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企业财务报销流程电子化管理工具使用指南

一、工具应用场景解析

本工具适用于各类企业（尤其是中大型企业、多分支机构企业）的日常财务报销管理，旨在解决传统纸质报销流程中存在的审批周期长、单据易丢失、数据统计困难、财务审核效率低等问题。具体应用场景包括：

员工日常费用报销：如差旅费、办公费、交通费、业务招待费等常规费用的报销申请；

项目专项费用报销：针对特定项目产生的费用，需关联项目编号进行专项管理与核算；

批量费用报销：如月度员工通讯补贴、交通补贴等固定性、周期性费用的统一申报；

紧急费用报销：因突发业务需求产生的紧急支出，需通过线上流程快速审批处理。

二、详细操作流程指南

（一）报销申请发起

操作主体：企业员工

操作步骤：

登录系统：员工通过企业内部OA系统或财务报销管理系统登录个人账号（账号为工号，初始密码为身份证后六位，首次登录需修改密码）；

选择报销类型：进入“报销管理”模块，根据费用性质选择“日常费用报销”“项目费用报销”“批量费用报销”或“紧急费用报销”类型；

填写报销单基础信息：包括报销单号（系统自动，无需手动填写）、报销期间（费用发生起止日期）、申请人姓名（自动关联）、所属部门（自动关联）、工号（自动关联）、联系方式（员工本人手机号）；

填写费用明细：逐笔录入费用信息，包括费用类型（下拉选择，如“差旅费-交通”“办公费-文具”等）、费用金额（精确到小数点后两位）、费用发生日期、费用事由（需详细说明，如“客户拜访往返高铁票”“项目会议采购办公用品”）、关联项目编号（如为项目费用，需填写对应项目代码）；

附件：根据费用类型合规电子发票或凭证，支持JPG/PDF格式（单个附件不超过10MB，可批量），包括：

增值税发票（需清晰显示发票代码、号码、金额、税率、价税合计等关键信息）；

差旅费报销需附行程单（机票/车票）、住宿发票、会议通知等；

业务招待费需附消费清单、招待对象说明；

提交报销单：确认信息无误后，“提交”按钮，系统自动流转至下一审批环节。

（二）部门负责人审批

操作主体：员工所在部门负责人

操作步骤：

接收审批任务：部门负责人登录系统后，在“待办事项”中查看下属提交的报销单，显示申请人、报销金额、费用类型、提交时间等关键信息；

审核报销内容：重点审核费用事由的真实性、合理性，是否符合部门预算规定，费用明细与附件是否匹配（如出差天数与交通住宿费金额是否对应）；

审批处理：

审批通过：“同意”，系统自动流转至财务部门；

审批驳回：“驳回”，需填写驳回理由（如“费用超预算”“附件不齐全”），报销单将退回至申请人修改，修改后可重新提交；

审批时限：需在收到报销单后2个工作日内完成审批，超时未操作系统将自动提醒。

（三）财务部门复核

操作主体：财务专员*

操作步骤：

接收复核任务：财务专员在“待办事项”中获取已通过部门审批的报销单，系统自动显示报销单基础信息、费用明细、审批意见及附件；

合规性审核：

发票审核：检查发票真伪（通过国家税务总局发票查验平台核验）、发票抬头是否为企业全称、税号是否正确、有无涂改或重复报销情况；

金额审核：核对报销总金额与发票价税合计是否一致，费用是否符合企业报销标准（如差旅费中住宿费超标部分需剔除）；

制度审核：确认费用是否符合《企业财务管理制度》规定（如招待费是否超出年度预算限额、办公费是否为必需采购）；

复核处理：

复核通过：“通过”，系统自动流转至出纳环节；

复核驳回：“驳回”，注明驳回原因（如“发票真伪异常”“费用超标准”），报销单退回至申请人或部门负责人重新处理；

复核时限：需在3个工作日内完成复核，重大复杂报销单可延长至5个工作日内。

（四）出纳付款

操作主体：出纳员*

操作步骤：

接收付款指令：出纳获取财务复核通过的报销单，确认报销金额、付款方式（企业对公账户/员工个人账户）；

安排付款：

对公付款：付款单，通过企业网银转账至供应商账户，需记录转账凭证号；

个人付款：通过银行代发工资系统或企业对公账户转账至员工银行卡，需核对员工银行卡号准确性；

更新付款状态：在系统中标记“已付款”，填写付款日期、付款方式、凭证号等信息；

付款时限：复核通过后1个工作日内完成付款（紧急报销单需加急处理，原则上24小时内付款）。

（五）报销数据归档与统计

操作主体：财务主管*

操作步骤：

数据自动归档：系统每月自动将已完成的报销单（含申请、审批、复核、付款全流程）归档至“报销档案库”，支持按报销单号、申请人、部门、时间等维度检索；

报表：财务主管可通过系统导出月度/季度/年度报销统计报表，包括各部门费用占比、费用类型分析、预算执行情况等，为企业财务决策提供数据支持；

定期备份：IT部门每月对报销数据进行异地备份，保证数据安全。

三、标准报销单模板及填写说明

企业财务报销单（模板）

报销单号

XT20