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采购流程及供应商评估管理工具

引言

本工具旨在为企业构建标准化、可追溯的采购流程及供应商管理体系，通过规范需求提报、供应商筛选、合同执行、绩效评估等关键环节，降低采购成本、控制供应风险，提升供应链整体效率。适用于制造业、零售业、服务业等各类企业的日常采购及战略采购场景，支持不同规模采购项目的全流程管理。

一、适用范围与应用场景

（一）行业覆盖

本工具适用于需开展商品或服务采购的企业，包括但不限于：

制造业：原材料、零部件、生产设备采购；

零售业：商品采购、物流服务采购；

服务业：办公用品采购、IT服务采购、营销服务采购；

其他行业：工程项目采购、咨询服务采购等。

（二）场景适配

新供应商引入场景：当企业需要开发新供应商以扩大供应来源、优化成本结构或引入新技术/服务时，通过本工具完成供应商寻源、资质审核、现场考察及评估准入。

常规采购执行场景：针对重复性、标准化采购需求（如办公用品、MRO物料），通过本工具规范需求审批、询比价、订单下达及收付款流程，保证采购效率与合规性。

战略供应商管理场景：对长期合作的核心供应商（如原材料主供应商、物流服务商），通过本工具开展定期绩效评估，识别合作风险，推动持续改进。

采购合规管控场景：为满足企业内控或外部监管要求（如招投标法、反商业贿赂规定），通过本工具实现采购流程留痕、审批权限管控、供应商资质动态管理，降低合规风险。

二、采购全流程操作步骤

（一）需求提报与审批

目标：明确采购需求，保证需求合理、预算可控。

操作步骤：

需求发起：需求部门填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额、用途等信息，并附相关技术文档（如图纸、规格书）。

示例：生产部需采购“A型号轴承100件，精度P0级，30天内交付，预算5万元”。

需求初审：部门负责人审核需求的必要性、合理性及预算匹配性，签字确认后提交至采购部门。

关键点：审核需求是否与业务计划匹配，是否存在可替代方案（如内部调拨、租赁）。

采购复核：采购部门对接需求部门，确认技术参数及交付时间，核查库存情况（如适用），避免重复采购。

最终审批：根据采购金额及企业授权体系，由采购经理、财务总监、总经理等分级审批：

金额≤1万元：采购经理审批；

1万元＜金额≤5万元：采购经理+财务总监审批；

金额＞5万元：总经理审批。

审批通过后，《采购任务单》，进入供应商寻源环节。

（二）供应商寻源与筛选

目标：获取合格供应商资源，保证供应能力与需求匹配。

操作步骤：

寻源渠道：通过以下渠道收集供应商信息，建立潜在供应商库：

内部推荐：企业内部各部门推荐合作过的优质供应商；

公开平台：招标网、行业电商平台（如巴巴1688）、专业数据库（如邓白氏）；

主动开发：参加行业展会、拜访行业协会、通过网络有哪些信誉好的足球投注网站定向联系厂家；

供应商自荐：接收供应商主动提交的资料。

初步筛选：采购部门根据《供应商准入标准》（见附件1）对潜在供应商进行基础筛选，剔除不符合基本条件的供应商：

准入标准包括：合法经营资质（营业执照、相关行业许可证）、注册资金≥100万元（或根据采购项目调整）、成立年限≥2年、无严重违法失信记录等。

资质审核：对通过初步筛选的供应商，要求提供以下资料并加盖公章，存档备查：

营业副本、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）；

相关资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业特殊资质）；

近3年类似业绩合同（至少2份）；

法定代表人身份证明、授权委托书及联系人信息。

审核通过后，录入《合格供应商名录》。

（三）询价/招标与比选

目标：获取最优采购价格及服务条件，保证性价比。

操作步骤：

方式选择：根据采购金额、市场供需情况确定采购方式：

询比价：适用于金额≤5万元、标准化程度高的物品（如办公用品、标准件），邀请3家及以上合格供应商报价；

招标采购：适用于金额＞5万元或复杂项目（如设备采购、工程服务），采用公开招标或邀请招标（邀请供应商≥3家）；

单一来源：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品），需提供独家授权证明及合理性说明，按企业特殊流程审批。

文件发出：向选定供应商发出《询价单》或《招标文件》，明确技术要求、报价要求（含是否含税、运费、售后服务等）、交付时间、付款条件、投标截止时间等。

报价收集：在截止时间前收集供应商报价，要求密封提交（招标项目），并在《报价记录表》中登记供应商名称、报价、有效期、核心优势等信息。

比选分析：组织采购小组（含需求部门、采购部门、财务部门、技术部门）对报价进行综合评估：

定量指标：价格（权重40%-60%）、质量承诺（如合格率≥98%，权重20%-30%）、交付周期（权重10%-20%）；

定性指标：供应商信誉、售后服务能力、合作配合度。

评估结果形成《供应商比选报告》，推荐1-2家中