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采购流程规范化操作指导手册

引言

为规范企业采购行为，保证采购活动的合规性、经济性和效率，降低采购风险，保障物资供应及时稳定，特制定本操作指导手册。本手册适用于企业各类采购活动，涵盖从需求提出到付款结算的全流程管理，旨在为各相关部门提供清晰、统一的操作指引。

一、适用范围与工作场景

本手册适用于企业所有部门开展的采购活动，包括但不限于：

日常运营采购：办公耗材、生产辅料、维修配件等常规物资采购；

项目专项采购：新建项目、技术改造项目所需设备、材料采购；

服务类采购：咨询服务、运维服务、外包服务等采购；

应急采购：因突发情况（如生产设备故障、紧急订单交付等）需快速响应的采购。

无论采购金额大小、品类差异，均需遵循本手册规定的流程规范，保证采购活动有章可循、权责清晰。

二、标准化操作流程详解

采购流程需严格按照“需求申请—预算审核—供应商寻源—订单执行—到货验收—付款结算”六个阶段依次推进，各阶段责任部门及操作要点

（一）需求申请与预算确认

责任部门：需求部门、财务部、采购部

操作步骤：

需求提报：需求部门根据实际工作需要（如部门运营、项目实施等），填写《采购申请表》（详见模板一），详细说明采购物资/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望到货日期等关键信息，经部门负责人*审核签字后提交至采购部。

关键动作：需求描述需清晰、准确，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品名、数量）；预估单价需参考历史采购数据或市场行情，保证合理性。

预算核查：采购部收到《采购申请表》后，同步提交财务部进行预算匹配审核。财务部核查申请项目是否在部门年度预算范围内，预算金额是否与申请内容一致，并出具《预算审核意见表》。

输出文档：《采购申请表》《预算审核意见表》。

（二）供应商寻源与评估

责任部门：采购部、需求部门、审计监督部

操作步骤：

寻源方式确定：根据采购金额、物资特性及市场供需情况，选择合适的寻源方式：

公开招标：单次采购金额≥50万元（或达到企业规定的招标金额标准）的，需通过公开招标方式确定供应商，发布招标公告、接收投标文件、组织开标评标；

询比价：单次采购金额5万-50万元的，需向至少3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量、交期后确定供应商；

单一来源采购：仅有一家供应商能满足采购需求（如专利产品、定制化设备等）或紧急采购情况，需经采购部负责人、分管领导*审批后，采用单一来源采购。

供应商资质审核：采购部对候选供应商的营业执照、相关资质证书（如生产许可证、ISO认证等）、经营业绩、信誉情况进行审核，保证供应商具备合法经营能力和履约能力。

综合评估与选定：采购部组织需求部门、审计监督部成立评估小组，从价格、质量、交期、服务、合作历史等维度对供应商进行综合评分（评分标准详见《供应商评估表》模板二），选定最优供应商并形成《供应商评估报告》。

输出文档：《询价/招标记录表》《供应商资质文件》《供应商评估报告》。

（三）采购订单下达

责任部门：采购部、法务部（如需）

操作步骤：

订单拟定：采购部根据《供应商评估报告》及双方谈判结果，拟定《采购订单》（模板三），明确采购物资/服务的名称、规格型号、数量、单价、总金额、交货地点、交货日期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

订单审批：《采购订单》按审批权限逐级报批（采购部负责人→分管领导→总经理*），保证订单内容与采购申请、供应商评估结果一致。

订单下达：审批通过后，采购部将《采购订单》正式送达供应商，并要求供应商在订单上盖章确认（电子订单需获取对方电子签章），作为后续履约依据。

输出文档：《采购订单》（供应商盖章确认版）。

（四）合同签订（如需）

责任部门：采购部、法务部、财务部

操作步骤

合同起草：对于单次采购金额≥20万元或涉及长期服务的项目，需由采购部根据《采购订单》起草正式《采购合同》（模板四），法务部对合同条款的合法性、合规性、完整性进行审核，重点核查违约责任、争议解决方式、知识产权等条款。

合同会签：采购部、需求部门、财务部、法务部共同完成合同会签，最终由总经理*签字并加盖企业公章。

合同交底：采购部向需求部门、仓储部门等合同执行部门进行合同交底，明确双方权利义务、关键履约节点及风险控制措施。

输出文档：《采购合同》（正本双方各执一份）。

（五）到货验收与入库

责任部门：需求部门、仓储部、质检部（如需）、采购部

操作步骤：

到货核对：供应商按《采购订单》约定时间送货到指定地点，采购部通知需求部门、仓储部共同到场，核对物资名称、规格型号、数量、外包装是否与订单一致，确认无误后办理签收手续。

质量检验：

对于无需质检的常规物资（如办公耗材），由需求部门现场检验并填写《到货验收单》（模板五）；

对于需质检的物资（如生产设备、原材料），由质检部按照《采购合同》约定的质量标准进行检验（