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企业资产采购及成本控制模板工具指南

一、模板适用范围与典型应用场景

本模板工具适用于各类企业（含中小型企业、集团公司）的资产采购全流程管理及成本控制场景，具体包括但不限于：

常规资产采购：办公设备（电脑、打印机）、生产设备、原材料等新增或替换资产的采购需求提报、执行与成本管控；

年度采购计划制定：基于企业战略目标及部门需求，统筹年度资产采购预算，优化资源配置；

供应商管理：供应商资质审核、比价议价、绩效评估，保证采购合规性与性价比；

成本动态监控：实时跟踪采购实际支出与预算差异，分析成本波动原因，实现采购成本闭环管理。

二、模板操作流程与步骤详解

（一）需求提报与预算初审

需求发起：资产使用部门填写《资产采购需求申请表》（详见模板表格1），明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望到货时间等信息，部门负责人*签字确认后提交至采购部。

需求初审：采购部核对需求的必要性（如是否为重复采购、是否有闲置资产替代可能）与合理性（规格型号是否匹配工作需求），1个工作日内反馈初审意见。

预算匹配：采购部协同财务部，将需求预估成本纳入年度/月度采购预算，若超出预算，需填写《预算调整申请表》，说明调整原因，经财务总监、总经理审批后方可进入下一环节。

（二）供应商选择与比价议价

供应商寻源：采购部通过公开招标、定向邀约、电商平台筛选等方式，选取3家及以上合格供应商，要求供应商提供营业执照、相关资质证书、产品报价单及售后服务方案。

资质审核：采购部联合技术部（如涉及专业设备）、法务部对供应商资质进行审核，重点核查经营范围、生产/经营许可、过往合作案例（可要求提供客户评价），保证供应商具备履约能力。

比价议价：组织供应商报价（需注明含税/不含税、运输费用、保修期等条款），采购部填写《供应商比价议价表》（详见模板表格2），从价格、质量、交期、服务四个维度进行综合评分（权重可设为价格40%、质量30%、交期20%、服务10%），选定最优供应商。

（三）采购执行与合同签订

订单下达：根据比价结果，采购部向选定供应商发送《采购订单》（详见模板表格3），明确数量、规格、单价、交货时间、验收标准、付款方式等条款，经采购经理*、供应商盖章确认后生效。

合同签订：单笔采购金额超过[具体金额，如5万元]或涉及定制化资产时，需签订正式《采购合同》（详见模板表格4），合同需经法务部审核，保证条款合规（如违约责任、知识产权归属等），由法定代表人*或授权代表签字盖章。

进度跟踪：采购专员*定期与供应商沟通生产/发货进度，保证按期交货；若遇延迟，要求供应商提供书面说明及新的交付时间，同步更新《采购订单执行跟踪表》（详见模板表格5）。

（四）资产验收与入库

到货核对：资产送达后，采购部组织使用部门、仓储部共同到场，核对实物与采购订单信息是否一致（名称、规格、数量、外观等），检查随货资料（合格证、说明书、保修卡等）是否齐全。

质量检测：技术部或使用部门对资产功能进行测试（如电子设备通电检测、生产设备试运行），填写《资产验收单》（详见模板表格6），验收合格则签字确认；若存在质量问题，需拍照留存证据，要求供应商3个工作日内退换货或整改。

入库登记：验收合格后，仓储部办理入库手续，录入资产管理系统，唯一资产编码，粘贴资产标签（含名称、编码、使用部门、责任人等信息），同步更新《资产台账》（详见模板表格7）。

（五）成本核算与差异分析

成本归集：财务部根据采购订单、验收单、发票等原始凭证，归集采购总成本（含资产价款、运输费、保险费、安装调试费等），区分“预算成本”与“实际成本”。

差异分析：每月末，财务部编制《采购成本差异分析表》（详见模板表格8），对比实际成本与预算成本的差异额、差异率，分析差异原因（如市场价格波动、供应商议价能力不足、需求变更导致数量增加等），形成书面报告提交管理层。

成本优化：根据差异分析结果，采购部制定优化措施（如调整供应商结构、签订长期价格协议、优化采购批次等），财务部跟踪措施落地效果，持续降低采购成本。

（六）供应商绩效评估与档案管理

绩效评估：每季度末，采购部联合使用部门、财务部从交货准时率、质量合格率、价格竞争力、服务响应速度四个维度对供应商进行评分（详见模板表格9），评分结果分为优秀（90分及以上）、合格（70-89分）、不合格（70分以下）。

结果应用：对优秀供应商优先合作，可给予订单倾斜；对合格供应商维持合作，督促改进不足；对不合格供应商终止合作，并从供应商库中移除。

档案归档：采购部将采购需求、比价资料、合同、验收单、发票、供应商评估报告等资料分类整理，按“单笔采购项目”编号归档，保存期限不少于[具体年限，如5年]，便于后续审计与查询。

三、核心模板表格示例及填写说明

模板表格1：资产采购需求申请表

申请部门

申请日期

年月日

资产名称

规