对合同核心条款，包括：

价格与支付条件：明确单价、总价、折扣方式、付款周期（如预付、到付、分期付款比例）及支付账户信息；

交付标准：货物验收的数量、质量要求，或服务履行的节点确认依据（如验收报告、签收单）；

违约责任：逾期付款、交付不符等情况的处理方式，避免后续争议。

要点：若合同条款存在模糊表述（如“验收合格后付款”未明确验收标准），需提前与合作方书面确认，修订补充协议作为结算依据。

（二）货物交付或服务履行的确认

结算的前提是实际履约完成。业务部门需收集以下凭证：

货物交付：由对方签收的送货单、入库单，或物流签收记录（需注明品名、规格、数量、日期）；

服务履行：服务验收单、成果确认函，或阶段性工作成果报告（需双方签字盖章）。

风险提示：若存在部分交付或分阶段履约，需按合同约定的比例或节点单独结算，避免全额结算后发现履约瑕疵。

（三）结算申请的发起

业务部门根据履约凭证，填写《结算申请表》，附齐以下资料提交财务部门：

1.合同原件或复印件（首次结算需提供）；

2.履约确认凭证（如签收单、验收报告）；

3.合规发票（需与合同主体、金额一致，特殊情况需提供发票开具说明）；

4.其他补充资料（如调价函、折扣审批单）。

注意：申请表需经业务部门负责人签字确认，确保数据真实、附件完整。

（四）内部审核与审批

财务部门收到申请后，按以下流程审核：

初审：核对发票合规性（税率、抬头、备注栏）、履约凭证与合同条款的一致性；

复审：结合历史交易记录，确认是否存在预付款抵扣、质保金预留等情况；

审批：根据企业授权体系，由财务负责人、分管领导逐级审批，大额结算需提交总经理办公会审议。

效率优化：建议通过财务系统线上流转审批，缩短纸质单据传递时间。

（五）开具与交付发票

若结算方为收款方，财务部门需在审批通过后3个工作日内开具发票，并由业务部门跟踪对方签收记录（如快递签收单、邮件回执），避免发票遗失或延迟交付导致的付款延误。

（六）货款的催收与到账确认

主动催收：业务部门需在付款期限前5个工作日提醒对方付款，逾期未到账的，启动催收流程（如发送催款函、上门沟通）；

到账确认：财务部门每日核对银行流水，匹配结算申请信息，确认到账后通知业务部门，并更新应收账款台账。

三、货款核销流程

货款核销是财务部门对已收款项与应收款项进行匹配、冲销的过程，需确保账实一致、数据可追溯。

（一）收款信息的核对

财务部门收到银行到账通知后，需完成以下工作：

1.信息匹配：将银行回单中的付款方名称、金额与应收账款明细核对，确认对应合同编号及结算批次；

2.异常处理：若出现“付款方与合同主体不一致”“金额与结算申请不符”等情况，需立即联系业务部门核实，要求对方提供代付款说明或差额调整函。

（二）会计处理与账务核对

记账：财务部门根据核对无误的收款凭证，借记“银行存款”，贷记“应收账款”，并在摘要中注明合同号及核销批次；

对账：每月末，财务部门与业务部门共同核对“应收账款台账”与“实际收款记录”，差异项需出具《对账差异说明》，明确原因及处理方案。

（三）核销凭证的整理与归档

核销完成后，需将以下资料按合同编号归档：

银行回单、收款凭证；

结算申请审批单、履约确认凭证；

对账差异说明（如有）。

档案管理要求：纸质档案保存期限不少于合同有效期后5年，电子档案需备份至企业云盘，防止数据丢失。

（四）坏账处理与特殊情况说明

对逾期超过约定时间（如180天）且催收无效的款项，财务部门需按企业制度计提坏账准备，并由业务部门提交《坏账核销申请》，经审计部门核查后，报管理层审批。审批通过后，进行坏账核销的会计处理。

四、关键控制点与注意事项

1.凭证合规性：所有结算凭证需真实、完整，避免“先结算后补票”“无凭证结算”等违规操作；

2.审批时效：各环节审核需在3个工作日内完成，超时需书面说明原因，避免因内部流程延误影响合作关系；

3.信息同步：业务部门与财务部门需定期共享合同变更、履约进度等信息，避免因信息脱节导致错付、漏付；

4.风险预警：对同一客户累计逾期金额超过一定比例