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企业采购招标文件制作与审批模板

一、适用场景：哪些采购需求需启动招标流程

本模板适用于企业各类采购项目中，达到以下标准之一的招标文件编制与审批流程：

金额标准：单次采购预算金额达到10万元（含）以上（具体金额可根据企业内部《采购管理办法》调整）；

项目类型：涉及固定资产购置（如办公设备、生产设备）、服务外包（如IT运维、咨询服务、工程服务）、原材料/物资批量采购等；

合规要求：根据《中华人民共和国招标投标法》及企业内部规定，必须通过公开招标或邀请招标方式实施的采购项目；

风险管控：为避免采购过程不规范、价格虚高或供应商资质不足等问题，需通过标准化招标流程降低风险的项目。

二、全流程操作指南：从需求到审批的7个关键步骤

步骤1：需求调研与立项——明确采购“为什么做”

责任人：采购需求部门负责人、采购专员

操作内容：

需求部门根据业务发展需要，填写《采购需求申请表》（见模板1），明确采购项目名称、用途、预算金额、技术参数、交付时间等核心信息；

采购部门协同需求部门进行市场调研，包括同类产品/服务市场价格、供应商资质情况、技术可行性等，形成《采购需求调研报告》；

预算金额超过50万元的，需组织财务部、法务部进行预算评审，保证预算合理性与资金来源落实。

输出物：《采购需求申请表》《采购需求调研报告》《预算评审意见表》（如适用）。

步骤2：招标文件编制——搭建招标“框架”

责任人：采购专员、需求部门技术负责人、法务专员

操作内容：

采购专员根据《采购需求申请表》及调研结果，启动招标文件编制，内容需包含以下核心模块：

（1）招标公告/邀请函：明确项目名称、采购内容、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间等；

（2）投标人须知：包括招标范围、投标文件组成、投标保证金要求、开标/评标流程、废标条款等；

（3）采购需求与技术规格：详细说明产品/服务的技术参数、功能指标、质量标准、验收方法等（避免设置倾向性、排他性条款）；

（4）评标办法：明确评标标准（如价格分、技术分、商务分权重）、评标流程（初步评审→详细评审→推荐候选人）；

（5）合同主要条款：包括供货/服务范围、付款方式、违约责任、知识产权归属、争议解决方式等；

（6）其他附件：如投标文件格式、法定代表人授权书、廉洁承诺书等。

需求部门技术负责人审核技术参数的准确性与完整性；法务专员审核法律条款的合规性（重点审查是否存在违反《招标投标法》的风险点）。

输出物：《招标文件（初稿）》《技术参数审核意见表》《法律条款审核意见表》。

步骤3：内部审核与定稿——保证招标文件“合规无误”

责任人：采购部经理、法务部经理、财务部经理、总经理（或分管副总）

操作内容：

采购部组织召开招标文件内部评审会，参会人员包括采购专员、需求部门负责人、法务专员、财务专员等，重点审核：

（1）采购需求是否与业务目标匹配；

（2）技术参数是否设置合理（是否存在“量身定做”风险）；

（3）评标办法是否科学（能否有效筛选出性价比最优的供应商）；

（4）预算金额是否与市场行情一致；

（5）法律条款是否无遗漏或冲突。

根据评审意见修改招标文件，形成《招标文件（终稿）》，由采购部经理、法务部经理、财务部经理联合签字确认；

预算金额超过100万元的，需提交总经理（或分管副总）最终审批，审批通过后方可发布。

输出物：《招标文件评审会议纪要》《招标文件（终稿）》《招标文件审批表》（见模板2）。

步骤4：发布招标公告——公开征集“潜在投标人”

责任人：采购专员、行政部（或信息部）

操作内容：

公开招标项目：通过企业官网、采购平台、第三方招标平台（如中国采购与招标网）等渠道发布招标公告，公告期不少于5个工作日；

邀请招标项目：向3家及以上具备相应资质的供应商发出《投标邀请函》，邀请函需包含招标文件获取方式及截止时间；

供应商获取招标文件时，需提供营业执照副本、法定代表人身份证明（或授权委托书）、相关资质证书（如ISO认证、行业准入资质）等材料，采购专员进行资格预审（形式审查）。

输出物：《招标公告发布截图》《投标邀请函发送记录》《供应商资格预审表》。

步骤5：开标与评标——公平确定“中标候选人”

责任人：采购部、评标委员会（由技术专家、商务专家、财务专家组成，人数为5人以上单数）、监督人员（如纪检部代表）

操作内容：

开标：在投标截止时间后，组织公开开标，邀请所有投标人代表参加，检查投标文件密封情况，宣读投标报价、工期等关键信息，形成《开标记录表》；

评标：评标委员会独立评审，分为初步评审（检查投标文件是否实质性响应招标要求，如资格、技术参数、投标保证金等）和详细评审（按照评标办法打分，填写《评标打分表》）；

推荐候选人：评标委员会根据评标结果，按得分高低推荐1-3名中标候选人，形成《评标报告》（见模板3），说明推荐理由及未中标单位