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发票作废管理规范及说明书范本

发票作废管理规范及说明书范本

第一章总则

1.1目的与依据

为加强公司发票管理，规范发票作废行为，保证会计核算的真实性、准确性和完整性，防范税务风险，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合本公司实际经营情况，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司内部所有涉及发票开具、保管、作废等业务的部门及相关人员。凡由本公司对外开具的各类发票，其作废管理均须遵守本规范。

1.3基本原则

发票作废应遵循“真实、合法、合规、及时”的原则。任何单位和个人不得随意作废发票，严禁利用发票作废进行虚开发票、隐瞒收入等违法违规行为。

第二章发票作废的条件

2.1可直接作废的情形

同时满足以下条件的发票，可按规定程序直接作废：

1.开票方在开具发票当月，发现发票开具错误、应税服务中止、发生销售退回，或者因开票有误等原因尚未将发票交付购买方的。

2.收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月。

3.销售方未抄税并且未记账。

4.购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。

2.2需红冲而非作废的情形

发生以下情形，发票不应作废，而应按规定开具红字发票：

1.跨月的发票（除非符合国家税务总局另有规定的特殊情形）。

2.发票已交付购买方，且购买方已认证抵扣或已记账的。

3.已抄税、已记账的发票。

4.其他不符合直接作废条件的情形。

第三章发票作废的流程管理

3.1作废申请与审批

1.申请发起：当需要作废发票时，由开票人员或相关业务人员填写《发票作废申请单》，详细说明作废原因、原发票代码、号码、开票日期、金额等信息，并附上原发票的所有联次（如已交付对方，需说明情况并努力追回）。

2.内部审批：《发票作废申请单》需经部门负责人审核签字。对于大额或特殊情况的发票作废，还需报请财务负责人或公司指定授权人审批。审批过程应确保作废理由充分、合规。

3.2作废操作与记录

1.系统操作：经审批同意后，由具备相应权限的开票人员在增值税发票管理新系统中执行发票作废操作。操作时应仔细核对发票信息，确保作废的发票代码、号码准确无误。

2.纸质处理：作废的纸质发票各联次应完整保存，注明“作废”字样，并与《发票作废申请单》一并留存。若为电子发票，应确保电子发票系统中该张发票状态为“作废”，并做好电子记录。

3.台账登记：财务部门应建立《发票作废登记台账》，对作废发票的相关信息（如发票代码号码、作废日期、作废原因、申请人、审批人等）进行详细登记，以备查验。

第四章作废发票的保管与归档

4.1联次保管

作废发票的所有纸质联次（包括存根联、发票联、抵扣联等，若有）必须齐全，不得缺联、少联。已作废的纸质发票应统一存放，妥善保管，防止丢失或被盗用。

4.2归档要求

作废发票及对应的《发票作废申请单》、审批记录等相关资料，应按照公司会计档案管理规定进行整理、装订，并在规定期限内妥善归档保存。保存期限应符合税务机关对发票管理的相关要求。

第五章发票作废的会计处理

5.1账务调整

对于已作废的发票，若原开票时已进行会计处理，应及时进行红字冲销，确保账务处理的准确性，避免虚增收入或成本费用。

5.2税务申报

在进行增值税纳税申报时，已作废的发票销售额和销项税额不应计入当期申报数据。财务人员应仔细核对开票系统数据与申报数据的一致性。

第六章管理要求与责任

6.1岗位责任

1.开票人员：对所开具发票的真实性、准确性负责，严格按照规定条件和流程申请作废发票，妥善保管发票。

2.审批人员：对发票作废申请的合理性、合规性进行严格审核，对审批结果负责。

3.财务部门：负责本规范的制定、解释、监督与执行，定期对发票作废情况进行检查，确保发票管理合规。

6.2监督检查

公司财务部门应定期或不定期对发票作废情况进行抽查，重点检查作废理由是否充分、流程是否合规、联次是否完整、台账登记是否准确等。对检查中发现的问题，应及时督促整改。

6.3责任追究

对于未按本规范规定擅自作废发票、虚假作废发票、因保管不善导致作废发票丢失或被盗用等行为，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。

第七章相关表单（示例）

7.1《发票作废申请单》（示例）

（此处可设计表格，包含以下主要栏目：申请日期、申请部门、申请人、原发票基本信息（代码、号码、开票日期、金额、税额、价税合计）、作废原因详细说明、附件情况（如原发票联次是否齐全）、部门负责人意见、财务负责人/授权人意见、处理结果等。）

7.2《发票作废登记台账》（示例）

（此处可设计表格，包含以下主要栏目：序号、作废日期、发票代码、发票号码、开票日期、原