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技术类文档撰写格式及提交要求规范书

一、规范制定背景与适用范围

1.1规范制定背景

技术类文档是项目研发、团队协作及知识沉淀的核心载体，其格式规范性与内容质量直接影响信息传递效率、可维护性及后续工作的顺利开展。当前，部分文档存在结构混乱、术语不统一、关键信息缺失等问题，增加了跨团队沟通成本与项目风险。为统一技术文档的撰写标准，提升文档的专业性与实用性，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司内部所有技术类文档的撰写、审核与提交工作，涵盖但不限于以下类型：

研发设计类：技术方案、架构设计文档、数据库设计说明书、接口文档等；

测试与质量类：测试计划、测试报告、缺陷分析报告等；

运维与部署类：部署手册、运维手册、监控配置文档等；

用户与培训类：用户操作手册、技术培训教材、版本更新说明等。

适用对象包括研发、测试、运维、产品等岗位人员，以及外部合作单位参与项目文档撰写的人员。

二、技术文档撰写全流程规范

2.1文档撰写准备阶段

步骤1：明确文档目标与受众

根据项目需求确定文档核心目标（如指导开发、记录决策、支持运维等）；

分析受众背景（如技术人员、产品经理、运维人员、终端用户等），调整内容深度与表述方式，避免专业术语滥用或关键信息遗漏。

步骤2：规划文档结构与框架

依据文档类型选择标准结构（详见第三章“核心模板结构”），列出章节标题及核心内容要点；

复杂文档需先撰写大纲，经项目负责人或技术负责人审核通过后，再进行详细撰写。

步骤3：收集与整理素材

收集项目背景、需求文档、设计图纸、测试数据、代码注释等基础素材；

保证素材的准确性与时效性，优先引用官方发布或已验证的信息。

2.2文档内容撰写阶段

步骤1：遵循“逻辑清晰、重点突出”原则

采用“总-分”结构展开内容，章节之间需有明确的逻辑关联（如“背景→目标→方案→实施→验证”）；

核心内容（如技术方案、关键步骤）需前置，细节说明可置于附录或小节备注中。

步骤2：规范术语与表达

统一技术术语（如“接口”不混用“API”与“服务端点”），首次出现术语时需标注英文全称及缩写（如“ApplicationProgrammingInterface,API”）；

表述需客观、准确，避免口语化、模糊化语言（如“大概可能”“效果较好”），改用具体数据或客观描述（如“响应时间≤500ms”“准确率提升15%”）。

步骤3：图表与公式规范

图表需有编号（如图1、表1）和标题，标题需简洁明了（如“图1系统架构图”“表1用户权限配置清单”）；

图表来源需注明（如“数据来源：测试环境压测记录”），图表内文字需清晰可辨（建议使用宋体五号字）；

公式需编号（如式(1)），并在公式下方说明符号含义（如“式中：Q为流量，m3/s；A为截面积，m2；v为流速，m/s”）。

步骤4：版本与引用规范

文档需标注版本号（如V1.0、V2.1），版本号规则为“主版本号.次版本号.修订号”（主版本号重大变更，次版本号功能更新，修订号细节修正）；

引用其他文档或资料时，需注明来源（如“详见《项目需求说明书V3.0》第4.2节”），避免直接复制粘贴他人成果（确需引用时需标注并遵守知识产权规定）。

2.3文档审核与修订阶段

步骤1：内部自审

撰写完成后，对照本规范检查格式、内容完整性、逻辑连贯性及术语一致性；

重点核对数据、图表、公式等关键信息的准确性，保证无低级错误（如错别字、标点符号误用）。

步骤2：交叉评审

邀请项目负责人、相关技术负责人或业务专家进行评审，收集修改意见；

评审需填写《技术文档评审表》（详见第四章“模板表格”），明确修改项及修改期限。

步骤3：修订与定稿

根据评审意见逐条修订，保留修订记录（如使用Word“修订模式”标注修改内容）；

修订完成后再次自审，保证所有问题已解决，最终形成定稿版本。

三、核心模板结构说明

3.1通用文档封面模板

项目名称

项目技术方案V1.0

文档类型

技术方案/测试报告/用户手册等

撰写部门

研发部/测试部/产品部等

撰写人

*（姓名）

审核人

*（姓名，项目负责人/技术负责人）

批准人

*（姓名，部门负责人）

撰写日期

YYYY年MM月DD日

密级

内部公开/秘密/机密（根据项目要求标注）

3.2目录模板

目录需自动（使用Word“目录”功能），包含章节标题及对应页码，格式

目录

1引言………….1

1.1编写目的…………………..1

1.2背景………1

1.3范围………2

2系统设计………3

2.1架构设计…………………..3

2.2模块划分…………………..5

2.3接口设计……