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机关单位会议记录格式及规范

会议记录作为机关单位工作中不可或缺的重要文书，是反映会议全貌、明确工作责任、留存工作痕迹、推动决策落实的基础性依据。其规范性、准确性与完整性，直接关系到单位内部的沟通效率、决策质量和工作成效。因此，掌握并严格遵循机关单位会议记录的规范格式与要求，是每一位从事文书工作和相关管理人员的基本素养。

一、会议记录的基本构成要素

一份规范的会议记录，应当全面涵盖会议的核心信息，确保其作为历史资料的查考价值和作为工作指令的执行价值。其基本构成要素如下：

（一）会议基本信息

此部分为会议的“脸面”，必须清晰、准确、完整，置于记录首页的显著位置。

1.会议名称：应完整、规范，能准确概括会议的主题和性质，例如“XX单位关于XX工作的专题部署会议”、“XX部门周工作例会”等。

2.会议时间：需精确到年、月、日、上/下午、具体时段（如：X年X月X日上午X时至X时）。

3.会议地点：明确具体会议室或地点。

4.主持人：写明主持人姓名及职务。

5.记录人：写明记录人姓名及职务。

6.参会人员：应写明姓名、职务，人数较多时可注明范围及人数，并附签到表作为附件。

7.列席人员（如有）：写明姓名、职务及列席原因。

8.缺席人员（如有）：应注明姓名、职务及缺席原因，以便后续查阅和追踪。

（二）会议核心内容

此部分是会议记录的“骨架”与“血肉”，需客观、精炼、重点突出地反映会议进程与成果。

1.会议议题：清晰列出本次会议所要讨论和解决的主要问题，通常与会议名称相呼应。

2.会议议程：简要说明会议的先后顺序和主要环节。

3.会议发言要点与讨论情况：

*记录发言人的主要观点、论据、关键信息和重要表态。

*对于讨论过程中的不同意见或争议焦点，应客观反映，避免主观臆断或选择性记录。

*不追求逐字逐句的记录，但需确保核心意思准确无误。可采用“XXX（职务）指出/强调/认为……”等方式引出。

4.会议决议或决定事项：

*这是会议记录的核心成果，必须清晰、准确、具体。

*明确会议就相关议题作出的最终决定、形成的共识、通过的方案、批准的文件等。

*对于需要落实的事项，应尽可能明确责任主体（部门或个人）、工作要求、完成时限。可分条列项，清晰明了。

5.会议要求或工作部署：

*记录主持人或主要领导对贯彻落实会议精神、执行会议决定所提出的具体要求、工作部署或下一步行动计划。

二、会议记录的规范与要求

1.真实准确：这是会议记录的生命线。必须如实反映会议的全过程，特别是讨论情况和决议事项，不得歪曲、篡改或虚构。涉及数据、政策、人名、职务等关键信息务必核对无误。

2.客观中立：记录人应保持中立立场，不加入个人观点、评论或情感色彩，以第三人称客观陈述。

3.简明扼要：在准确的前提下，力求语言精炼，避免冗余和不必要的细节描述，突出核心内容和关键信息。

4.重点突出：围绕会议议题和决议事项展开，确保重要信息不遗漏，次要信息可适当简化。

5.条理清晰：结构合理，层次分明，逻辑严谨。可使用分级标题、序号等方式使记录脉络清晰，易于阅读和查找。

6.格式规范：遵循机关单位统一的文书格式要求，字体、字号、行距等保持一致，页面整洁。

7.及时高效：会议结束后应尽快整理形成正式记录，一般应在会议结束后一个工作日内完成初稿，并及时送主持人审阅。

8.签批存档：会议记录经主持人审阅无误后，应由主持人签字确认。重要会议记录还需按规定履行报批程序。记录形成后应按照档案管理要求及时归档保存，确保其规范性和可追溯性。

三、会议记录的注意事项

1.会前准备：记录人应提前了解会议议题、议程，熟悉参会人员，准备好必要的记录工具（如记录本、笔、录音设备——使用前需征得同意）。

2.专注聆听：记录过程中要集中精力，认真聆听，快速捕捉关键信息和核心观点。

3.快速记录：掌握一定的速记技巧或使用简洁的符号、缩写辅助记录，确保不遗漏重要内容。会后及时整理，补充完善。

4.术语规范：使用规范的书面语和机关常用术语，避免口语化、随意化的表达。

5.字迹清晰：手写记录应保证字迹工整、清晰可辨；电子记录应排版规范，易于阅读。

6.必威体育官网网址性：对于涉密会议或会议中涉及敏感信息的内容，记录人应严格遵守必威体育官网网址纪律，妥善保管记录材料，防止泄密。

7.核对与修正：记录初稿完成后，应仔细校对，特别是决议事项、责任分工、时限要求等关键内容。必要时可与相关参会人员核对，确保无误。经主持人审签后，方可定稿。

四、会议记录格式示例（简版）

会议名称：XX单位关于XX工作推进协调会

会议时间：X年X月X日下午X时X分

会议地点：单位X楼会议室

主持人：XXX（职务）