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行政办公室文件归档管理规范及流程

一、总则

（一）目的与依据

为规范行政办公室文件归档管理工作，提高档案管理科学化、规范化水平，确保各类文件材料的完整、安全与有效利用，依据国家相关档案管理法规及本单位实际工作需要，特制定本规范及流程。

（二）适用范围

本规范适用于本单位行政办公室及各部门在日常工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各类文件材料的归档管理。

（三）基本原则

1.统一管理原则：行政办公室是文件归档管理的归口部门，负责对全单位文件归档工作进行统一指导、监督和检查。

2.全程管理原则：文件材料的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节应纳入规范化管理流程。

3.真实准确原则：归档文件材料必须真实反映单位各项工作的实际情况，内容准确无误，手续完备。

4.及时规范原则：文件材料应在办理完毕后及时收集、整理、归档，确保归档文件的系统性、完整性和规范性。

5.安全必威体育官网网址原则：严格遵守国家及本单位必威体育官网网址规定，确保归档文件材料的安全，防止失泄密事件发生。

二、归档范围与归档要求

（一）归档范围

1.上级机关文件：上级机关下发的与本单位工作相关的各类政策性、指导性、指令性文件，以及需要本单位办理和贯彻执行的文件。

2.本单位文件：

*单位名义印发的正式公文（决议、决定、命令、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等）。

*单位内部形成的各类工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、纪要、统计报表、调研材料、规章制度、合同协议、重要会议材料等。

*单位在各项管理工作中形成的具有保存价值的台账、记录、凭证等。

*单位重要活动（如庆典、检查、考察、外事等）中形成的文件材料、声像资料等。

3.下级单位文件：下级单位报送的重要请示、报告、工作总结、统计报表等需要本单位审批、答复或备案的文件材料。

4.其他文件：与本单位工作相关的重要合同、协议、法律文书、荣誉证书、资质证明等具有参考和凭证价值的文件材料。

（二）不归档范围

1.上级机关普发的、非本单位主管业务且不需办理的文件材料。

2.本单位内部产生的临时性、事务性、重复性、无查考价值的文件材料（如一般性通知、便条、内部流转的草稿等）。

3.与本单位工作无关的文件材料。

5.其他经鉴定确认无保存价值的文件材料。

（三）归档文件质量要求

1.纸质文件：

*纸张规格统一，一般使用A4规格纸张。

*书写材料符合耐久性要求，宜使用碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印机、喷墨打印机打印，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水及易褪色的书写材料。

*文件格式规范，要素齐全（如文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章等）。

*复印件作为归档材料时，应注明原件保管单位或出处，并由经办人签字确认。

*破损文件应修复，字迹模糊或易褪变的文件应复制。

2.电子文件：

*应确保内容真实、完整、有效，与纸质文件内容一致。

*存储格式应选择通用、稳定、不易更改的格式，并进行病毒查杀。

*重要电子文件应同时保存其纸质版本或制成缩微品。

3.声像及实物档案：

*照片、录音、录像等声像材料应清晰、完整，并附有简要说明（包括事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等）。

*实物档案应清洁、完整，并注明其来源、时间、事由等。

三、文件归档流程

（一）收集与积累

1.日常收集：各部门指定专人（通常为部门内勤或文书）负责本部门日常工作中形成的文件材料的及时收集和初步整理。

2.定期收集：行政办公室应定期（如每月、每季度或每半年）向各部门收集应归档的文件材料。对于年度总结、计划等时效性较强的文件，应在年度结束后一个月内收集完毕。

3.专项收集：对于重要会议、专项工作、大型活动等形成的文件材料，行政办公室应提前介入，指导和督促相关部门做好收集工作，确保文件材料的完整。

（二）整理与鉴定

1.分类：按照文件材料的形成规律、内容联系和本单位档案分类方案进行分类。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据实际情况组合使用。

2.排序：在同一类别内，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列。通常，正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，原件在后。

3.编号：对经过分类、排序的文件材料，按照档案管理要求进行编号，以便于检索和管理。

4.鉴定：对收集到的文件材料进行价值鉴定，区分其保存价值，确定保管期限（永久、长期、短期）。对于无保存价值的文件材料，按规定程序报批后销毁。

（三）编目与装订

1.著录：按照档案著录规则，对每份归档文件的基本要素（如文号、责任者、题名、日期、页数、