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采购需求申请与审批标准作业流程

一、流程适用范围与触发条件

本流程适用于公司各部门因生产经营、办公管理、项目建设等需要，对外采购商品或服务的需求申请与审批管理。具体触发场景包括但不限于：

日常办公用品（如文具、耗材）的定期或临时采购；

生产原材料、零部件的补充采购；

固定资产（如设备、仪器）的新购或升级；

外包服务（如设计、维修、咨询）的采购；

其他经公司规定的采购需求。

二、标准作业流程详解

本流程分为7个核心步骤，各环节责任部门/人需严格把控时间节点与输出质量，保证采购合规、高效。

步骤1：需求发起与材料准备

责任部门/人：需求部门（申请人*）

操作说明：

申请人*根据实际需求，填写《采购需求申请表》（见模板），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、期望交付时间等关键信息；

附必要的支撑材料，如：

资产类采购需提供《固定资产购置申请表》及可行性分析；

生产类采购需提供生产计划部出具的《物料需求计划》；

服务类采购需提供《服务需求说明书》（含服务范围、标准、考核指标等）；

材料需真实、完整，避免因描述模糊导致后续采购偏差。

输出物：《采购需求申请表（初稿）+支撑材料附件

关键控制点：需求描述清晰、预算测算准确（预估单价需参考历史数据或市场行情）。

步骤2：部门内部审核

责任部门/人：需求部门负责人*

操作说明：

部门负责人*审核采购需求的必要性（是否符合部门年度工作计划、是否为重复采购）、合理性（数量/规格是否过剩）、预算匹配度（是否在部门年度预算额度内）；

审核通过后，在《采购需求申请表》“部门负责人意见”栏签字确认，并注明“同意提交采购部门”；

若审核不通过，需注明原因并退回申请人*修改。

输出物：《采购需求申请表（部门审核通过版）

关键控制点：严控“非必要采购”，避免资源浪费；部门负责人对预算真实性负责。

步骤3：采购部门需求复核

责任部门/人：采购部门（采购专员*）

操作说明：

接收需求部门提交的申请材料，核对完整性（表格填写是否规范、附件是否齐全）；

复核采购需求的合规性：

是否属于公司《采购目录》内品类（目录外采购需额外说明）；

是否需履行招标、询比价等采购方式（如金额超X万元需公开招标）；

是否存在历史未完成采购需求（避免重复下单）；

对预估单价进行市场调研，若偏差超20%，需与申请人*沟通调整或提供市场询价依据；

复核通过后，在“采购部门意见”栏签字并提交财务部门；若复核不通过，注明原因退回需求部门。

输出物：《采购需求申请表（采购复核意见）

关键控制点：保证采购需求符合公司采购管理制度，预估价格公允。

步骤4：财务预算审核

责任部门/人：财务部门（财务审核人*）

操作说明：

审核采购预算的来源（是否对应年度预算科目）、金额是否超预算（如超预算需提供预算调整申请）；

核对付款方式（是否符合公司财务制度，如预付款比例≤30%）、资金计划（是否影响月度/季度资金安排）；

审核通过后，在“财务部门意见”栏签字并提交对应审批层级；若不通过，注明退回理由（如“预算科目不符”“超预算且无调整说明”）。

输出物：《采购需求申请表（财务审核通过版）

关键控制点：严守预算红线，保证资金合规使用。

步骤5：分级审批决策

责任部门/人：根据采购金额/类型对应审批人（分管领导、总经理、董事会）

操作说明：

根据公司《权限审批表》，执行分级审批：

小额采购（预估金额≤5万元）：由分管领导*审批，在“审批意见”栏签字；

中额采购（5万元＜预估金额≤20万元）：分管领导审核后，提交总经理审批；

大额采购（预估金额＞20万元）：总经理*审核后，提交董事会审批（需附《采购可行性研究报告》）；

特殊采购（如战略物资、独家供应商采购）：需增加法务部门合规性审查，审批人需重点关注“采购必要性”“价格合理性”。

输出物：《采购需求申请表（最终审批版）

关键控制点：审批人需对采购的合规性、经济性负最终责任，不得越权审批。

步骤6：采购任务执行与跟踪

责任部门/人：采购部门（采购专员*）

操作说明：

收到审批通过的《采购需求申请表》后，2个工作日内启动采购流程：

公开招标/邀请招标：按《招标管理办法》发布公告、接收投标、开标评标；

询比价：向3家及以上合格供应商询价，形成《询比价记录表》；

单一来源采购：需说明唯一性理由（如专利、专有技术），经总经理*审批后执行；

确定供应商后，签订《采购合同》（合同需经法务部门审核），明确质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等条款；

跟踪订单进度，保证供应商按时交付，如遇延期需及时通知需求部门并协调解决方案。

输出物：《采购合同》《订单》《询比价记录表》《招标文件》等

关键控制点：采购过程需留痕，合同条款需严谨，避免法律风险。

步骤7：验收与结果反馈

责任部门/人：需求部门（验收人*）、采