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行政机关档案管理流程

行政机关档案管理是行政管理工作的重要组成部分，是维护机关历史真实面貌、保障工作有序开展、服务决策参考的基础性工作。其流程的规范化、科学化直接关系到档案的质量与利用效能。本文将从档案的形成、整理、鉴定、保管、利用及移交等环节，系统阐述行政机关档案管理的标准流程与操作要点。

一、档案的收集与形成：源头把控，夯实基础

档案管理的首要环节在于确保应归档文件材料的齐全、完整与规范。这一环节贯穿于行政机关各项工作的始终，需要机关各部门及全体工作人员的共同参与。

1.明确收集范围与要求

行政机关在各项职能活动中形成的，具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料，均属于收集范围。这包括但不限于：本机关制发的各类公文（命令、决定、通知、报告、请示、批复等）；上级机关下发的与本机关业务相关的重要文件；下级机关报送的具有查考价值的请示、报告等；机关在行政管理、执法、服务等活动中产生的会议记录、纪要、调研材料、统计报表、合同协议、声像制品、电子文件等。文件材料的形成应符合《党政机关公文处理工作条例》等相关规定，做到格式规范、内容真实、字迹清楚、手续完备。

2.规范文件材料的积累

各部门应指定专人负责本部门文件材料的日常积累与初步整理，确保文件材料在办理完毕后及时收集，避免遗漏或散失。积累过程中，应注意区分归档与不归档文件，对不归档文件按规定处理，对归档文件则需妥善保管，防止破损、污染或泄密。

3.定期集中收集

机关档案管理部门（或档案员）应根据工作实际，制定定期收集制度，通常按月或按季度向各部门收集应归档文件材料。对于一些专项工作、重大活动或会议形成的文件材料，应在工作结束后及时组织收集，确保其系统性和完整性。

二、档案的整理与编目：系统有序，科学管理

整理与编目是档案管理的核心环节，旨在将零散的文件材料系统化、条理化，便于后续的保管和利用。

1.分类

依据《机关档案管理规定》及相关行业标准，结合本机关的职能特点和工作实际，确定科学合理的分类方案。常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据需要组合使用。例如，通常先按年度分开，再按组织机构或问题进行二级分类。分类应保持一致性和稳定性，避免频繁变动。

2.组合（立卷或组件）

将同一分类项下的文件材料，按照其形成的内在联系和逻辑顺序进行组合。传统方式为“立卷”，即将相关文件组合成案卷；当前更提倡“文件级”整理，即以“件”为单位进行整理，一件文件可包括正本、定稿、附件等。组合时应遵循“遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值”的原则。

3.排列

在组合的基础上，对卷内文件或同类别文件进行系统排列。通常按文件形成时间先后顺序，或按文件重要程度、问题性质等进行排列。会议文件、统计报表等可按其自身特点排列。

4.编号（编页）

对每一件（或每一卷）文件材料编写页号或件号，确保每份文件都有唯一的标识。编号应准确、连续，便于统计和查找。

5.编目

编制档案目录是揭示档案内容、提供检索途径的关键步骤。主要包括：

*卷内文件目录/件内文件目录：登记卷（件）内文件的顺序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等信息。

*案卷目录/归档文件目录：以卷或件为单位，登记档案的档号、题名、起止日期、保管期限、页数、备注等信息，形成系统性的检索工具。

*著录：按照档案著录规则，对档案的主题内容、形式特征等进行分析、选择和记录，为计算机检索奠定基础。

6.装盒（装订）

将整理编目完毕的档案材料装入符合标准的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊信息，包括全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等。对于以件为单位整理的档案，单件文件可采用装订或不装订方式，采用装订方式的应便于翻阅。

三、档案的鉴定与保管：精准研判，安全守护

档案鉴定主要是对档案的价值进行评估，确定其保管期限；档案保管则是采取有效措施，维护档案的完整与安全。

1.价值鉴定与保管期限划分

依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本机关档案的实际情况，对已整理的档案进行价值鉴定，准确划分保管期限。保管期限一般分为永久、定期（长期和短期，或30年、10年）。永久保管的档案是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，具有长远利用价值的档案；定期保管的档案是指在一定时期内具有查考利用价值的档案。鉴定工作应由机关档案部门会同有关业务部门组成鉴定小组进行，确保鉴定结果的准确性和权威性。

2.库房管理

档案库房是保管档案的专用场所，应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”条件。库房内应保持适宜的温度（14℃-24℃）和相对湿度（45%-60%），配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

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