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文档撰写统一格式及风格指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于企业内部及外部各类正式文档的撰写与规范，保证不同场景下的文档在格式、风格、逻辑上保持统一，提升专业性与可读性。具体应用场景包括：

内部管理文档：如项目计划书、会议纪要、工作报告、部门规章制度等；

对外协作文档：如合作方案、需求说明书、项目验收报告等；

用户及产品文档：如产品手册、服务指南、操作流程说明等；

知识沉淀文档：如技术文档、培训资料、案例复盘等。

通过统一格式与风格，可有效减少沟通成本，保证信息传递准确，同时提升企业文档的整体形象与规范性。

二、文档撰写的标准化操作流程

（一）前期准备：明确目标与受众

确定文档核心目标：清晰定义文档用途（如汇报进度、说明操作、规范流程等），保证内容围绕核心目标展开，避免偏离主题。

分析受众特征：根据文档接收方（如管理层、技术人员、普通用户等）调整内容深度与表达方式。例如面向管理层的文档需突出结论与数据，面向技术人员的文档需包含详细参数与逻辑说明。

收集整理素材：提前梳理相关数据、案例、图表等资料，保证内容真实、准确，避免信息遗漏或错误。

（二）格式规范：统一基础排版要求

文档结构框架：

标准文档结构包含封面、目录、（章节划分）、附录（可选）、页眉页脚五部分；

封面需包含文档标题、版本号、编制部门/人（如“编制：*部门”）、编制日期、密级（如“内部公开”“机密”）；

目录自动（需包含章节标题及对应页码），层级不超过3级（如“一、→（一）→1.”）。

字体与字号：

一级标题（如“第X章”）用黑体三号，居中；二级标题（如“（一）”）用黑体四号，左对齐；三级标题（如“1.”）用黑体小四，左对齐；

宋体小四，英文及数字用TimesNewRoman；

注释/备注：楷体小五，颜色默认黑色。

段落与行距：

段落首行缩进2字符，段前段后间距0行，行距1.5倍；

列表格式：一级列表用“一、”“二、”，二级用“1.”“2.”，三级用“（1）”“（2）”，列表末尾无标点。

页眉页脚与页码：

页眉：左侧标注文档名称（如“项目计划书”），右侧标注版本号（如“V1.0”）；

页脚：居中标注页码（如“-1-”），首页不显示页码，从第二页开始编号。

（三）内容组织：逻辑结构与章节划分

章节逻辑设计：采用“总-分-总”结构，先概述背景与目标，再分章节展开细节，最后总结结论或建议。章节标题需简洁明确，体现核心内容（如“二、项目实施计划”而非“第二部分”）。

图表与公式规范：

表格：表头加粗（黑体五号），表内文字宋体五号，表格上方注明“表X表格名称”（如“表12023年项目进度表”），跨页表格需重复表头；

图片：图片下方注明“图X图片名称”（如“图1系统架构图”），图片分辨率不低于300dpi，保证清晰度；

公式：需编号（如“式(1)”），右对齐，公式中变量需说明含义（如“式中：A—面积，单位㎡”）。

附录与参考文献：

附录：存放补充材料（如原始数据、调研问卷等），标题为“附录A补充材料”；

参考文献：如引用外部资料，需注明来源（如“[1]《行业白皮书》，2023年”），格式统一（作者、标题、出版信息）。

（四）风格把控：语言表达与细节处理

语言风格：

正式书面语，避免口语化、网络用语（如“搞定”“差不多”）；

专业术语首次出现需加注解释（如“API（应用程序接口）”）；

人称使用：内部管理文档可用“我们”，对外或用户文档建议用“您”或第三方称谓（如“系统将自动报表”）。

标点与符号：

全角中文标点（如“，”“。”），避免中英文标点混用；

数字用法：日期用“2023年10月1日”，数字≥1000时用“1,000”分隔，百分比用“5%”而非“5％”。

内容精简性：删除冗余信息，每章节聚焦1个核心观点，避免长段落（单段不超过5行，重点内容可加粗或用项目符号突出）。

（五）审核校对：多轮检查与优化

自检阶段：检查格式是否统一（字体、字号、行距）、内容是否准确（数据、术语）、逻辑是否连贯（章节衔接），重点修正错别字与标点错误。

交叉审核：邀请同事或部门负责人审阅，从受众角度评估内容可读性与实用性，反馈需修改的问题（如“技术参数需补充单位”“案例需具体说明”）。

终审确认：由项目负责人或文档负责人定稿，确认版本号、密级及发布范围，保证文档符合企业规范及使用需求。

三、标准化模板与示例

（一）文档封面模板

文档标题（黑体二号，居中）

版本号：V1.0

编制部门：*部门

编制人：*姓名

审核人：*姓名

批准人：*姓名

编制日期：2023年10月8日

密级：内部公开

（二）章节标题格式示例

第X章章节名称（黑体三号，居中，段前12磅，段后12磅）

（一）二级标题名称（黑体四号，左对齐，段前6磅，段后6磅）

内容（宋体小四，首行缩进2字符，行距1.5倍）…