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企业红头文件格式与写作规范培训

一、引言：红头文件的重要性与规范性要求

在企业运营与管理实践中，红头文件作为承载决策、部署工作、规范行为、传递信息的重要载体，具有法定效力和规范体式。其格式的规范性与内容的严谨性，直接关系到文件的权威性、严肃性以及执行效果，也体现了企业的管理水平与专业素养。为进一步统一和规范我司红头文件的制发流程与质量，特组织本次培训，旨在帮助相关人员全面掌握红头文件的格式标准与写作要领。

二、红头文件的标准格式规范

企业红头文件的格式是文件严肃性和规范性的直观体现，必须严格遵循既定标准。一份完整规范的红头文件，通常由以下要素构成：

（一）文件版头（眉首）

1.发文机关标识（红头）：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，居中排布。字体一般为小标宋体字，颜色为红色。字号应根据机关名称字数多少确定，确保庄重醒目。

2.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，置于文件版头下方，红色分隔线之上。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。例如：“XX司发〔2023〕X号”。

3.签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第壹行，其他签发人姓名从第贰行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次编排，下移红色分隔线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

（二）文件主体

1.标题：文件标题应准确概括文件的主要内容，一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成，有时可省略发文机关名称或事由。标题应置于红色分隔线下方，居中排布，字体一般为二号小标宋体字。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

2.主送机关：指文件的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，顶格编排在标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

3.正文：正文是文件的核心部分，用来表述文件的内容。编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。正文内容应逻辑清晰、表述准确、详略得当。

4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名。

6.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。

（三）文件版记（文尾）

1.附注：如有需要说明的其他事项，如“此件公开发布”“联系人及电话”等，可加附注。附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

2.抄送机关：指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关编排于印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

3.印发机关和印发日期：印发机关一般为企业办公室或相关职能部门，印发日期为文件的付印日期。编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

（四）页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

三、红头文件的写作规范与要求

红头文件的写作不仅要格式规范，更要在内容表达上做到准确、简洁、庄重、得体。

（一）行文准确规范，体现权威性

1.政策依据：文件内容必须符合国家法律