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文档管理自动化操作手册

一、适用业务场景

本手册适用于企业内部各类文档的规范化管理，尤其适用于以下场景，通过自动化工具提升文档处理效率、降低人为错误，保证文档全生命周期可追溯：

1.行政类文档管理

合同审批：采购合同、服务协议、劳动合同等文件的起草、多级审批、电子签章及归档；

制度发布：公司管理制度、流程规范、通知公告的创建、版本更新、全员查阅与确认；

会议管理：会议纪要的自动（基于会议录音转写）、任务分配跟踪、决议事项闭环。

2.项目类文档管理

项目全流程文档：从项目立项书、可行性研究报告、实施方案到验收报告的版本控制、协同编辑、权限分级；

交付物管理：项目成果（如设计方案、代码文档、测试报告）的自动分类、存储与版本比对；

变更记录：项目需求变更、方案调整的文档版本迭代与变更原因追溯。

3.财务类文档管理

报销流程：员工报销单、发票扫描件、费用明细的自动、审批流触发、电子归档；

报表管理：月度/季度财务报表、预算执行报告的模板化、数据校验与历史版本对比；

审计支持：审计所需凭证、合同、报表的快速检索与批量导出。

4.人力资源文档管理

员工档案：入职登记表、劳动合同、离职证明、培训记录的全生命周期管理（入职即创建、离职即归档）；

绩效文档：绩效考核表、评估报告的在线填写、多级审批、结果存档与关联员工档案；

制度宣贯：员工手册、培训材料的版本发布、学习进度跟踪与确认记录留存。

二、标准化操作流程

以下以“新合同创建-审批-归档”全流程为例，说明文档管理自动化工具的具体操作步骤（不同类型文档流程可参考调整）：

步骤1：系统登录与权限确认

操作动作：通过企业统一门户输入账号密码（如：工号+企业扫码）登录文档管理系统，系统自动识别用户所属部门及角色（如：行政专员、部门经理、法务专员）；

界面指引：登录后进入“工作台”，“文档管理”模块，查看当前权限范围内的功能入口（如“创建文档”“审批中心”“文档库”）；

注意事项：若无法登录或权限异常，联系系统管理员（张工）重置账号或调整权限，避免影响后续操作。

步骤2：创建文档并调用模板

操作动作：

在“文档管理”模块“新建文档”，选择文档类型（如“合同管理”→“采购合同”）；

系统自动弹出对应模板（如《标准采购合同模板》），模板包含必填字段（合同编号、甲方/乙方信息、合同金额、生效日期等）及格式化条款；

界面指引：模板字段带“*”标识为必填项，支持在线编辑（如替换占位符“[供应商名称]”为具体公司名），也可附件（如技术附件、补充协议）；

注意事项：

禁止直接修改模板核心条款（如违约责任、争议解决方式），如需调整需提交《模板变更申请》至法务部（李经理）审批；

合同编号需按规则（如“CG-年份-部门序号”，如“CG-2024-001”），系统支持自动编号，避免重复。

步骤3：填写内容并触发校验

操作动作：

完成合同基本信息填写（如合同金额、服务周期、付款方式），双方盖章扫描件（PDF格式）；

“保存并校验”，系统自动执行以下检查：

必填字段完整性校验（如缺失合同金额则提示“请填写合同金额”）；

格式校验（如日期格式需为“YYYY-MM-DD”，金额需为数字且含单位）；

敏感词校验（如“违约金比例超过30%”则触发法务人工审核提醒）；

界面指引：校验结果在页面右侧实时显示，“通过”则进入下一步；“未通过”则标红错误项，需修改后重新校验；

注意事项：附件大小单次不超过50MB，支持PDF、Word、Excel格式，扫描件需清晰可辨，避免影响审批人查阅。

步骤4：发起审批流程

操作动作：

校验通过后，“发起审批”，选择审批流程（如“合同审批-标准流程”）；

按顺序添加审批人：

一级审批：部门经理（王经理，审核合同内容与部门业务匹配性）；

二级审批：财务专员（赵会计，审核金额及付款条款合规性）；

三级审批：法务专员（李经理，审核法律条款风险）；

可添加“抄送人”（如项目组其他成员），抄送人仅查看进度不参与审批；

界面指引：审批人列表支持按角色（如“部门经理”）或指定人员添加，系统自动判断审批顺序（可串行/并行审批）；

注意事项：

审批人需为系统内已激活用户，避免添加离职人员；

若需紧急审批，可勾选“加急”选项，系统将通过企业推送即时消息提醒审批人。

步骤5：跟踪审批进度与处理意见

操作动作：

发起审批后，可在“审批中心”查看当前流程状态（如“待部门经理审批”“审批中”“已通过”）；

审批人收到提醒后，在系统内查看文档内容，“同意”“驳回”或“转交”：

同意：自动流转至下一审批人；

驳回：需填写驳回原因（如“合同金额超预算，请重新核算”），文档状态变更为“已驳回”，创建人可修改后重新发起；

转交：因审批人请假可转交至同岗位备用人员（如转交至“副经理*陈副”）；

界面指引：审批详情页可查看各节点审批意见