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行政公文管理工具与规范手册

一、引言

本手册旨在规范行政公文从拟制、流转、归档到查询的全流程管理，保证公文处理的规范性、高效性和安全性，适用于公司/单位各部门及涉及公文处理的相关岗位。通过明确操作标准、统一管理工具，助力提升公文管理质量，保障政令畅通与信息传递准确。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于公司/单位内部各类行政公文的管理，包括但不限于通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等，涵盖纸质公文与电子公文的全生命周期管理。

（二）典型应用场景

日常收文处理：接收上级单位、外部机构发来的公文，需完成登记、拟办、批办、承办及归档全流程。

示例：收到《市人力资源和社会保障局关于开展2024年度职业技能培训工作的通知》，需及时登记并呈报领导批办至相关部门落实。

部门间发文流转：各部门需以正式公文形式向上级汇报、向平行部门沟通或向下级部署工作时，启动发文流程。

示例：人力资源部拟制《关于2024年员工体检安排的通知》，需经部门负责人审核、办公室核稿、分管领导签发后印发。

重要文件归档查询：年度工作总结、重大会议纪要、合同类公文等需长期保存的文件，完成归档后支持按需查询。

示例：年度总经理办公会会议纪要整理归档后，后续需查阅“2024年Q3市场拓展会议决策”时，可通过档案目录快速定位。

三、收文管理全流程操作指南

收文管理指对外来公文（含上级来文、外部单位来函等）的接收、登记、拟办、批办、承办、催办及归档过程，需严格按照“当日收文、当日登记、快速流转”原则执行。

（一）第一步：公文签收与初步核验

操作人：办公室文秘岗（或指定收文人员）

操作内容：

收到纸质公文时，检查信封/包装是否完好，核对公文份数、密级（如有）是否与清单一致；

收到电子公文时，通过指定办公系统，核验文件格式（PDF/Word）、标题、发文字号是否完整，附件是否齐全；

确认公文无误后，在《收文登记表》（见模板一）中记录“收文日期”“来文单位”“文号”“标题”“密级”“份数”“收文人”等信息；

如发觉公文破损、信息不全或误收，立即与来文单位联系核实并记录处理结果。

（二）第二步：拟办意见提出

操作人：办公室负责人/指定拟稿人

操作内容：

根据公文内容，初步判断承办部门（如涉及人事事项的转人力资源部，涉及财务事项的转财务部）；

在《收文处理笺》（见模板二）上填写“拟办意见”，明确承办部门、办理要求（如“请于X月X日前反馈落实情况”）及建议呈报领导（如“呈报总经理阅示”）；

对于紧急公文，标注“特急”字样，并电话通知承办部门负责人。

（三）第三步：领导批办

操作人：单位分管领导/主要领导

操作内容：

办公室将《收文处理笺》及公文原件呈报领导审阅；

领导根据拟办意见及工作实际，在“批办意见”栏签署具体指示（如“同意人力资源部牵头落实，结果报办公室备案”），并签名、注明日期；

对于需多部门协同办理的公文，明确牵头部门及配合部门职责。

（四）第四步：公文承办与催办

操作人：承办部门负责人/指定经办人

操作内容：

承办部门收到批办后的公文，在1个工作日内确认接收，明确经办人（**）；

经办人根据批办意见落实办理，需拟制回复文件的，按发文流程处理；仅需反馈结果的，在规定时限内填写《承办结果反馈表》（见模板三），经部门负责人审核后交办公室；

办公室对临近办理期限的公文（如距截止日不足3个工作日），通过电话或办公系统向承办部门发出催办提醒，记录催办时间及结果。

（五）第五步：公文归档

操作人：办公室档案管理员

操作内容：

承办部门完成办理后，将公文原件（含领导批示、办理过程材料）交办公室；

档案管理员核对公文完整性，按“年度—类别—文号”规则整理，在《档案目录表》（见模板四）中登记归档信息；

电子公文同步至档案管理系统，与纸质档案建立关联，保证线上线下一致。

四、发文管理全流程操作指南

发文管理指本单位内部拟制、审核、签发、印发、归档的各类公文，需遵循“谁拟稿谁负责、谁审核谁把关、谁签发谁审批”原则，保证内容准确、格式规范、程序合规。

（一）第一步：公文拟稿

操作人：部门经办人（**）

操作内容：

根据工作需求确定公文类型（如“通知”“请示”），使用单位统一的公文模板（见模板五）拟稿；

内容需包括标题（准确简明，如“关于举办2024年度消防安全培训的通知”）、主送机关（明确接收单位）、（逻辑清晰、要素齐全，含事项、要求、时限等）、附件（如有，注明名称及份数）、发文机关、成文日期；

涉及多个部门职责的，需事先征求相关部门意见并形成一致意见，在拟稿单上注明“会签部门：部、部”。

（二）第二步：部门审核

操作人：部门负责人

操作内容：

审核公文内容是否符合部门职责、数据是否准确（如涉及人数、金额等）、会签手续是否完备；

对公文格式进行初步检查（如字体、字号、行距是否符