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采购申请与供应商选择决策表使用指南

一、工具概述

采购申请与供应商选择决策表是企业采购管理中的核心工具，旨在通过标准化流程规范采购需求提报、供应商筛选与评估、决策审批等环节，保证采购活动的合规性、经济性和高效性。该工具整合了需求确认、供应商资质审核、多维度评估及风险控制等功能，适用于企业各类物资采购（如生产原料、办公用品、设备采购等）及服务采购（如外包服务、咨询服务等）场景，帮助采购部门实现“阳光采购”，降低采购成本，保障采购质量。

二、适用场景与核心价值

（一）典型应用场景

常规采购需求：企业各部门因日常运营、生产需要提出的标准化物资采购（如原材料、零部件、办公耗材等），需通过决策表明确需求细节并筛选合格供应商。

项目专项采购：如新产品研发、工程项目实施等涉及的专项设备或服务采购，需对供应商的技术能力、项目经验进行重点评估。

紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产计划调整）导致的紧急采购需求，决策表可简化流程但需保留关键审批痕迹和评估依据。

战略供应商合作：长期合作供应商的续约或新增战略供应商时，需通过决策表综合评估其价格稳定性、供货保障能力及合作潜力。

（二）核心价值

流程标准化：统一采购申请与供应商选择的标准流程，避免因个人经验差异导致的决策随意性。

风险可控化：通过资质审核、多维度评估等环节，降低供应商履约风险（如质量不达标、交付延迟等）。

决策透明化：量化评估指标与分级审批流程，保证采购决策过程可追溯、可监督。

效益最大化：通过横向对比供应商报价与服务能力，选择最优采购方案，实现成本与质量平衡。

三、标准化操作流程

（一）第一步：采购需求确认与申请提报

操作目标：明确采购需求的合理性、必要性与具体标准，避免盲目采购。

操作内容：

需求发起：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购申请单》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额及技术要求（如质量标准、验收条件等）。

示例：生产部需采购“A型号轴承100件”，用于设备维护，要求符合ISO9001质量认证，预算金额5万元，交付时间不超过15天。

需求审核：部门负责人（如*主管）对需求的必要性进行初审，重点核对采购内容是否与部门工作计划匹配、预算是否在部门年度预算范围内。

跨部门确认：对于涉及技术参数或安全标准的采购（如特种设备、原材料），需提请技术部（工程师）或质量部（经理）审核技术要求的可行性，避免因标准过高或过低导致采购无效。

责任人：需求部门经办人、部门负责人、技术/质量部门审核人。

输出成果：《采购申请单》（经需求部门及相关部门签字确认）。

注意事项：需求描述需清晰、无歧义，避免使用“优质”“高效”等模糊表述；紧急采购需标注“紧急”字样，并说明紧急原因。

（二）第二步：供应商信息收集与初步筛选

操作目标：建立备选供应商名单，剔除明显不符合资质要求的供应商。

操作内容：

信息收集渠道：

内部渠道：从企业《合格供应商名录》中筛选符合采购需求的供应商；

外部渠道：通过行业展会、招投标平台（如中国招投标公共服务平台）、行业协会、供应商自荐等方式收集潜在供应商信息。

初步筛选标准：

基本资质：营业执照、相关行业许可证（如食品需《食品生产许可证》）、税务登记证等证照是否在有效期内；

经营范围：是否包含采购物品/服务的生产或经营资质；

历史合作：过往合作中是否存在重大违约记录（如延迟交付、质量问题）。

筛选操作：采购专员（*专员）将收集到的供应商信息录入《供应商信息收集表》，对照初步筛选标准标记“通过”或“不通过”，剔除不满足基本资质的供应商。

责任人：采购专员、采购部经理（*经理）。

输出成果：《供应商信息收集表》（含初步筛选结果）。

注意事项：对于新供应商，需要求其提供近一年的财务报表（如资产负债表、利润表），评估其经营稳定性；涉及进口物资的供应商，需核查其进出口经营权。

（三）第三步：供应商资质深度审核与现场考察

操作目标：验证供应商的综合履约能力，保证其具备满足采购需求的专业实力。

操作内容：

资质文件审核：要求通过初步筛选的供应商提供以下资料（加盖公章）：

生产/经营许可证、ISO质量体系认证、环境体系认证（如适用）；

近三年同类项目的供货合同或案例（至少3份，需提供合同关键页复印件）；

产品检测报告（如第三方机构出具的质量合格证书）；

企业法定代表人身份证明、授权委托书（如委托代理人办理）。

采购专员（*专员）核对资料的真实性与完整性，重点检查认证证书是否在有效期内、案例是否与本次采购需求匹配。

现场考察（必要时）：对于关键设备、大批量原材料或高价值服务采购，需组织跨部门小组（采购部、技术部、质量部）对供应商进行现场考察，内容包括：

生产设备先进性与产能（如设备是否为行业主流型号、日产能是否满足需求）；

质量管控流程（如是否设立质检