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办公设备维修保养SOP规范

一、适用场景

本规范适用于公司各类办公设备的日常维护、定期保养及故障维修管理，涵盖设备类型包括但不限于：打印机（激光/喷墨）、复印机、多功能一体机、投影仪、电脑（台式/笔记本）、碎纸机、扫描仪、投影幕布等。适用对象为公司行政部、IT部设备管理人员、各业务部门设备使用人员及外部维修服务商，旨在规范设备全生命周期管理，降低故障率，延长设备使用寿命，保障办公效率。

二、职责分工

（一）设备管理员（行政部/IT部）

负责建立公司办公设备台账，记录设备型号、采购日期、保修期限、使用部门等基础信息；

制定设备年度保养计划，监督执行日常维护与定期保养工作；

接收设备故障报修申请，协调内外部维修资源，跟踪维修进度；

审核维修记录，保证维修质量及备件更换合规性；

定期组织设备使用培训，普及操作规范与日常保养知识。

（二）使用人员

严格按照设备操作手册规范使用设备，禁止违规操作（如强行卡纸后暴力拉扯、非原装耗材混用等）；

每日使用前后进行简单清洁（如设备表面粉尘、进纸器异物清理），检查设备基本状态（如电源、指示灯）；

发觉设备异常（如卡纸、异响、打印模糊、无法开机等）立即停止使用，通过指定流程报修，并详细描述故障现象；

参与设备保养培训，掌握日常维护技能，配合管理员完成定期保养工作。

（三）维修人员（内部/外部）

接到维修任务后，响应时间不超过2个工作小时（紧急故障1小时内响应）；

凭借专业工具与技能，准确诊断故障原因，制定维修方案；

维修过程中严格遵守操作规程，避免二次损坏；

更换备件需提前报备管理员，记录备件型号、数量及更换原因；

维修完成后测试设备功能，保证恢复正常，并向使用人员讲解注意事项；

填写《办公设备故障维修记录表》，详细记录维修过程与结果。

三、维修保养操作步骤详解

（一）日常维护（使用人员每日执行）

目标：保持设备清洁，预防常见故障，保证设备处于良好待机状态。

步骤1：设备表面清洁

关闭设备电源，拔掉电源线（如需深度清洁）；

使用干燥软布擦拭设备外壳、显示屏，避免使用湿布或腐蚀性清洁剂（如酒精、香蕉水）直接接触机身；

若设备表面有顽固污渍，用软布蘸取少量中性清洁剂擦拭后，立即用干布擦干。

步骤2：关键部位检查与清洁

打印机/复印机：打开进纸器，检查是否有异物（如订书针、碎纸），清理纸屑；用软毛刷清理硒鼓/墨盒周边粉尘；清洁扫描仪玻璃，避免指纹、污渍影响扫描质量；

投影仪：关闭镜头盖，用镜头专用清洁纸擦拭镜头（禁止用手直接触摸镜头）；清理通风口滤网，保证散热通畅；

碎纸机：清理纸屑盒，检查刀口是否有异物卡住，禁止放入金属、硬塑料等非纸张物品；

电脑：用软布擦拭键盘、鼠标，清理缝隙内灰尘；检查显示器电源线、数据线连接是否牢固。

步骤3：设备状态确认

开启设备，观察指示灯状态（如电源灯、就绪灯、错误灯）；

进行简单功能测试（如打印机测试页打印、复印机复印一张、碎纸机空转一次），确认设备运行正常；

若发觉异常（如指示灯闪烁、报警声、功能失效），立即停止使用，按“故障报修流程”上报。

（二）定期保养（设备管理员按周期组织，维修人员执行）

目标：深度清洁内部组件，检查易损件状态，提前发觉潜在故障，保障设备长期稳定运行。

保养周期

适用设备类型

保养项目

责任人

每周

打印机、复印机

清理进纸通道、定影组件粉尘；检查硒鼓/墨盒余量；测试打印/复印质量（分辨率、有无黑边/条纹）

维修人员

每月

投影仪、碎纸机

清洁投影仪滤网、风扇；检查碎纸机刀口磨损情况；添加碎纸机润滑油（刀口轴部）

维修人员

每季度

电脑、扫描仪

清理电脑主机内部灰尘（需断电操作，避免静电）；检查扫描仪传动带是否松动；清洁扫描仪玻璃及进纸器

维修人员

每半年

全部办公设备

全面检查电源线、数据线老化情况；测试设备各项核心功能（如复印机双面、投影仪亮度）；记录设备运行参数

设备管理员、维修人员

操作示例（以打印机季度保养为例）：

断开打印机电源，打开机壳；

用吸尘器或软毛刷清理内部定影辊、分离爪、搓纸轮粉尘，避免残留粉尘导致卡纸；

检查硒鼓电极是否氧化，用酒精棉片轻轻擦拭；

测试打印机自检页，确认打印浓度、对齐是否正常；

检查进纸器弹性是否适中，调整搓纸轮压力（若卡纸频繁）；

保养后恢复机壳，连接电源，进行多页打印测试，保证无误后关闭设备，填写《办公设备定期保养记录表》。

（三）故障报修与维修流程

目标：快速响应故障，高效修复设备，减少对办公的影响。

步骤1：故障报修

使用人员通过OA系统或报修电话向设备管理员提交故障信息，内容包括：设备名称、编号、使用位置、故障现象（如“打印机卡纸后无法进纸”“复印机复印件全黑”）、报修人、联系方式；

紧急故障（如会议前投影仪无法使用）需标注“紧急”，管理员需立即协调维修资源。

步骤2：接单与派工

设备管理员收到报