跨部门协作沟通会议记录模板（行动项跟踪）.docVIP

跨部门协作沟通会议记录模板（行动项跟踪）

一、适用情境

本模板适用于企业内需多部门协同推进的工作场景，包括但不限于：

重大项目攻坚：如新产品研发上线、市场活动落地等，需明确跨部门分工与交付节点；

问题解决对齐：如客户投诉处理、流程卡点疏通等，需协调资源推动问题闭环；

目标共识与分解：如季度战略解码、年度计划拆解等，需将目标转化为可落地的部门行动；

资源统筹协调：如预算分配、人力调配等，需明确责任主体与时间边界。

当会议涉及多部门协作且需跟踪具体任务进展时，使用本模板可保证责任到人、进度可视、闭环管理。

二、操作流程详解

（一）会前筹备：明确框架，聚焦目标

定义会议核心目标：组织者（如项目经理/部门负责人）需提前明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代需求优先级”或“解决客户投诉跨部门响应延迟问题”），避免议题发散。

确定关键参会人：根据目标邀请相关部门负责人及执行层人员（如技术、产品、市场、运营等），保证决策与执行角色全覆盖，提前发送会议议程（含背景、目标、议题）及预调研资料（如问题清单、数据报表）。

准备记录工具：指定记录人（建议为项目助理/协调岗），提前熟悉本模板结构，准备电子版表格（便于实时录入）或纸质版（需预留足够填写空间）。

（二）会中记录：抓取关键，锁定行动

填写会议基本信息：记录人实时填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会部门及人员（如“产品部：经理；技术部：主管、工程师；市场部：专员”）、会议主题及核心目标，保证信息可追溯。

梳理讨论核心结论：按议题顺序记录各部门观点、争议焦点及最终共识（如“确定客户投诉响应流程：市场部接收反馈后2小时内同步技术部，技术部4小时内给出初步解决方案”），避免冗余描述，聚焦“结论性内容”。

拆解行动项并录入表格：针对需落地的事项，逐条记录“行动项描述”（具体任务，如“完成客户投诉处理SOP修订”）、“负责人”（明确到人，避免“相关部门”模糊表述）、“所属部门”（负责人所在部门）、“截止日期”（精确到日，如“2023-08-31”）、“优先级”（高/中/低，根据紧急/重要性排序），同步记录“当前状态”（初始为“待启动”）。

（三）会后整理：核对分发，启动跟踪

信息核对与补充：会议结束后2小时内，记录人对照会议录音/笔记核对行动项信息，保证无遗漏（如负责人、截止日期与会上确认一致），若有疑问需及时与主持人或负责人确认。

分发会议记录：整理后的会议记录（含基本信息、讨论结论、行动项表）需在24小时内通过企业内部系统（如钉钉/飞书群）或邮件发送给所有参会人，抄送相关领导，并标注“请各负责人核对行动项，如有异议于X月X日前反馈”。

建立跟踪机制：记录人将行动项录入项目管理工具（如Teambition/飞书项目）或共享表格，设置“截止日期提醒”（如提前3天提醒负责人），作为后续跟进依据。

（四）跟进落实：定期回顾，闭环管理

进度同步：负责人需按周/在行动项截止日前1天，向记录人反馈进展（如“技术部*SOP修订已完成初稿，待法务部审核”），记录人在跟踪表中更新“当前状态”（如“进行中→待审核”）。

会议复盘：对于周期较长的项目（如跨度1个月以上），可每周召开短会（15-30分钟）聚焦行动项进展，协调解决卡点（如“市场部反馈设计资源不足，需协调设计部优先支持”）。

闭环确认：行动项完成后，负责人需提交交付物（如文档、数据、系统截图等）至记录人，记录人更新状态为“已完成”，并在下次会议中通报整体完成率，对未按时完成项说明原因及计划。

三、模板内容结构

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：Q3产品迭代需求评审会-跨部门协作会

会议时间

例：2023年8月10日14:00-16:00

会议地点

例：总部3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号*）

主持人

例：产品部*经理

记录人

例：项目助理*助理

参会部门及人员

产品部：经理、专员；技术部：主管、工程师；市场部：经理；设计部：主管

会议主题

例：确定Q3产品迭代优先级需求及跨部门分工

会议核心目标

例：明确3个核心需求的研发、设计、上线时间节点，责任到人

（二）行动项跟踪表

序号

行动项描述

负责人

所属部门

截止日期

优先级

当前状态

完成情况/交付物

备注（如风险/依赖）

1

完成用户需求优先级排序报告

*专员

产品部

2023-08-15

高

已完成

《Q3需求优先级排序V1.0》

需技术部确认可行性

2

评估需求A技术实现方案及工时

*主管

技术部

2023-08-18

高

进行中

技术方案文档（预计8月17日输出）

依赖产品部提供需求细节

3

设计需求A的UI交互稿（3个页面）

*设计师

设计部

2023-08-20

中

待启动

高保真设计稿（Figma文件）

需技术部8月18日确认方案后启动

4

制定需求A上线前市场