文档管理制度有哪些.docxVIP

第1篇

一、总则

为了规范公司内部文档的管理，确保文档的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门及员工，所有文档均应按照本制度的规定进行管理。

二、文档分类

1.正式文件：包括公司章程、规章制度、合同、协议、报告、通知等。

2.业务文件：包括项目文件、市场文件、技术文件、财务文件等。

3.内部文件：包括会议记录、工作计划、内部通报、员工手册等。

4.其他文件：包括临时文件、个人文件等。

三、文档管理职责

1.文档管理部门：负责制定文档管理制度，监督、检查文档管理执行情况，协调各部门之间的文档管理工作。

2.部门负责人：负责本部门文档的收集、整理、归档和必威体育官网网址工作，确保文档的完整性和准确性。

3.文档管理员：负责具体实施文档管理工作，包括文档的收发、登记、归档、借阅、销毁等。

4.员工：负责个人文档的整理和保管，遵守文档管理制度，合理使用文档。

四、文档管理流程

1.文档收集：各部门应定期收集本部门的文档，确保文档的完整性。

2.文档整理：对收集到的文档进行分类、编号、登记，确保文档的有序性。

3.文档归档：将整理好的文档按照规定的时间、类别、顺序进行归档。

4.文档借阅：需要借阅文档的员工应填写借阅单，经批准后方可借阅。

5.文档销毁：对过期、失效或无保存价值的文档，经批准后方可销毁。

五、文档必威体育官网网址

1.必威体育官网网址等级：根据文档的内容和重要性，分为绝密、机密、秘密三个等级。

2.必威体育官网网址措施：对必威体育官网网址文档采取以下措施：

-设立专门的必威体育官网网址室，配备必要的安全设施；

-制定必威体育官网网址协议，明确必威体育官网网址责任；

-对接触必威体育官网网址文档的人员进行必威体育官网网址教育；

-对泄露必威体育官网网址信息的行为进行严肃处理。

六、文档信息化管理

1.建立文档管理系统：利用信息化手段，建立公司文档管理系统，实现文档的电子化、网络化、智能化管理。

2.文档共享：通过文档管理系统，实现文档的在线共享，提高工作效率。

3.文档备份：定期对文档进行备份，确保文档的安全性。

七、文档管理培训

1.新员工培训：对新入职员工进行文档管理制度的培训，使其了解和掌握文档管理的基本知识和技能。

2.定期培训：定期对员工进行文档管理制度的培训，提高员工的文档管理水平。

八、文档管理考核

1.考核内容：考核内容包括文档的完整性、准确性、必威体育官网网址性、信息化管理水平等。

2.考核方式：采取自查、抽查、考核相结合的方式。

九、附则

1.本制度由公司文档管理部门负责解释。

2.本制度自发布之日起施行。

以下为详细的管理流程和规范内容：

一、文档收集

1.收集范围：各部门应按照文档管理制度，定期收集本部门的文档，包括正式文件、业务文件、内部文件和其他文件。

2.收集要求：收集的文档应完整、准确、清晰，便于归档和查阅。

二、文档整理

1.分类：将收集到的文档按照类别进行分类，如正式文件、业务文件、内部文件等。

2.编号：对分类后的文档进行编号，方便管理和查阅。

3.登记：对编号后的文档进行登记，包括文档名称、类别、编号、页数、形成日期、责任人等信息。

三、文档归档

1.归档时间：按照公司规定的时间进行归档，如每月、每季度、每年等。

2.归档要求：归档的文档应按照类别、编号、形成日期等顺序排列，确保文档的有序性。

3.归档方式：可采用纸质归档或电子归档，具体方式由公司文档管理部门确定。

四、文档借阅

1.借阅流程：需要借阅文档的员工应填写借阅单，经批准后方可借阅。

2.借阅要求：借阅文档时，应遵守以下要求：

-不得擅自复制、泄露或销毁文档；

-借阅期限不得超过规定时间；

-借阅后应及时归还。

五、文档销毁

1.销毁条件：对过期、失效或无保存价值的文档，经批准后方可销毁。

2.销毁流程：销毁文档前，应进行以下步骤：

-对文档进行分类、登记；

-编制销毁清单；

-经批准后进行销毁。

六、文档必威体育官网网址

1.必威体育官网网址等级：根据文档的内容和重要性，分为绝密、机密、秘密三个等级。

2.必威体育官网网址措施：

-绝密文档：仅限于公司领导和相关部门负责人查阅，其他人员不得接触；

-机密文档：仅限于相关部门负责人和直接相关的人员查阅；

-秘密文档：仅限于本部门相关人员查阅。

七、文档信息化管理

1.建立文档管理系统：利用信息化手段，建立公司文档管理系统，实现文档的电子化、网络化、智能化管理。

2.文档共享：通过文档管理系统，实现文档的在线共享，提高工作效率。

3.文档备份：定期对文档进行备份，确保文档的安全性。

八、文档管理培训

1.新员工培训：对新入职员工进行文档管理制度的培训，使其了解和掌握文档管理的基本知识和技能。

2.定期培训：定期对员工进行文档管理