采购订单审核与供应商管理清单.docVIP

采购订单审核与供应商管理工具模板

一、适用场景与价值

在企业的采购管理活动中，采购订单审核与供应商管理是保障采购合规性、控制成本、保证供应链稳定的核心环节。本工具模板适用于以下场景：

日常采购订单审批：针对常规物料/服务的采购订单，需通过标准化流程审核订单信息准确性、合规性及供应商履约能力；

新供应商准入评估：首次合作的供应商需通过资质审核、现场考察等环节，保证其满足企业采购要求；

现有供应商绩效监控：定期对合作中的供应商进行质量、交期、服务等维度的绩效评估，优化供应商结构；

采购风险防控：通过订单审核与供应商动态管理，识别并规避合同风险、履约风险及合规风险。

本工具模板旨在通过标准化流程与结构化清单，提升采购管理效率，减少人为操作失误，保证采购活动“流程规范、责任清晰、风险可控”。

二、标准化操作流程

（一）采购订单审核流程

步骤1：订单接收与初步登记

操作内容：采购员在收到业务部门提交的《采购申请单》及供应商报价后，整理订单基础信息（物料编码、名称、规格、数量、单价、交货期、交付地点等），在《采购订单跟踪表》中登记订单编号、申请部门、申请人、供应商名称等关键信息，分配审核任务。

输入文件：《采购申请单》、供应商报价单、历史订单记录（如有）。

输出文件：《采购订单跟踪表》（初始登记版）。

负责人：采购部主管。

步骤2：订单信息核对

操作内容：采购员核对《采购申请单》与供应商报价单的一致性，重点检查：

物料信息（编码、名称、规格）是否与申请单匹配；

数量、单价、总金额是否准确，是否符合预算审批要求；

交货期是否满足生产/项目需求，交付地点是否明确；

付款条件、运输方式、包装要求等商务条款是否约定清晰。

异常处理：若信息不一致或存在疑问，需及时与业务部门或供应商沟通确认，修订后重新提交审核。

负责人：采购员**。

步骤3：合规性审查

操作内容：法务/合规专员对订单进行合规性审查，重点检查：

供应商是否在合格供应商名录内（新供应商需同步完成准入审核）；

合同条款是否符合公司采购制度及法律法规要求（如违约责任、知识产权、必威体育官网网址条款等）；

是否存在“三重一大”事项（大额采购、重要物资采购等），需履行集体决策程序；

发票类型（如增值税专用发票）是否符合财务报销要求。

输出文件：《订单合规性审查意见表》（明确“通过”“不通过”“补充说明”结论）。

负责人：法务专员**。

步骤4：风险评估与审批分级

操作内容：采购经理根据订单金额、物料重要性、供应商等级等，确定审批权限并组织审批：

低风险订单（常规物料、金额≤5万元）：由采购经理**审批；

中风险订单（重要物料、5万元＜金额≤20万元）：由采购总监赵六审批；

高风险订单（关键物料、金额＞20万元或涉及独家供应商）：需提交公司采购委员会集体审批。

审批要点：评估订单成本合理性、供应商履约能力、供应链中断风险等，审批需在《采购订单审批表》中签署明确意见。

负责人：采购经理**、采购总监赵六、采购委员会。

步骤5：订单与下达

操作内容：审批通过后，采购员在ERP系统中正式《采购订单》，加盖公司公章，通过书面或电子方式发送给供应商，并同步在《采购订单跟踪表》中更新“订单状态”“审批完成时间”等字段。

注意事项：订单需包含唯一订单编号，避免重复下达；供应商签收回执需留存归档。

负责人：采购员**。

步骤6：订单执行跟踪

操作内容：采购员定期跟踪订单交付进度，提前3天提醒供应商备货/发货；货物送达后，协调质量部门验收、仓库部门入库，核对送货单与订单信息一致性（“三单匹配”：订单、送货单、验收单）。

异常处理：若出现延迟交货、质量不符等问题，及时启动《采购异常处理流程》，与供应商协商解决方案（如换货、索赔、终止合作等）。

输出文件：《采购订单跟踪表》（动态更新版）、《货物验收单》。

负责人：采购员**、质量专员周七、仓库管理员吴八。

（二）供应商管理流程

步骤1：供应商准入申请与资料收集

操作内容：业务部门推荐新供应商或供应商主动申请合作时，采购部向供应商发放《供应商准入申请表》，收集以下资料：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；

相关行业资质证书（如ISO9001认证、产品检测报告、经营许可证等）；

供应商基本情况介绍（规模、产能、主要客户、技术优势等）；

近3年财务报表及银行资信证明；

产品报价单及样品（如需）。

负责人：采购员**。

步骤2：供应商资质审核与现场考察

操作内容：

资质审核：采购部联合质量、技术部门审核供应商提交的资质文件，重点核查证件真实性、有效性及经营范围是否匹配采购需求；

现场考察（针对关键物料/战略供应商）：组织团队考察供应商生产现场、仓储条件、质量控制体系、研发能力等，形成《供应商现场考察报告》。

输出文件：《供应商资质审核表》《供应商现场考察报告》。