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学校干部人事档案规范化管理办法

一、管理体制与职责分工

学校干部人事档案管理坚持集中统一、分级负责原则，形成“党委领导、组织部门主管、档案机构保管、二级单位协同”的管理体系。

（一）学校党委职责

学校党委对干部人事档案工作负领导责任，将档案管理纳入干部队伍建设整体规划，定期研究解决档案管理中的重大问题，保障人员、经费、设施等必要条件。

（二）党委组织部职责

党委组织部作为干部人事档案工作的主管部门，负责统筹协调全校干部人事档案管理工作。具体职责包括：制定档案管理规章制度；指导、监督档案收集、整理、归档等业务流程；审核档案关键信息（如出生日期、参加工作时间、学历学位、职务职级等）；组织档案管理人员业务培训；协调处理档案利用中的特殊事项。

（三）档案馆（室）职责

档案馆（室）作为干部人事档案的集中保管机构，承担档案的日常保管、维护及提供利用等工作。具体职责包括：接收经组织部审核的干部人事档案及新增材料；按国家和地方档案管理标准完成档案整理、装订、编号；落实库房安全防护措施（防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防高温）；建立档案数字化副本并保障信息系统安全；定期对档案保管状况进行检查，形成检查记录。

（四）二级单位（部门）职责

各二级单位（部门）负责本单位管理干部人事档案材料的收集、初审与报送。具体职责包括：明确1名兼职档案员，负责本单位干部人事档案材料的日常收集；对拟归档材料的完整性、规范性进行初审（如是否签字盖章、是否符合格式要求、是否与档案已有信息冲突）；在干部职务变动、考核奖惩、学历晋升等事项完成后15个工作日内，将相关材料整理报送至组织部审核。

二、归档范围与材料要求

干部人事档案归档材料应真实、全面、规范，能够客观反映干部个人经历、政治素质、道德品行、业务能力、工作实绩等情况。归档范围及具体要求如下：

（一）履历类材料

包括《干部履历表》（含《干部简历表》《干部登记表》等）、个人简历及属于履历性质的登记表等材料。其中，《干部履历表》须使用必威体育精装版版本，由干部本人如实填写并签字确认，所在单位审核盖章后报送。

（二）自传类材料

包括干部本人撰写的自传、思想汇报、个人总结等材料。自传应涵盖个人成长经历、思想变化过程，一般每5年更新一次；思想汇报需结合年度考核或重大事件提交，字数不少于1000字。

（三）考核评价类材料

包括年度考核登记表、任期考核评价材料、平时考核材料、绩效考核结果、民主评议结果等。年度考核登记表须经本人签字、单位负责人审核、学校考核领导小组审定，于次年3月底前归档。

（四）学历学位类材料

包括高中及以上各阶段学历学位证书复印件、毕业生登记表、成绩单、学历学位认证材料等。复印件须经本人签字确认“与原件一致”，并由所在单位审核盖章；境外学历需附教育部留学服务中心认证报告。

（五）职务任免类材料

包括职务任免文件、岗位聘用（聘任）通知、试用期满考核合格材料、职级晋升审批表等。任免文件需为正式印发的红头文件，聘用（聘任）材料应包含岗位名称、任期、职责等关键信息。

（六）职称评审类材料

包括专业技术职务任职资格评审表、评审简表、聘任通知等。评审表须经所在单位初审、学校职称评审委员会评审、上级主管部门备案，相关材料需完整留存评审过程记录。

（七）奖励处罚类材料

包括校级及以上表彰奖励文件、奖励证书复印件、处分决定、解除处分决定、申诉处理结果等。奖励证书复印件需经本人签字确认，处分材料需包含错误事实、处理依据、本人意见等内容，由学校纪委或相关部门正式行文。

（八）工资待遇类材料

包括工资变动审批表、津贴补贴发放审批表、社保缴纳记录等。工资变动材料需经人事部门审核，社保记录需加盖社保机构公章。

（九）党团材料类

包括入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员材料、团籍材料等。入党志愿书须按党章规定的程序填写，关键环节（如支部大会决议、上级党委审批意见）需完整清晰。

（十）其他材料

包括健康检查表（含入职、年度体检报告）、离职（退休）审批材料、信访核查结论、审计报告等。健康检查表需由二级甲等及以上医院出具，离职（退休）材料需包含本人申请、单位意见、学校审批结果。

三、日常管理流程

（一）材料收集与初审

各二级单位兼职档案员应动态关注干部个人情况变化，及时收集相关材料。对新收集材料，需核对以下内容：材料是否为办理干部人事管理事项形成的正式文件；是否有填表人、经办人、审批人签字及单位公章；是否与档案已有信息矛盾（如学历时间与工作经历时间重叠）；是否符合国家和学校规定的格式要求（如A4纸型、手写材料需用蓝黑或黑色墨水）。

（二）材料鉴别与归档

二级单位初审通过后，将材料报送至组