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企业行政管理制度通用手册

前言

为规范企业内部行政管理流程，提高工作效率，保障各项工作有序开展，特制定本手册。本手册适用于企业全体员工及各部门，涵盖考勤、办公用品、会议、档案、资产、差旅、安全管理等核心行政模块，旨在为日常行政工作提供标准化指引。本手册自发布之日起执行，如遇调整将另行通知。

目录

第一章考勤管理制度

第二章办公用品管理制度

第三章会议管理制度

第四章档案管理制度

第五章资产管理制度

第六章差旅管理制度

第七章安全管理制度

第一章考勤管理制度

一、适用范围

本制度适用于企业全体全职员工（含试用期员工），涵盖工作时间、打卡管理、请假流程、加班管理等内容。兼职、实习人员考勤管理参照本制度执行，或另行约定。

二、操作流程

（一）工作时间与打卡

标准工作时间：实行每周5天工作制，周一至周五，上午9:00-12:00，下午13:30-18:00（各企业可根据实际调整，需明确说明）。

打卡要求：员工上下班需通过企业指定的考勤系统（如指纹、人脸识别、APP打卡）完成打卡，禁止代打、补卡（特殊情况除外）。

异常处理：

忘记打卡：员工需于当日下班前通过OA系统提交《补卡申请》，经部门负责人*经理审批后，交HR备案，每月累计不超过3次。

迟到/早退：迟到或早退15分钟内，每次扣减当日10%工资；15-30分钟，扣减当日20%工资；超过30分钟按旷工半天处理。

（二）请假流程

请假类型：包括事假、病假、年假、婚假、产假、丧假等（需明确各类假期天数及证明要求，如病假需提供医院病历）。

申请步骤：

员工提前通过OA系统提交《请假申请单》，填写请假类型、起止时间、事由、工作交接人等信息。

部门负责人经理审批（请假3天以内由部门审批，3天以上需HR主管复核，总经理审批）。

审批通过后，员工需将纸质版《请假申请单》交HR存档，特殊情况可先口头请假，后补流程（需在2个工作日内完成补申请）。

（三）加班管理

加班定义：因工作需要在标准工作时间外延长工作时间，或休息日、法定节假日上班的，视为加班。

申请与审批：员工需提前1个工作日提交《加班申请表》，说明加班事由、时间、内容，经部门负责人*经理审批后方可生效。临时加班需在加班后1个工作日内补申请。

加班补偿：员工可选择调休或加班费（调休需在3个月内使用，加班费按当地最低工资标准的1.5-2倍计算，具体按企业规定执行）。

三、表单模板

表1-1：《员工请假申请单》

申请人

部门

职位

入职日期

请假类型

□事假□病假□年假□婚假□产假□其他

请假时间

自___年_月__日__时至__年__月__日__时，共__天__小时

请假事由

（详细说明，如病需附医院证明）

工作交接人

（姓名及联系方式，保证工作衔接）

部门审批

*经理签字：____________日期：____________

HR审批

*主管签字：____________日期：____________

总经理审批

________________日期：____________

表1-2：《加班申请表》

申请人

部门

职位

加班日期

加班类型

□工作日加班□休息日加班□法定节假日加班

加班时间

自_时_分至__时__分，共__小时

加班事由及工作内容

（需具体说明，如“完成项目方案初稿”）

部门审批

*经理签字：____________日期：____________

HR备案

*主管签字：____________日期：____________

四、执行要点

员工需自觉遵守考勤纪律，每月5日前HR上月考勤数据反馈至各部门，员工需在2个工作日内核对，如有异议及时提出。

旷工定义：未请假或请假未获批准擅自缺岗、迟到/早退超过30分钟未说明情况者，按旷工处理；旷工1天扣减3倍日工资，连续旷工3天或月累计旷工5天以上，企业有权解除劳动合同。

特殊岗位（如销售、外勤人员）经部门申请、HR审核后，可实行弹性工作制，但需每日通过系统定位或日报形式汇报工作轨迹。

第二章办公用品管理制度

一、适用范围

本制度适用于企业各部门及全体员工，涵盖办公用品的采购、申领、使用、库存管理等内容。

二、操作流程

（一）办公用品采购

需求提报：每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品需求计划表》，经部门负责人*经理审批后提交至行政部。

采购执行：行政部汇总各部门需求，编制《办公用品采购清单》，经行政主管*主管审批后，通过合格供应商（至少2家比价）进行采购；金额超过5000元的需总经理审批。

入库验收：采购物品到货后，行政部与采购员共同核对数量、质量，填写《办公用品入库单》，登记《库存台账》。

（二）办公用品申领与领用

申领流程：员工通过OA系统提交《办公用品申领单》，选择物品名称、数量（需注明用途），部门负责人*经理审批后，至行政部领