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销售合同管理与客户关系维护工具模板手册

一、工具背景与应用价值

在销售业务开展过程中，合同管理是保障交易合规、降低企业风险的核心环节，而客户关系维护则是提升客户满意度、促进复购与转介绍的关键抓手。传统模式下，销售团队常面临合同条款遗漏、审批流程低效、客户信息分散、跟进记录缺失等问题，不仅影响工作效率，还可能导致企业利益损失或客户流失。

本工具模板类手册旨在通过标准化的表格设计与流程规范，帮助销售团队实现合同全生命周期管理（从起草到归档）与客户关系精细化维护（从信息沉淀到价值深化），保证业务流程可控、数据可追溯、客户体验优化，最终提升团队整体业绩与客户忠诚度。

二、销售合同全流程管理工具

（一）适用场景：从需求到履约的全链路管控

销售合同管理工具适用于企业销售部门处理各类业务合同的全流程场景，包括但不限于：

新客户签约：首次合作时合同的起草、审核与签订，明确双方权利义务；

老客户续约：合作到期前合同的修订与续签，基于历史合作条款优化新条款；

订单变更：履约过程中因需求调整导致的合同补充协议签订；

风险预警：对合同履约进度、回款节点、违约风险进行实时监控。

（二）标准操作步骤：四步实现合同高效管理

1.合同起草与需求确认

操作目标：根据客户需求与公司政策，起草内容完整、条款清晰的合同文本。

操作步骤：

第一步：收集客户需求。销售代表*与客户沟通确认合作细节，包括产品/服务名称、规格型号、数量、单价、交付时间、付款方式、验收标准等关键信息，填写《合同需求确认单》（见表2-1），由客户签字确认后作为合同附件。

第二步：选择合同模板。根据合同类型（如采购合同、服务合同、框架协议）从公司模板库中调用标准模板，避免遗漏必备条款（如违约责任、争议解决方式）。

第三步：起草合同。将客户需求信息填入模板，补充公司内部条款（如知识产权声明、必威体育官网网址条款），保证金额、日期等关键数据准确无误。

2.内部审批与风险审查

操作目标：通过多部门协同审核，降低合同法律风险与财务风险。

操作步骤：

第一步：提交审批。销售代表将起草完成的合同及《合同需求确认单》通过OA系统或审批流程提交至销售经理*审核。

第二步：法务审查。法务专员*重点审核合同条款的合法性、合规性，如违约责任是否明确、争议解决约定是否有效，对修改条款标注说明并反馈。

第三步：财务审核。财务专员*审核合同金额、付款方式、开票信息等是否符合公司财务制度，保证回款节点与现金流匹配。

第四步：终审生效。销售总监*对通过法务、财务审核的合同进行最终审批，审批通过后形成《合同审批进度表》（见表2-2）留存。

3.合同签订与归档

操作目标：完成合同签署并规范存档，保证后续履约可追溯。

操作步骤：

第一步：合同打印与用印。审批通过后，销售代表打印合同文本（一式两份或三份），加盖公司公章及合同专用章，保证骑缝章完整。

第二步：客户签署。将合同送达客户，由客户法定代表人或授权代表签字并加盖公章，留存客户签字盖章页原件。

第三步：合同登记。签订后1个工作日内，销售代表在《合同台账登记表》（见表2-3）中录入合同编号、签约方、金额、签订日期、履约期限等信息，同步更新至公司合同管理系统。

第四步：资料归档。将合同原件、《合同审批进度表》《需求确认单》等资料整理成册，按“客户名称+合同编号”分类归档，电子版备份至指定服务器。

4.履约跟踪与预警

操作目标：实时监控合同执行进度，及时发觉并处理履约异常。

操作步骤：

第一步：制定履计划。销售代表根据合同约定，制定《合同履约跟踪表》（见表2-4），明确交付节点、回款时间、验收标准等关键事项，责任到人。

第二步：进度更新。每周更新履约进度，如生产进度、物流信息、客户反馈等，在跟踪表中记录实际完成情况与计划的偏差。

第三步：风险预警。当出现延迟交付、回款逾期等风险时，销售代表需在24小时内启动预警机制，向销售经理提交《合同风险预警表》（见表2-5），说明原因及解决方案，并跟进处理结果。

（三）核心工具表格：模板与字段说明

表2-1：合同需求确认单

项目

内容

客户确认签字

客户名称

*公司

合作产品/服务

*型号产品，含安装调试服务

规格参数

……

数量

100台

单价（含税）

￥5,000/台

合同总金额

￥500,000（大写：伍拾万元整）

交付时间

2023年12月31日前

交付地点

客户指定仓库

付款方式

签约后30日内付30%预付款，交付验收合格后付65%，质保期满付5%

验收标准

按双方确认的技术参数及行业标准执行

其他特殊要求

……

日期

2023年11月10日

表2-2：合同审批进度表

合同编号

合同名称

提交人

提交日期

审批节点

审批人

审批意见

审批日期

HT*公司产品采购合同

*

2023-11-12

销售经理审核

*

同意

2023