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合同签署催促函撰写模板与注意事项

在商业合作中，合同的及时签署是确保项目顺利推进、保障双方权益的关键环节。然而，由于各种原因，合同签署有时会出现延迟。此时，一封专业、得体的合同签署催促函就显得尤为重要。它不仅能有效地提醒对方，还能在保持良好合作关系的前提下，推动流程进展。本文将提供一份实用的合同签署催促函撰写模板，并详细阐述相关注意事项，助力您高效、妥善地处理此类事务。

一、合同签署催促函模板

标题：关于《[合同全称]》尽快签署的函

尊敬的[对方联系人姓名/尊称，例如：王经理/李总]：

您好！

冒昧致函，旨在提醒并恳请您关注关于双方[日期，例如：X月X日]初步达成共识的《[合同全称]》（合同编号：[若有，请填写]）的签署事宜。

根据双方此前的沟通，我们已于[发送合同版本的日期]向贵方发送了该合同的最终修订版（或：双方已就合同主要条款达成一致，我方已于[日期]将待签署合同文本送达贵方）。我们理解贵方日常工作繁忙，但该合同的及时签署对于[简述合同重要性，例如：项目启动时间的确定、前期准备工作的开展、相关资源的调配等]至关重要，以便我们能够按计划推进后续合作事宜。

为确保项目/合作的顺利进行，恳请贵方尽快安排时间审阅并签署该合同。如合同文本需要任何微调或有任何疑问，请随时与我方[我方联系人姓名，例如：张三]联系（联系方式：[我方联系人电话/邮箱]），我方将积极配合，及时提供必要的协助与澄清。

若贵方已完成签署，烦请将签署后的合同扫描件（PDF格式为佳）通过邮件发送至[我方接收邮箱]，并将签署原件[说明后续安排，例如：按照约定寄送至我方指定地址/或在下次会面时当面交付]。

感谢您的理解与高效配合。期待在近日内收到贵方签署的合同文件。

顺祝商祺！

[您的姓名/贵公司名称]

[您的职务]

[日期：年月日]

[您的联系方式：电话/邮箱（可选）]

（以下为可选内容，根据实际情况增删）

附件：《[合同全称]》（待签署版本，再次附上以便查阅）

二、撰写与发送注意事项

一份有效的催促函，不仅要清晰传达意图，更要维护好双方的合作关系。以下是一些关键的注意事项：

1.明确对象与事由：

*确保函件抬头准确无误，发送给负责此事的具体联系人或相关负责人。

*标题应直接点明是关于哪份合同的签署催促，使人一目了然。

2.语气专业且礼貌：

*避免指责：即使对方延迟，函件中也不应带有指责、抱怨或不耐烦的情绪。使用“提醒”、“恳请”、“麻烦您”等礼貌用语。

*表达理解：可以简要提及“理解贵方工作繁忙”，以体现换位思考和尊重。

*保持专业：整体行文应正式、规范，符合商务沟通的语境。

3.信息准确且完整：

*合同名称、编号（如有）务必准确。

*提及合同发送或上次沟通的日期，帮助对方回忆相关背景。

*清晰说明希望对方采取的行动（签署合同、反馈意见等）。

4.阐述重要性与紧迫性（适度）：

*简要说明合同及时签署对项目或合作的积极影响，例如“以便项目能按计划启动”、“确保双方权益得到及时保障”等。

*避免过度强调“最后期限”或使用威胁性语言，除非情况确实非常紧急且之前已有多次沟通。

5.提供便利与支持：

*主动提出若对方在审阅过程中有任何疑问或需要澄清之处，我方愿意提供协助。

*可以再次附上合同文本，方便对方查阅。

*明确告知签署后的文件提交方式（如扫描件发送邮箱、原件寄送地址等）。

6.选择合适的发送方式与时机：

*发送方式：通常建议通过邮件发送，便于留存记录。对于重要或紧急的事项，在发送邮件后，可辅以电话口头提醒。

*发送时机：给予对方合理的审阅时间后再发送催促函。避免在周末、节假日或对方可能非常忙碌的特殊时段发送。

7.跟进与记录：

*发送后，若在预期时间内未收到回复，可考虑进行第二次跟进，语气可略微加强，但仍需保持礼貌。

*对所有沟通（包括邮件、电话）进行记录，以备后续可能之需。

8.个性化调整：

*模板仅为基础框架，务必根据您与对方的实际关系、合同的重要程度以及延迟的具体情况进行个性化调整，使其更贴合实际需求。

*若了解对方延迟签署的可能原因（如内部审批流程等），函件中可适当体现对此的理解。

三、总结

合同签署催促函是一种常见的商务沟通工具，其核心目标是“促成签署”而非“表达不满”。因此，在撰写和发送时，务必秉持专业、礼貌、清晰、高效的原则。通过恰当的措辞和周全的考虑，既能有效推动合同签署进程，也能维护和巩固良好的商业合作关系。希望本文提供的模板与注意事项能为您提供有益的参考。