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档案管理规章制度

档案管理规章制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位档案管理，维护档案的完整、准确、系统与安全，提高档案利用效率，服务各项工作开展，根据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等法律法规及行业标准，结合本单位实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本单位各部门、各分支机构（以下统称“各部门”）在各项活动中形成的各种形式档案的管理，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案、电子档案等。

第三条基本原则

档案管理遵循“统一领导、分级负责、规范整理、安全必威体育官网网址、高效利用”的原则，确保档案工作与单位发展相适应，实现档案管理的制度化、规范化、信息化。

第二章管理机构与职责

第四条组织领导

成立档案管理工作领导小组，由单位主要负责人任组长，分管负责人任副组长，各部门负责人为成员。领导小组职责包括：审定档案管理制度、统筹协调档案工作重大事项、监督检查档案工作开展情况。

第五条档案管理部门

本单位设立档案管理部门（如综合管理部或档案室），是档案管理工作的职能机构，履行以下职责：

（一）贯彻执行档案法律法规及上级单位相关规定，制定和完善本单位档案管理制度；

（二）负责对各部门文件材料的形成、积累、整理、归档进行指导和监督；

（三）负责档案的接收、分类、整理、保管、鉴定、统计、利用和销毁工作；

（四）负责档案信息化建设，推动电子档案管理与应用；

（五）组织开展档案业务培训与宣传活动，提升全员档案意识。

第六条各部门职责

（一）指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作；

（二）按照档案管理部门要求，规范形成应归档文件材料，确保内容真实、手续齐全、格式规范；

（三）按时向档案管理部门移交档案，并办理交接手续；

（四）配合档案管理部门做好档案检查、指导和利用工作。

第三章档案的收集与整理

第七条归档范围

各部门在管理、业务、科研、基建、人事、财务等活动中具有保存价值的各种形式文件材料，均应纳入归档范围。具体包括：

（一）文书档案：反映本单位职能活动的各类公文（请示、报告、批复、通知等）、会议材料、工作计划、总结、调研材料、信访记录等；

（二）科技档案：科研课题申报、立项、研究、验收材料，基建项目立项、设计、施工、竣工、验收材料，设备购置、安装、调试、使用、维护材料等；

（三）人事档案：员工招聘、录用、合同、培训、考核、任免、奖惩、薪酬、退休等材料；

（四）会计档案：会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单、纳税申报材料等；

（五）声像档案：反映本单位重要活动、会议、成果的照片、录音带、录像带、光盘等；

（六）电子档案：各类业务系统中形成的具有保存价值的电子文件，包括文本、图像、音频、视频、数据库等；

（七）其他具有保存价值的文件材料，如荣誉证书、实物、合同、协议等。

第八条归档时间

（一）文书档案、声像档案：在次年6月30日前完成上一年度档案的整理归档；

（二）科技档案：在项目完成后3个月内完成归档；

（三）人事档案：在员工入职、离职、职务变动等事项发生后1个月内完成材料归档；

（四）会计档案：在会计年度终了后，由财务部门整理保管1年，于次年3月底前移交档案管理部门；

（五）电子档案：按照电子文件形成周期，实时或定期归档，确保电子档案与纸质档案同步归档。

第九条归档要求

（一）文件材料必须反映本单位真实活动内容，内容真实、准确、完整，手续齐全（如签字、盖章）；

（二）文件材料原则上应为原件，若为复印件需注明“与原件核对无异”并加盖公章；

（三）文件材料格式规范，字迹清晰，易于长期保存（禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久书写材料）；

（四）电子文件应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）要求，确保元数据完整、格式可读、加密规范；

（五）归档材料需填写《文件材料归档交接清单》，一式两份，由交接双方签字确认后各执一份。

第十条整理规范

（一）分类：根据本单位职能和档案特点，采用“年度—机构—问题”“项目—专业—阶段”等方法分类，分类方案应科学、稳定，便于管理；

（二）组卷：遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，按不同价值、不同类型组卷。一个案